Где этот файл? Хранилище файлов в LiteTMS

В LiteTMS файлы вашей компании хранятся в одном месте: в File Repository. Здесь находятся личные файлы, файлы компании и общие пространства для команд. Отсюда можно отправить инструкцию прямо на телефон водителя, просто выбрав автомобиль, дать клиенту ссылку с ограничением по времени действия или количеству скачиваний и с запросом пароля, а также зашифровать конфиденциальный файл по схеме end-to-end прямо в браузере до отправки в систему. При этом LiteTMS никогда не получает пароль к такому файлу.

Видео озвучено на польском языке, с польскими субтитрами.

Один и тот же файл в пяти разных местах

Инструкция по выгрузке в Лионе пришла от клиента по электронной почте. Кто-то переслал ее коллеге, кто-то скинул в рабочий чат, кто-то сохранил на рабочий стол как «instruction_final», затем исправил время тайм-слота и сохранил «instruction_final_v2». Водитель получил одну из этих версий, а на следующий день снова пишет и просит файл, потому что не может его найти. И уточняет, какая версия актуальна.

С договорами и ценовыми предложениями происходит то же самое, только ставки здесь выше: файл с вашими тарифами или реквизитами продолжает кочевать во вложениях, которые никто не удаляет. File Repository не требует менять привычки. Он лишь делает так, чтобы у каждого файла был единый первоисточник.

Единое хранилище: личные файлы, файлы компании и пространства команд

В боковом меню находится раздел File Repository. В нем есть несколько вкладок:

• Private: файлы, которые видите только вы.
• Company: файлы для всех сотрудников с доступом к репозиторию: прайс-листы, правила внутреннего распорядка на территории, страховые полисы или шаблоны документов.
• Spaces: общие пространства для определенных сотрудников, например «Диспетчерская» или «Бухгалтерия». Вы создаете пространство, задаете название и выбираете участников, при этом каждое пространство получает отдельную вкладку.

Добавлять файлы можно перетаскиванием или через кнопку Upload: поддерживаются PDF, фотографии (JPEG, PNG, WebP), документы Word и таблицы (CSV, XLS, XLSX) в пределах лимита размера, установленного вашей компанией. Каждому файлу можно присвоить категорию, а в списке доступен поиск по имени файла или по сотруднику, который его загрузил. Права доступа на основе ролей определяют, кто может загружать, редактировать, удалять и отправлять файлы.

Инструкция прямо на телефон водителя

Вкладка Mobile app позволяет отправить файл в приложение LiteTMS Mobile. Вы прикрепляете файл, указываете заголовок и описание, например «Рампа 4, бронирование с 7:30». Можно задать время, когда файл станет доступен и когда истечет срок его действия. Затем вы выбираете получателей: все водители или только выбранные, все автомобили или определенные машины, все полуприцепы или только нужные.

Привязка к автомобилю особенно удобна. Не нужно вспоминать, кто сегодня за рулем тягача с номером PO 7315K: файл получат водители, которые в данный момент назначены на этот автомобиль или полуприцеп.

Водитель видит файл в приложении LiteTMS Mobile в разделе Documents, в блоке Shared by the office. При синхронизации с офисом приложение скачивает его автоматически, после чего у файла появляется статус «Ready». Файл сохраняется на телефоне и откроется даже там, где нет связи. Для получения новых файлов и обновлений интернет по-прежнему необходим.

Когда инструкция теряет актуальность, снимите ее с публикации или удалите из приложения. При следующей синхронизации файл удалится с назначенных телефонов, а водитель увидит рядом с ним отметку «Removed by office».

Ссылка для клиента со сроком действия, лимитом скачиваний и паролем

У каждого файла в репозитории есть кнопка Share. Она создает ссылку, параметры которой настраиваются в трех полях:

• Link Expires After: 1, 6 или 24 часа, 3, 7 или 30 дней, либо бессрочно.
• Max Downloads: например, 3. Оставьте поле пустым, если ограничений нет.
• Password Protection: введите свой пароль или сгенерируйте его в один клик.

Скопируйте ссылку и отправьте ее удобным способом. Пароль лучше передать отдельно, например в SMS. Если получатель введет неверный пароль слишком много раз, ему придется подождать перед следующей попыткой. В окне общего доступа отображаются все активные ссылки на файл, и любую из них можно отозвать в любой момент.

Ссылки с ограниченным сроком действия и сквозное шифрование

Иногда нужно отправить файл всего один раз и быть уверенным, что он нигде не останется. Именно для этого предназначена вкладка Ссылки с ограниченным сроком. Вы добавляете файл и определяете, когда ссылка перестанет действовать: после определенного числа скачиваний (от 1 до 100) или по истечении времени (от 5 минут до 30 дней), в зависимости от того, что наступит раньше. Затем вы выбираете уровень защиты:

• Любой, у кого есть ссылка: скачать файл может каждый, кто ее получил.
• Защита паролем: получателю потребуется пароль, который вы отправляете отдельно. После пяти неверных попыток ссылка блокируется на 15 минут.
• Сквозное шифрование (end-to-end): файл и его имя шифруются прямо в вашем браузере перед отправкой.

При сквозном шифровании LiteTMS хранит только зашифрованные данные. Система не получает пароль, поэтому ни мы, ни кто-либо другой не сможем открыть файл или сбросить пароль. Получатель вводит пароль на странице ссылки, и файл расшифровывается исключительно в его браузере. У этого есть и обратная сторона: если пароль утерян, открыть файл невозможно, поэтому форма требует подтвердить, что вы это понимаете. Пароль должен содержать не менее 8 символов, а LiteTMS может предложить надежный вариант. Для шифрования требуется защищенное соединение (https).

Также можно настроить уведомления о каждом скачивании. Когда срок действия ссылки истекает, файл удаляется из LiteTMS: сразу после последнего разрешенного скачивания или в течение 15 минут после окончания заданного времени. Деактивировать ссылку можно и вручную раньше срока. Завершенные ссылки остаются в вашем списке еще 30 дней.

Администратор видит все ссылки

В панели администратора файловый репозиторий показывает все файлы компании, включая те, которые прикреплены к заказам, карточкам транспортных средств или сотрудников. Здесь же доступен список всех активных ссылок общего доступа и временных ссылок, и администратор может отключить любую из них в любой момент. Файлы со сквозным шифрованием не может открыть никто, включая самого администратора. Удаленный файл можно восстановить во вкладке Недавно удаленные, пока не истечет срок хранения.

Что входит в стоимость

Файловый репозиторий входит в состав LiteTMS и не требует отдельного модуля. Файлы занимают место в хранилище вашей компании: базовый объем дискового пространства уже включен в тариф, а каждый дополнительный гигабайт оплачивается по тарифу, указанному в панели.

Зарегистрируйте компанию, загрузите инструкцию в репозиторий и отправьте ее на телефон водителя, просто выбрав автомобиль. Хотите настроить систему вместе с нами? Свяжитесь с нами.

Часто задаваемые вопросы

Как отправить файл на телефон водителя в LiteTMS?

В файловом репозитории откройте вкладку «Мобильное приложение», добавьте файл с заголовком и укажите водителей, тягачи или полуприцепы. Водитель найдет его в приложении LiteTMS Mobile в разделе «Документы» -> «Отправлено офисом», а при выборе транспортного средства доступ автоматически получат водители, назначенные на эту машину в данный момент.

Может ли водитель открыть файл без интернета?

Да, если приложение уже загрузило его ранее: скачанный файл сохраняется в памяти телефона. Новые файлы и изменения загружаются, как только устройство подключится к сети.

Как отправить файл клиенту по ссылке с паролем?

Нажмите «Поделиться» возле файла, укажите срок действия ссылки, при необходимости задайте лимит скачиваний, а затем введите или сгенерируйте пароль. Ссылку и пароль лучше отправлять разными каналами связи.

Что означает сквозное шифрование в LiteTMS?

Файл и его имя шифруются прямо в вашем браузере еще до отправки на серверы LiteTMS, и только браузер получателя расшифровывает их после ввода пароля. LiteTMS ни в какой момент не получает пароль, поэтому сервис не может открыть файл или восстановить утерянный пароль.

Остается ли файл временной ссылки на сервере?

Нет. Когда срок действия ссылки истекает, файл удаляется из LiteTMS: мгновенно после последнего разрешенного скачивания или в течение 15 минут после окончания заданного времени.