Где је та датотека? File Repository у LiteTMS-у

У систему LiteTMS датотеке ваше компаније налазе се на једном месту: у Репозиторијуму датотека. Он садржи приватне датотеке, датотеке компаније и заједничке тимске просторе. Одатле можете послати инструкцију директно на телефон возача избором возила којим управља, дати клијенту линк који престаје да ради након одређеног времена или броја преузимања и може захтевати лозинку, као и шифровати поверљиву датотеку са краја на крај у свом прегледачу пре него што уопште стигне до LiteTMS-а. LiteTMS никада не добија лозинку те датотеке.

Филм је на пољском језику, са титловима на пољском.

Иста датотека на пет места

Инструкција за истовар за Лион стигла је од клијента имејлом. Неко ју је проследио, неко убацио у чет, неко сачувао на радној површини као „instruction_final“, затим исправио време резервације термина и сачувао као „instruction_final_v2“. Возач је добио једну од тих верзија, а сутрадан поново пише и тражи је јер не може да је пронађе. И пита која је важећа.

Уговори и понуде пролазе исто тако, само уз већи ризик: датотека са вашим тарифама или подацима о компанији непрестано кружи у прилозима које нико не брише. Репозиторијум датотека не тражи нову навику. Он само тражи да постоји једно место са ког датотека полази.

Један репозиторијум: приватне датотеке, датотеке компаније и тимски простори

Репозиторијум датотека ћете пронаћи у бочном менију. Он има неколико картица:

• Приватно: датотеке које само ви можете да видите.
• Компанија: датотеке за све који имају приступ репозиторијуму, као што су ценовници, кућни ред на кругу предузећа, полисе осигурања или шаблони докумената.
• Простори: заједнички простори за одабране особе, попут „Диспечере“ или „Фактурисање“. Креирате простор, дате му назив и изаберете његове чланове, а сваки простор добија сопствену картицу.

Додајте датотеке превлачењем или преко опције Отпреми: PDF-ове, фотографије (JPEG, PNG, WebP), Word документе и табеле (CSV, XLS, XLSX), до ограничења величине које ваша компанија одреди. Свака датотека може имати категорију, а листу можете претраживати по називу датотеке или по особи која ју је додала. Дозволе према улогама одређују ко сме да отпрема, мења, брише и дели датотеке.

Инструкција директно на возачев телефон

Картица Мобилна апликација шаље датотеку на LiteTMS Mobile. Додате једну датотеку, наслов и опис као што је „Рампа 4, резервација од 7:30“. Можете подесити када датотека постаје доступна и када истиче. Затим бирате ко је добија: сви возачи или само одабрани, сва возила или само одабрана, све приколице или само одабране.

Избор возила је посебно практичан део. Не морате да памтите ко данас вози PO 7315K: датотека стиже возачима који су тренутно додељени том возилу или приколици.

Возач проналази датотеку у апликацији LiteTMS Mobile под Документи, у одељку Поделила канцеларија. Апликација је аутоматски преузима приликом синхронизације са канцеларијом, а за преузету датотеку стоји ознака „Спремно“. Она остаје на телефону, па се може отворити и тамо где нема сигнала. За нове датотеке и измене и даље је потребна интернет веза.

Када инструкција застари, повуците је из објаве или је уклоните из апликације. Додељени телефони је бришу при следећој синхронизацији, а возач поред ње види ознаку „Уклонила канцеларија“.

Линк за клијента, са роком важења, ограничењем преузимања и лозинком

Свака датотека у репозиторијуму има дугме Подели. Оно креира линк који подешавате помоћу три поља:

• Линк истиче након: 1, 6 или 24 сата, 3, 7 или 30 дана, или никада.
• Максимално преузимања: на пример 3. Оставите празно уколико не желите ограничење.
• Заштита лозинком: унесите сопствену или је генеришите једним кликом.

Копирајте линк и пошаљите га како год желите. Лозинку је најбоље послати засебно, на пример СМС поруком. Прималац који превише пута унесе погрешну лозинку мора да сачека пре него што покуша поново. Прозор за дељење приказује све активне линкове датотеке, а ви можете да опозовете било који од њих.

Линкови са роком важења и енд-то-енд шифровање

Ponekad je potrebno da pošaljete datoteku samo jednom i ne želite da ona nakon toga igde ostane. Za to služi kartica Linkovi koji ističu. Dodate jednu datoteku i odredite kada link prestaje da važi: nakon određenog broja preuzimanja (od 1 do 100) ili nakon određenog vremena (od 5 minuta do 30 dana), šta god nastupi prvo. Zatim birate nivo zaštite:

• Svako ko ima link može da preuzme datoteku.
• Zaštićeno lozinkom: primaocu je potrebna i lozinka koju mu šaljete odvojeno. Nakon pet pogrešnih pokušaja link se zaključava na 15 minuta.
• End-to-end šifrovano: datoteka i njen naziv se šifruju u vašem pregledaču pre nego što se pošalju.

Uz end-to-end šifrovanje LiteTMS čuva isključivo šifrovane podatke. Sistem nikada ne dobija lozinku, pa ni mi niti bilo ko drugi ne može otvoriti datoteku ili resetovati lozinku. Primalac unosi lozinku na stranici linka i samo njegov pregledač dešifruje datoteku. To ima i drugu stranu: ako se lozinka izgubi, datoteka se ne može otvoriti, zbog čega obrazac traži potvrdu da to razumete. Lozinka mora imati najmanje 8 znakova, a LiteTMS može predložiti jaku lozinku. Šifrovanje zahteva bezbednu vezu (https).

Takođe možete primati obaveštenja o svakom preuzimanju. Kada link istekne, datoteka se briše iz LiteTMS-a: odmah nakon poslednjeg dozvoljenog preuzimanja ili u roku od 15 minuta po isteku vremena. Link možete i sami prekinuti ranije. Istekli linkovi ostaju na vašoj listi još 30 dana.

Administrator vidi svaki link

U administratorskom panelu Repozitorijum datoteka prikazuje sve datoteke kompanije, uključujući i one dodate u nalozima, kao i u evidenciji vozila ili zaposlenih. Tu su takođe navedeni svi aktivni linkovi za deljenje i svi linkovi koji ističu, a administrator može bilo koji od njih odmah isključiti. Datoteke šifrovane sa kraja na kraj (end-to-end) tu ne može otvoriti niko, uključujući i administratora. Izbrisana datoteka se može vratiti u odeljku Nedavno izbrisano dok ne istekne period zadržavanja.

Šta je uključeno u cenu

Repozitorijum datoteka je sastavni deo LiteTMS-a i ne zahteva poseban modul. Datoteke koriste prostor za skladištenje vaše kompanije: određeni prostor je uključen u paket, a svaki dodatni GB naplaćuje se po tarifi prikazanoj u panelu.

Registrujte svoju kompaniju, ubacite jedno uputstvo u repozitorijum i pošaljite ga na telefon vozača odabirom vozila. Želite da sve prođemo zajedno? Stupite u kontakt sa nama.