Ku ndodhet ai skedar? File Repository në LiteTMS

Në LiteTMS, skedarët e kompanisë suaj ndodhen në një vend të vetëm: te Depoja e skedarëve (File Repository). Aty ruhen skedarë privatë, skedarë të kompanisë dhe hapësira të përbashkëta ekipi. Nga aty mund t'i dërgoni një udhëzim drejtpërdrejt në telefonin e shoferit thjesht duke zgjedhur mjetin me të cilin ai udhëton, t'i jepni klientit një lidhje që pushon së funksionuari pas një kohe të caktuar ose pas një numri shkarkimesh dhe që mund të kërkojë fjalëkalim, si dhe të kriptoni një skedar konfidencial skaj-më-skaj në shfletuesin tuaj para se të mbërrijë fare në LiteTMS. LiteTMS nuk e merr kurrë fjalëkalimin e atij skedari.

Videoja ka zë në polonisht dhe titra në polonisht.

I njëjti skedar në pesë vende të ndryshme

Udhëzimi i shkarkimit për në Lion mbërriti nga klienti me email. Dikush e përcolli më tej, dikush e hodhi në bisedë, dikush e ruajti në desktop si "udhezimi_final", pastaj rregulloi orarin e prenotimit dhe e ruajti si "udhezimi_final_v2". Shoferi mori njërën nga këto versione, dhe të nesërmen shkruan për ta kërkuar sërish ngaqë nuk po e gjen dot. Dhe pyet se cili version është i vlefshmi.

E njëjta gjë ndodh me kontratat dhe ofertat, vetëm se këtu rreziku është më i madh: një skedar me tarifat tuaja apo të dhënat e kompanisë qarkullon pa fund në bashkëngjitje që askush nuk i fshin. Depoja e skedarëve nuk kërkon të krijoni një zakon të ri. Ajo kërkon vetëm që skedari të ketë një pikënisje të vetme.

Një depo e vetme: skedarë privatë, skedarë kompanie dhe hapësira ekipi

Depon e skedarëve (File Repository) e gjeni në menynë anësore. Ajo përmban disa skeda:

• Private: skedarë që mund t'i shihni vetëm ju.
• Company: skedarë për këdo që ka qasje në depo, si lista çmimesh, rregullore baze, polica sigurimi apo modele dokumentesh.
• Spaces: hapësira të përbashkëta për persona të caktuar, si p.sh. "Dispeçeri" ose "Faturimi". Ju krijoni një hapësirë, e emërtoni dhe zgjidhni anëtarët e saj, dhe secila hapësirë merr skedën e vet.

Shtoni skedarë duke i tërhequr zvarrë ose përmes butonit Upload: PDF, fotografi (JPEG, PNG, WebP), dokumente Word dhe tabela llogaritëse (CSV, XLS, XLSX), deri në kufirin e madhësisë të përcaktuar nga kompania juaj. Çdo skedar mund të ketë një kategori, dhe listën mund ta kërkoni sipas emrit të skedarit ose personit që e ka shtuar. Lejet e roleve përcaktojnë se kush mund të ngarkojë, redaktojë, fshijë dhe shpërndajë skedarë.

Udhëzim drejtpërdrejt në telefonin e shoferit

Skeda Mobile app dërgon një skedar në LiteTMS Mobile. Shtoni një skedar, një titull dhe një përshkrim, si p.sh. "Rampa 4, prenotimi nga ora 7:30". Mund të përcaktoni se kur bëhet i disponueshëm skedari dhe kur skadon. Më pas zgjidhni se kush e merr: të gjithë shoferët apo vetëm të përzgjedhurit, të gjitha mjetet apo vetëm të përzgjedhurat, të gjitha rimorkiot apo vetëm të përzgjedhurat.

Zgjedhja sipas mjetit është pjesa më praktike. Nuk keni nevojë të mbani mend se kush po e nget sot mjetin me targë PO 7315K: skedari u shkon shoferëve që janë caktuar aktualisht te ai mjet ose te ajo rimorkio.

Shoferi e gjen skedarin në LiteTMS Mobile në rubrikën Documents, te seksioni Shared by the office. Aplikacioni e shkarkon automatikisht sapo sinkronizohet me zyrën, dhe skedari i shkarkuar shfaq statusin "Ready". Ai mbetet në telefon, kështu që hapet edhe aty ku nuk ka valë. Skedarët e rinj dhe ndryshimet kërkojnë gjithsesi lidhje interneti.

Kur udhëzimi nuk është më i vlefshëm, hiqeni nga publikimi ose fshijeni nga aplikacioni. Telefonat përkatës e fshijnë atë në sinkronizimin e radhës, dhe shoferi sheh shënimin "Removed by office" pranë tij.

Një lidhje për klientin, me afat skadence, kufi shkarkimesh dhe fjalëkalim

Çdo skedar në depo ka butonin Share. Ai krijon një lidhje të cilën e konfiguroni me tre fusha:

• Link Expires After: 1, 6 ose 24 orë, 3, 7 ose 30 ditë, ose kurrë.
• Max Downloads: për shembull 3. Lëreni bosh nëse nuk doni kufizim.
• Password Protection: shkruani fjalëkalimin tuaj ose gjeneroni një me një klikim.

Kopjoni lidhjen dhe dërgojeni si të dëshironi. Fjalëkalimin është më mirë ta dërgoni veçmas, për shembull me SMS. Nëse marrësi vendos fjalëkalim të pasaktë shumë herë radhazi, duhet të presë para se të provojë sërish. Dritarja e shpërndarjes liston lidhjet aktive të skedarit dhe ju mund të revokoni cilëndo prej tyre.

Lidhje me afat skadence dhe kriptim skaj-më-skaj

Ndonjëherë ju duhet të dërgoni një skedar vetëm një herë dhe nuk dëshironi që ai të mbetet diku më pas. Pikërisht për këtë shërben skeda Lidhjet me afat skadimi. Ju shtoni një skedar dhe vendosni se kur lidhja të pushojë së funksionuari: pas një numri të caktuar shkarkimesh (nga 1 deri në 100) ose pas një periudhe kohore (nga 5 minuta deri në 30 ditë), cilado të plotësohet e para. Më pas zgjidhni mbrojtjen:

• Kushdo që ka lidhjen mund ta shkarkojë skedarin.
• E mbrojtur me fjalëkalim: marrësi ka nevojë gjithashtu për një fjalëkalim që ia dërgoni veçmas. Pas pesë tentativave të gabuara, lidhja bllokohet për 15 minuta.
• E enkriptuar nga skaji në skaj: skedari dhe emri i tij enkriptohen në shfletuesin tuaj përpara se të dërgohen.

Me enkriptimin nga skaji në skaj, LiteTMS ruan vetëm të dhëna të enkriptuara. Ai nuk e merr kurrë fjalëkalimin, ndaj as ne dhe asnjë tjetër nuk mund ta hapë skedarin apo të rivendosë fjalëkalimin. Marrësi e shkruan fjalëkalimin në faqen e lidhjes dhe vetëm shfletuesi i tij e dekripton skedarin. Kjo funksionon në të dyja anët: nëse fjalëkalimi humbet, skedari nuk mund të hapet, prandaj formulari ju kërkon të konfirmoni se e kuptoni këtë. Fjalëkalimi duhet të ketë të paktën 8 karaktere dhe LiteTMS mund të sugjerojë një fjalëkalim të fortë. Enkriptimi kërkon një lidhje të sigurt (https).

Gjithashtu, mund të njoftoheni për çdo shkarkim. Kur lidhjes i mbaron afati, skedari fshihet nga LiteTMS: menjëherë pas shkarkimit të fundit të lejuar, ose brenda 15 minutash pasi të përfundojë koha. Ju mund ta mbyllni lidhjen edhe vetë para kohe. Lidhjet e mbyllura qëndrojnë në listën tuaj edhe për 30 ditë të tjera.

Administratori i sheh të gjitha lidhjet

Në panelin e administratorit, File Repository shfaq të gjithë skedarët e kompanisë, duke përfshirë ata të shtuar në porosi, si dhe në kartelat e automjeteve apo të punonjësve. Ai gjithashtu liston çdo lidhje aktive shpërndarjeje dhe çdo lidhje me afat skadimi, dhe administratori mund të çaktivizojë menjëherë cilëndo prej tyre. Skedarët e enkriptuar nga skaji në skaj nuk mund të hapen nga askush aty, përfshirë administratorin. Një skedar i fshirë mund të rikthehet te rubrika Të fshira së fundmi derisa të përfundojë periudha e ruajtjes.

Çfarë përfshihet në çmim

File Repository është pjesë e LiteTMS dhe nuk kërkon ndonjë modul të veçantë. Skedarët përdorin hapësirën ruajtëse të kompanisë suaj: një sasi hapësire është e përfshirë, ndërsa çdo GB shtesë faturohet sipas tarifës së pasqyruar në panel.

Regjistroni kompaninë tuaj, vendosni një udhëzim në repozitor dhe dërgojeni atë në telefonin e shoferit duke zgjedhur automjetin. Preferoni ta shqyrtoni bashkë me ne? Na kontaktoni.