文件在哪里？LiteTMS中的文件库解析

在 LiteTMS 中，贵公司的所有文件都集中在一个地方：文件库（File Repository）。它涵盖个人文件、公司文件以及共享团队空间。从这里，您只需选择车辆，即可将操作指引直接发送至司机的手机；也可以为客户生成一个分享链接，支持设置有效期、下载次数限制和访问密码；甚至可以在文件上传至 LiteTMS 之前，直接在浏览器中对其进行端到端加密。LiteTMS 绝不会获取该文件的密码。

该视频配有波兰语旁白与波兰语字幕。

同一份文件分散在五处

客户发来的里昂卸货指引通过电子邮件送达。有人将其转发，有人随手扔进聊天群，有人将它以“指引_最终版”保存在桌面上，随后修改了预约时间又保存为“指引_最终版_v2”。司机收到了其中一个版本，第二天又发来消息索要，因为找不到文件了，还顺便询问哪个版本才算数。

合同与报价单也是同样的遭遇，而且涉及的风险更大：包含运价底牌或公司信息的敏感文件，就躺在无人清理的邮件附件里四处流转。文件库并不强求改变您的日常习惯，它只做一件事：确保文件发出时，始终来自唯一的源头。

统一文件库：个人文件、公司文件与团队空间

您可以在侧边菜单中找到文件库（File Repository）。它包含几个标签页：

• **个人文件（Private）：**仅您本人可见的文件。
• **公司文件（Company）：**所有有权访问文件库的人员均可查看的文件，例如运价表、场站规程、保险单或单证模板。
• **空间（Spaces）：**供指定人员使用的共享区域，例如“调度”或“结算”。您可以创建空间、命名并指定成员，每个空间都有独立的标签页。

您可以通过直接拖拽或点击上传添加文件：支持 PDF、图片（JPEG、PNG、WebP）、Word 文档和电子表格（CSV、XLS、XLSX），文件大小以公司设定的上限为准。每个文件均可设置分类，您还可以按文件名或添加人来搜索列表。角色权限决定了谁可以上传、编辑、删除和共享文件。

将操作指引直接发送至司机手机

**移动端应用（Mobile app）**标签页用于向 LiteTMS Mobile 推送文件。您可以添加一份文件、一个标题以及一段说明，例如“4号月台，预约时间 7:30 起”。您可以设定文件何时生效以及何时过期。随后选择接收对象：所有司机或指定司机、所有车辆或指定车辆、所有挂车或指定挂车。

按车辆选择极为便利。您无需记住今天是谁在开那辆车牌号为 PO 7315K 的车：文件会自动发送给当前分配给该车或挂车的司机。

司机可以在 LiteTMS Mobile 的单证模块下的办公室共享区域找到该文件。应用程序在与办公室同步时会自动下载文件，下载完成后会显示“就绪”。文件保存在手机本地，因此在没有网络信号的地方也能正常打开。接收新文件或变更内容则仍需网络连接。

当操作指引失效时，取消发布或将其从应用中移除即可。关联的手机会在下一次同步时将其删除，司机端该文件旁会显示“已被办公室移除”。

带有有效期、下载限制和密码的客户链接

文件库中的每个文件都有一个分享按钮。点击后会生成一个链接，您可以通过三个字段进行配置：

• **链接有效期：**1、6 或 24 小时，3、7 或 30 天，或永久有效。
• **最大下载次数：**例如 3 次。留空则表示不限制。
• **密码保护：**自行输入密码或点击一键自动生成。

复制该链接后，您可以通过任意渠道发送。密码最好分开传递，例如通过短信发送。如果接收方多次输错密码，必须等待一段时间后才能重试。分享窗口中会列出该文件的所有有效链接，您可以随时撤回其中任何一个。

有效期链接与端到端加密

有时您只需要发送一次文件，不希望它在之后仍留在任何地方。这正是时效链接（Expiring links）标签页的用途。您添加一个文件，并决定该链接何时失效：在达到指定下载次数（1至100次）或设定期限（5分钟至30天）后失效，以先到者为准。接下来您可以选择保护级别：

• 持有链接的任何人均可下载该文件。
• 密码保护：接收方还需要您另行发送的密码。连续输错5次后，链接将锁定15分钟。
• 端到端加密：文件及其名称在离开您的浏览器之前就已经完成加密。

采用端到端加密时，LiteTMS仅存储加密后的数据。系统绝不会接收密码，因此无论是我们还是其他任何人都无法打开该文件或重置密码。接收方在链接页面上输入密码，且仅在对方的浏览器中完成解密。这是一把双刃剑：如果密码丢失，文件将彻底无法打开，因此系统会在表单中要求您确认已知悉此规则。密码至少需要8个字符，LiteTMS也可以为您生成高强度建议密码。加密需要安全连接（https）。

您还可以设置在每次文件被下载时接收通知。链接失效后，文件将从LiteTMS中删除：达到最大允许下载次数后立即删除，或在倒计时结束后15分钟内删除。您也可以随时手动提前终止链接。已失效的链接会在您的列表中保留30天。

管理员可查看所有链接

在管理面板中，文件库会集中显示公司的所有文件，包括在订单以及车辆或员工档案中添加的附件。面板中还会列出每一个有效的共享链接和时效链接，管理员可以随时一键关闭其中的任何一个。任何人（包括管理员在内）都无法在管理面板中打开端到端加密的文件。在保留期结束前，已删除的文件都可以在最近删除（Recently Deleted）中恢复。

费用包含哪些内容

文件库是LiteTMS内置的一部分，无需单独购买模块。文件会占用您公司的存储空间：系统包含一定的基础存储配额，超出部分按管理面板中显示的标准按每GB计费。

注册您的公司，将一份操作说明存入文件库，并通过选择对应车辆直接发送至司机的手机。想与我们一起了解体验？联系我们。

常见问题

如何在LiteTMS中将文件发送到司机的手机？

在文件库中打开“移动端应用”（Mobile app）标签页，添加文件并输入标题，然后勾选对应的司机、车辆或挂车。司机可以在LiteTMS Mobile的“文档 - 办公室共享”（Documents, Shared by the office）中找到该文件；如果直接勾选车辆，文件将共享给当前分配给该车辆的所有司机。

司机在没有网络信号时可以打开文件吗？

可以，前提是应用之前已经下载了该文件：已下载的文件会保存在手机本地。一旦手机恢复网络连接，新的文件和更新内容就会自动同步。

如何通过密码向客户共享文件？

点击文件上的“共享”（Share），设置链接失效时间，也可以选填下载次数限制，然后输入或生成密码。建议将链接与密码分开渠道发送。

在LiteTMS中，端到端加密具体是指什么？

文件及其文件名在上传到LiteTMS之前已在您的浏览器中完成加密，只有接收方在输入密码后由其浏览器本地解密。LiteTMS服务器绝不接触密码，因此无法查看文件内容，也无法帮您找回丢失的密码。

时效链接中的文件会一直保留在服务器上吗？

不会。链接失效后，文件将从LiteTMS中彻底删除：达到最大允许下载次数后立即清除，或在设定时间到期后15分钟内删除。