Каде е тој документ? Репозиториум за датотеки во LiteTMS

Во LiteTMS датотеките на вашата компанија се наоѓаат на едно место: Репозиториумот на датотеки (File Repository). Тој содржи приватни датотеки, датотеки на компанијата и заеднички тимски простори. Оттаму можете да испратите упатство директно на телефонот на возачот со избирање на возилото што го вози, да му дадете на клиентот линк што престанува да работи по одредено време или број на преземања и може да бара лозинка, како и да енкриптирате доверлива датотека од почеток до крај (end-to-end) во вашиот прелистувач пред воопшто да стигне до LiteTMS. LiteTMS никогаш не ја добива лозинката за таа датотека.

Видеото е на полски јазик, со титлови на полски.

Истата датотека на пет места

Упатството за истовар за Лион пристигна од клиентот по е-пошта. Некој го препрати, некој го пушти во разговор, некој го зачува на работната површина како „instruction_final“, па го поправи закажаниот термин и зачува „instruction_final_v2“. Возачот доби една од тие верзии, а следниот ден пишува за да побара повторно бидејќи не може да ја најде. И прашува која е важечката.

Договорите и понудите поминуваат по истиот пат, само со поголем ризик: датотека со вашите цени или податоци за компанијата постојано патува во прилози што никој не ги брише. Репозиториумот на датотеки не бара нова навика. Бара само датотеката да има едно место од кое поаѓа.

Еден репозиториум: приватни датотеки, датотеки на компанијата и тимски простори

Ќе го најдете File Repository во страничното мени. Има неколку јазичиња:

• Private: датотеки што можете да ги видите само вие.
• Company: датотеки за сите со пристап до репозиториумот, како што се ценовници, правила за плац, полиси за осигурување или урнеци на документи.
• Spaces: заеднички простори за одбрани луѓе, како што се „Диспечери“ или „Фактурирање“. Креирате простор, го именувате и ги избирате неговите членови, а секој простор добива свое јазиче.

Додавајте датотеки со влечење или со копчето Upload: PDF-документи, фотографии (JPEG, PNG, WebP), Word-документи и табели (CSV, XLS, XLSX), до ограничувањето на големината што го поставува вашата компанија. Секоја датотека може да има категорија, а списокот може да го пребарувате по име на датотеката или по лицето што ја додало. Дозволите по улоги одредуваат кој смее да прикачува, менува, брише и споделува датотеки.

Упатство директно на телефонот на возачот

Јазичето Mobile app испраќа датотека до LiteTMS Mobile. Додавате една датотека, наслов и опис како на пример „Рампа 4, термин од 7:30“. Можете да поставите кога датотеката станува достапна и кога истекува. Потоа избирате кој ќе ја добие: сите возачи или избрани возачи, сите возила или избрани возила, сите приколки или избрани приколки.

Избирањето на возилото е практичниот дел. Не мора да паметите кој вози PO 7315K денес: датотеката оди кај возачите што моментално се доделени на тоа возило или приколка.

Возачот ја наоѓа датотеката во LiteTMS Mobile под Documents, во делот Shared by the office. Апликацијата сама ја презема при синхронизација со канцеларијата, а преземената датотека покажува ознака „Ready“. Останува на телефонот, па се отвора и таму каде што нема сигнал. За нови датотеки и измени сепак е потребна интернет-врска.

Кога упатството повеќе не е актуелно, повлечете го од објава или отстранете го од апликацијата. Доделените телефони го бришат при следната синхронизација, а возачот покрај него гледа „Removed by office“.

Линк за клиент, со рок на важност, лимит за преземање и лозинка

Секоја датотека во репозиториумот има копче Share. Тоа креира линк што го конфигурирате со три полиња:

• Link Expires After: 1, 6 или 24 часа, 3, 7 или 30 дена, или никогаш.
• Max Downloads: на пример 3. Оставете го празно ако нема ограничување.
• Password Protection: внесете своја или генерирајте со еден клик.

Копирајте го линкот и испратете го како што сакате. Лозинката најдобро е да се испрати одделно, на пример преку СМС-порака. Примачот што ќе внесе погрешна лозинка премногу пати мора да почека пред да се обиде повторно. Прозорецот за споделување ги прикажува активните линкови на датотеката, а можете да отповикате кој било од нив.

Линкови со рок на важност и енкрипција од почеток до крај

Понекогаш треба да испратите датотека само еднаш и не сакате таа потоа да остане зачувана некаде. Токму за тоа служи табулаторот Линкови со рок на траење. Додавате една датотека и одлучувате кога линкот ќе престане да работи: по одреден број преземања (од 1 до 100) или по одредено време (од 5 минути до 30 дена), во зависност од тоа што ќе настапи прво. Потоа го избирате начинот на заштита:

• Секој што го има линкот може да ја преземе датотеката.
• Заштитено со лозинка: на примачот му е потребна и лозинка што му ја испраќате одделно. По пет погрешни обиди линкот се заклучува на 15 минути.
• Шифрирано од крај до крај: датотеката и нејзиното име се шифрираат во вашиот прелистувач пред да бидат испратени.

При шифрирање од крај до крај LiteTMS зачувува исклучиво шифрирани податоци. Системот никогаш не ја добива лозинката, па ниту ние ниту кој било друг не може да ја отвори датотеката или да ја ресетира лозинката. Примачот ја внесува лозинката на страницата на линкот и само неговиот прелистувач ја дешифрира датотеката. Тоа важи во двата правци: ако лозинката се изгуби, датотеката не може да се отвори, поради што формуларот бара да потврдите дека го разбирате ова. Лозинката мора да има најмалку 8 знаци, а LiteTMS може да предложи силна лозинка. За шифрирањето е потребна безбедна врска (https).

Можете да добивате и известување за секое преземање. Кога рокот на линкот ќе истече, датотеката се брише од LiteTMS: веднаш по последното дозволено преземање или во рок од 15 минути откако ќе истече времето. Можете и самите предвреме да го деактивирате линкот. Истечените линкови остануваат на вашата листа уште 30 дена.

Администраторот ги гледа сите линкови

Во администраторскиот панел, Репозиториумот за датотеки ги прикажува сите датотеки на компанијата, вклучително и оние додадени во транспортните налози, како и во досиејата за возила или вработени. Исто така, тука е наведен секој активен линк за споделување и секој линк со рок на траење, а администраторот може веднаш да исклучи кој било од нив. Датотеките шифрирани од крај до крај не може да ги отвори никој таму, вклучително и администраторот. Избришана датотека може да се врати во делот Неодамна избришано се додека не истече периодот на чување.

Што е вклучено во цената

Репозиториумот за датотеки е дел од LiteTMS и за него не е потребен посебен модул. Датотеките го користат просторот за складирање на вашата компанија: одреден простор е вклучен во пакетот, а секој дополнителен GB се наплаќа по тарифната стапка прикажана во панелот.

Регистрирајте ја вашата компанија, додајте едно упатство во репозиториумот и испратете го на телефонот на возачот со избирање на возилото. Сакате да поминеме низ ова заедно? Контактирајте со нас.