Πού βρίσκεται αυτό το αρχείο; Το Αποθετήριο Αρχείων στο LiteTMS

Στο LiteTMS τα αρχεία της εταιρείας σας συγκεντρώνονται σε ένα μόνο σημείο: στο File Repository. Περιλαμβάνει ιδιωτικά αρχεία, εταιρικά αρχεία και κοινόχρηστους χώρους ομάδων. Από εκεί μπορείτε να στείλετε μια οδηγία απευθείας στο κινητό ενός οδηγού επιλέγοντας απλώς το όχημα που οδηγεί, να δώσετε σε έναν πελάτη έναν σύνδεσμο που παύει να λειτουργεί μετά από ορισμένο χρόνο ή αριθμό λήψεων και μπορεί να απαιτεί κωδικό πρόσβασης, καθώς και να κρυπτογραφήσετε ένα εμπιστευτικό αρχείο από άκρο σε άκρο στο πρόγραμμα περιήγησής σας, προτού καν φτάσει στο LiteTMS. Το LiteTMS δεν λαμβάνει ποτέ τον κωδικό πρόσβασης αυτού του αρχείου.

Η αφήγηση του βίντεο είναι στα πολωνικά, με πολωνικούς υπότιτλους.

Το ίδιο αρχείο σε πέντε διαφορετικά σημεία

Οι οδηγίες εκφόρτωσης για τη Λυών έφτασαν από τον πελάτη με email. Κάποιος τις προώθησε, κάποιος άλλος τις έστειλε σε μια συνομιλία, κάποιος τρίτος τις αποθήκευσε στην επιφάνεια εργασίας ως «instruction_final», έπειτα διόρθωσε την ώρα της κράτησης (booking) και αποθήκευσε το «instruction_final_v2». Ο οδηγός έλαβε μία από αυτές τις εκδόσεις και την επόμενη ημέρα επικοινωνεί ζητώντας τες ξανά επειδή δεν μπορεί να τις βρει. Και ρωτάει ποια είναι η τρέχουσα.

Το ίδιο συμβαίνει με τις συμβάσεις και τις προσφορές, μόνο που εκεί το διακύβευμα είναι μεγαλύτερο: ένα αρχείο με τις τιμές ναύλων ή τα εταιρικά σας στοιχεία ταξιδεύει διαρκώς σε συνημμένα που κανείς δεν διαγράφει. Το File Repository δεν απαιτεί να αλλάξετε συνήθειες. Ζητά απλώς να υπάρχει ένα μοναδικό σημείο από το οποίο ξεκινά το αρχείο.

Ένα αποθετήριο: ιδιωτικά αρχεία, εταιρικά αρχεία και χώροι ομάδων

Θα βρείτε το File Repository στο πλευρικό μενού. Περιλαμβάνει μερικές καρτέλες:

• Private: αρχεία που βλέπετε μόνο εσείς.
• Company: αρχεία για όλους όσους έχουν πρόσβαση στο αποθετήριο, όπως τιμοκατάλογοι, κανονισμοί εγκαταστάσεων, ασφαλιστήρια συμβόλαια ή πρότυπα εγγράφων.
• Spaces: κοινόχρηστοι χώροι για συγκεκριμένα άτομα, όπως «Διαχείριση στόλου» ή «Τιμολόγηση». Δημιουργείτε έναν χώρο, του δίνετε όνομα, επιλέγετε τα μέλη του και κάθε χώρος αποκτά τη δική του καρτέλα.

Προσθέστε αρχεία με μεταφορά και απόθεση (drag and drop) ή μέσω του κουμπιού Upload: αρχεία PDF, φωτογραφίες (JPEG, PNG, WebP), έγγραφα Word και υπολογιστικά φύλλα (CSV, XLS, XLSX), μέχρι το όριο μεγέθους που έχει ορίσει η εταιρεία σας. Κάθε αρχείο μπορεί να ενταχθεί σε μια κατηγορία, ενώ μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση στη λίστα με βάση το όνομα του αρχείου ή το άτομο που το καταχώρισε. Τα δικαιώματα ρόλων καθορίζουν ποιος επιτρέπεται να ανεβάζει, να επεξεργάζεται, να διαγράφει και να κοινοποιεί αρχεία.

Οδηγίες απευθείας στο κινητό του οδηγού

Η καρτέλα Mobile app στέλνει ένα αρχείο στο LiteTMS Mobile. Προσθέτετε ένα αρχείο, έναν τίτλο και μια περιγραφή όπως «Ράμπα 4, booking από τις 7:30». Μπορείτε να ορίσετε πότε το αρχείο θα γίνει διαθέσιμο και πότε θα λήξει. Στη συνέχεια επιλέγετε ποιος θα το λάβει: όλοι οι οδηγοί ή επιλεγμένοι, όλα τα οχήματα ή επιλεγμένα, όλα τα ρυμουλκούμενα ή επιλεγμένα.

Η επιλογή με βάση το όχημα είναι ιδιαίτερα πρακτική. Δεν χρειάζεται να θυμάστε ποιος οδηγεί σήμερα το PO 7315K: το αρχείο παραδίδεται στους οδηγούς που είναι συνδεδεμένοι εκείνη τη στιγμή με το συγκεκριμένο όχημα ή ρυμουλκούμενο.

Ο οδηγός βρίσκει το αρχείο στο LiteTMS Mobile στην ενότητα Documents, κάτω από το Shared by the office. Η εφαρμογή το κατεβάζει αυτόματα όταν συγχρονίζεται με το γραφείο, και ένα ληφθέν αρχείο εμφανίζει την ένδειξη «Ready». Παραμένει στο τηλέφωνο, επομένως ανοίγει ακόμη και εκεί όπου δεν υπάρχει σήμα. Για νέα αρχεία και αλλαγές εξακολουθεί να απαιτείται σύνδεση στο διαδίκτυο.

Όταν η οδηγία πάψει να ισχύει, καταργήστε τη δημοσίευσή της ή αφαιρέστε την από την εφαρμογή. Τα αντιστοιχισμένα τηλέφωνα τη διαγράφουν στον επόμενο συγχρονισμό τους και ο οδηγός βλέπει δίπλα της την ένδειξη «Removed by office».

Σύνδεσμος για τον πελάτη, με ημερομηνία λήξης, όριο λήψεων και κωδικό πρόσβασης

Κάθε αρχείο στο αποθετήριο διαθέτει το κουμπί Share. Δημιουργεί έναν σύνδεσμο που ρυθμίζεται με τρία πεδία:

• Link Expires After: 1, 6 ή 24 ώρες, 3, 7 ή 30 ημέρες, ή ποτέ.
• Max Downloads: για παράδειγμα 3. Αφήστε το κενό για απεριόριστες λήψεις.
• Password Protection: πληκτρολογήστε τον δικό σας κωδικό ή δημιουργήστε έναν με ένα κλικ.

Αντιγράψτε τον σύνδεσμο και στείλτε τον με όποιον τρόπο θέλετε. Είναι προτιμότερο να στείλετε τον κωδικό πρόσβασης ξεχωριστά, για παράδειγμα με SMS. Αν ένας παραλήπτης εισαγάγει λάθος κωδικό πολλές φορές, θα πρέπει να περιμένει προτού δοκιμάσει ξανά. Το παράθυρο κοινοποίησης εμφανίζει τους ενεργούς συνδέσμους του αρχείου και μπορείτε να ανακαλέσετε οποιονδήποτε από αυτούς.

Σύνδεσμοι με ημερομηνία λήξης και κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο

Μερικές φορές χρειάζεται να στείλετε ένα αρχείο μόνο μία φορά και δεν θέλετε να παραμείνει πουθενά στη συνέχεια. Γι' αυτό ακριβώς υπάρχει η καρτέλα Σύνδεσμοι με ημερομηνία λήξης (Expiring links). Προσθέτετε ένα αρχείο και ορίζετε πότε θα πάψει να λειτουργεί ο σύνδεσμος: μετά από συγκεκριμένο αριθμό λήψεων (1 έως 100) ή μετά από ορισμένο χρονικό διάστημα (5 λεπτά έως 30 ημέρες), όποιο προηγηθεί. Στη συνέχεια, επιλέγετε το επίπεδο προστασίας:

• Όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να κατεβάσει το αρχείο.
• Προστασία με κωδικό πρόσβασης: ο παραλήπτης χρειάζεται επιπλέον έναν κωδικό που στέλνετε ξεχωριστά. Έπειτα από πέντε λανθασμένες προσπάθειες, ο σύνδεσμος κλειδώνει για 15 λεπτά.
• Κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο (end-to-end): το αρχείο και το όνομά του κρυπτογραφούνται στο πρόγραμμα περιήγησής σας πριν σταλούν.

Με την κρυπτογράφηση end-to-end, το LiteTMS αποθηκεύει αποκλειστικά κρυπτογραφημένα δεδομένα. Δεν λαμβάνει ποτέ τον κωδικό πρόσβασης, επομένως ούτε εμείς ούτε οποιοσδήποτε άλλος μπορούμε να ανοίξουμε το αρχείο ή να επαναφέρουμε τον κωδικό. Ο παραλήπτης πληκτρολογεί τον κωδικό πρόσβασης στη σελίδα του συνδέσμου και μόνο το δικό του πρόγραμμα περιήγησης αποκρυπτογραφεί το αρχείο. Αυτό βέβαια λειτουργεί αμφίδρομα: αν χαθεί ο κωδικός πρόσβασης, το αρχείο δεν μπορεί να ανοιχτεί, γι' αυτό και η φόρμα σάς ζητά να επιβεβαιώσετε ότι το γνωρίζετε. Ο κωδικός πρέπει να αποτελείται από τουλάχιστον 8 χαρακτήρες, ενώ το LiteTMS μπορεί να προτείνει έναν ισχυρό κωδικό. Η κρυπτογράφηση απαιτεί ασφαλή σύνδεση (https).

Μπορείτε επίσης να λαμβάνετε ειδοποίηση για κάθε λήψη. Όταν ο σύνδεσμος λήξει, το αρχείο διαγράφεται από το LiteTMS: άμεσα μετά την τελευταία επιτρεπόμενη λήψη ή εντός 15 λεπτών μόλις παρέλθει ο χρόνος. Μπορείτε επίσης να τερματίσετε έναν σύνδεσμο πρόωρα και μόνοι σας. Οι σύνδεσμοι που έχουν λήξει παραμένουν στη λίστα σας για ακόμα 30 ημέρες.

Ο διαχειριστής βλέπει κάθε σύνδεσμο

Στον πίνακα διαχειριστή, το Αποθετήριο αρχείων εμφανίζει όλα τα αρχεία της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που έχουν προστεθεί σε παραγγελίες μεταφοράς και στις καρτέλες οχημάτων ή εργαζομένων. Καταγράφει επίσης κάθε ενεργό σύνδεσμο κοινής χρήσης και κάθε σύνδεσμο με ημερομηνία λήξης, και ο διαχειριστής μπορεί να απενεργοποιήσει οποιονδήποτε από αυτούς άμεσα. Τα αρχεία με κρυπτογράφηση end-to-end δεν μπορούν να ανοιχτούν από κανέναν εκεί, συμπεριλαμβανομένου του διαχειριστή. Ένα διαγραμμένο αρχείο μπορεί να ανακτηθεί στην ενότητα Πρόσφατα διαγραμμένα (Recently Deleted) μέχρι να εκπνεύσει η περίοδος διατήρησης.

Τι περιλαμβάνεται στην τιμή

Το Αποθετήριο αρχείων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του LiteTMS και δεν απαιτεί ξεχωριστό πρόσθετο. Τα αρχεία καταλαμβάνουν χώρο στον αποθηκευτικό χώρο της εταιρείας σας: ένα μέρος χώρου περιλαμβάνεται ήδη, ενώ κάθε επιπλέον GB χρεώνεται σύμφωνα με την τιμή που αναφέρεται στον πίνακα.

Εγγράψτε την εταιρεία σας, ανεβάστε μια οδηγία στο αποθετήριο και στείλτε την στο κινητό του οδηγού επιλέγοντας απλώς το όχημα. Προτιμάτε να το δούμε μαζί; Επικοινωνήστε μαζί μας.