Kje je ta datoteka? Repozitorij datotek v LiteTMS

V sistemu LiteTMS so datoteke vašega podjetja zbrane na enem mestu: v Repozitoriju datotek. V njem so shranjene zasebne datoteke, datoteke podjetja in skupni prostori za ekipe. Od tam lahko pošljete navodila neposredno na voznikov telefon z izbiro vozila, ki ga vozi, stranki posredujete povezavo, ki preneha delovati po določenem času ali številu prenosov ter lahko zahteva geslo, in zaupno datoteko celovito šifrirate od konca do konca v svojem brskalniku, še preden sploh prispe v LiteTMS. LiteTMS gesla te datoteke nikoli ne prejme.

Videoposnetek je v poljščini s poljskimi podnapisi.

Ena datoteka na petih mestih

Navodila za razklad v Lyonu so od stranke prispela po e-pošti. Nekdo jih je posredoval naprej, nekdo jih je pripel v klepet, nekdo drug jih je shranil na namizje kot »navodila_koncna«, nato popravil uro najave in shranil »navodila_koncna_v2«. Voznik je prejel eno od teh različic, naslednji dan pa spet piše in prosi za dokument, ker ga ne najde. Ob tem še vpraša, katera različica sploh velja.

Podobno se dogaja s pogodbami in ponudbami, le da so vložki tu še višji: datoteka z vašimi cenami ali podatki o podjetju kroži v priponkah, ki jih nihče ne izbriše. Repozitorij datotek od vas ne zahteva novih navad. Zahteva le to, da ima datoteka eno samo izhodiščno točko.

En repozitorij: zasebne datoteke, datoteke podjetja in prostori za ekipe

V stranskem meniju boste našli Repozitorij datotek. Vsebuje nekaj zavihkov:

• Zasebno: datoteke, ki jih vidite samo vi.
• Podjetje: datoteke za vse z dostopom do repozitorija, na primer ceniki, hišni redi na lokacijah, zavarovalne police ali predloge dokumentov.
• Prostori: skupna področja za izbrane osebe, na primer »Dispečerji« ali »Obračun«. Ustvarite prostor, ga poimenujete in izberete njegove člane, vsak prostor pa dobi svoj zavihek.

Datoteke dodate tako, da jih povlečete v okno ali kliknete Naloži: dokumente PDF, fotografije (JPEG, PNG, WebP), Wordove dokumente in preglednice (CSV, XLS, XLSX), vse do omejitve velikosti, ki jo določi vaše podjetje. Vsaka datoteka ima lahko kategorijo, po seznamu pa lahko iščete glede na ime datoteke ali osebo, ki jo je dodala. Dovoljenja vlog določajo, kdo lahko datoteke nalaga, ureja, briše in deli.

Navodilo neposredno na voznikov telefon

Zavihek Mobilna aplikacija omogoča pošiljanje datoteke v aplikacijo LiteTMS Mobile. Dodate datoteko, naslov in opis, kot je »Rampa 4, najava od 7.30«. Nastavite lahko, kdaj datoteka postane na voljo in kdaj poteče. Nato izberete prejemnike: vse voznike ali le izbrane, vsa vozila ali le izbrana, vse priklopnike ali le izbrane.

Izbira vozila je izjemno priročna. Ni si vam treba zapomniti, kdo danes vozi vozilo PO 7315K: datoteka se samodejno posreduje voznikom, ki so trenutno dodeljeni temu vozilu ali priklopniku.

Voznik najde datoteko v aplikaciji LiteTMS Mobile pod razdelkom Dokumenti, v zavihku Deljeno s strani pisarne. Aplikacija jo samodejno prenese ob sinhronizaciji s pisarno, pri preneseni datoteki pa se prikaže oznaka »Pripravljeno«. Datoteka ostane shranjena na telefonu, zato se odpre tudi na območjih brez mobilnega signala. Za nove datoteke in posodobitve pa je še vedno potrebna internetna povezava.

Ko navodilo ni več veljavno, ga preprosto umaknite iz objave ali odstranite iz aplikacije. Dodeljeni telefoni ga izbrišejo ob naslednji sinhronizaciji, voznik pa ob njem vidi obvestilo »Odstranila pisarna«.

Povezava za stranko: z rokom veljavnosti, omejitvijo prenosov in geslom

Vsaka datoteka v repozitoriju ima gumb Deli. Ta ustvari povezavo, ki jo nastavite s tremi polji:

• Povezava poteče čez: 1, 6 ali 24 ur, 3, 7 ali 30 dni ali nikoli.
• Največje število prenosov: na primer 3. Če želite neomejeno število prenosov, pustite polje prazno.
• Zaščita z geslom: vnesite svoje geslo ali ga ustvarite z enim klikom.

Kopirajte povezavo in jo pošljite po želeni poti. Geslo je najbolje poslati ločeno, na primer s sporočilom SMS. Če prejemnik prevečkrat vnese napačno geslo, mora pred ponovnim poskusom počakati. V oknu za deljenje so navedene vse aktivne povezave do datoteke, pri čemer lahko katerokoli od njih kadarkoli prekličete.

Časovno omejene povezave in šifriranje od konca do konca

Včasih morate datoteko poslati le enkrat in ne želite, da bi po tem kje ostala. Ravno temu je namenjen zavihek Povezave s potekom veljavnosti. Dodate eno datoteko in določite, kdaj povezava preneha delovati: po določenem številu prenosov (od 1 do 100) ali po določenem času (od 5 minut do 30 dni), kar nastopi prej. Nato izberete raven zaščite:

• Vsakdo s povezavo lahko prenese datoteko.
• Zaščiteno z geslom: prejemnik potrebuje tudi geslo, ki mu ga pošljete ločeno. Po petih napačnih poskusih se povezava zaklene za 15 minut.
• Šifrirano od konca do konca: datoteka in njeno ime se šifrirata v vašem brskalniku, še preden se pošljeta.

Pri šifriranju od konca do konca LiteTMS hrani samo šifrirane podatke. Gesla nikoli ne prejme, zato niti mi niti kdorkoli drug ne more odpreti datoteke ali ponastaviti gesla. Prejemnik vnese geslo na strani povezave in datoteko dešifrira izključno njegov brskalnik. To ima dve plati: če se geslo izgubi, datoteke ni mogoče odpreti, zato obrazec zahteva vašo potrditev, da to razumete. Geslo mora imeti vsaj 8 znakov, LiteTMS pa vam lahko predlaga varno geslo. Šifriranje zahteva varno povezavo (https).

Nastavite lahko tudi obvestilo ob vsakem prenosu. Ko povezava poteče, se datoteka izbriše iz LiteTMS: takoj po zadnjem dovoljenem prenosu ali v 15 minutah po izteku časa. Veljavnost povezave lahko predčasno prekinete tudi sami. Pretečene povezave ostanejo na vašem seznamu še 30 dni.

Skrbnik vidi vsako povezavo

V skrbniški plošči Odlagališče datotek prikazuje vse datoteke podjetja, vključno s tistimi, ki so bile dodane pri naročilih ter v evidencah vozil ali zaposlenih. Prikazuje tudi vsako aktivno povezavo za deljenje in vsako povezavo s potekom veljavnosti, skrbnik pa lahko katero koli od njih takoj izklopi. Datotek, šifriranih od konca do konca, tam ne more odpreti nihče, niti skrbnik. Izbrisano datoteko je mogoče obnoviti v razdelku Nedavno izbrisano, dokler ne poteče obdobje hrambe.

Kaj je vključeno v ceno

Odlagališče datotek je del sistema LiteTMS in ne zahteva ločenega modula. Datoteke uporabljajo prostor za shranjevanje vašega podjetja: določen prostor je že vključen, vsak nadaljnji GB pa se obračuna po tarifi, navedeni v plošči.

Registrirajte svoje podjetje, naložite navodilo v odlagališče in ga z izbiro vozila pošljite na telefon voznika. Želite sistem raje preizkusiti skupaj z nami? Stopite v stik z nami.

Pogosta vprašanja

Kako v LiteTMS pošljem datoteko na voznikov telefon?

V Odlagališču datotek odprite zavihek Mobilna aplikacija, dodajte datoteko z naslovom ter izberite voznike, vozila ali polpriklopnike. Voznik jo najde v aplikaciji LiteTMS Mobile pod Dokumenti, Deljeno iz pisarne, izbira vozila pa datoteko deli z vozniki, ki so trenutno dodeljeni temu vozilu.

Ali lahko voznik odpre datoteko brez signala?

Da, če jo je aplikacija že prenesla: prenesena datoteka ostane na telefonu. Nove datoteke in spremembe se prenesejo, ko se telefon znova poveže z internetom.

Kako deliti datoteko s stranko z uporabo gesla?

Pri datoteki kliknite Deli, nastavite potek veljavnosti povezave, po želji omejitev števila prenosov ter vnesite ali ustvarite geslo. Povezavo in geslo je najbolje poslati ločeno.

Kaj v sistemu LiteTMS pomeni šifriranje od konca do konca?

Datoteka in njeno ime se šifrirata v vašem brskalniku, preden prispeta v LiteTMS, dešifrira pa ju izključno brskalnik prejemnika po vnosu gesla. LiteTMS nikoli ne prejme gesla, zato ne more odpreti datoteke ali obnoviti izgubljenega gesla.

Ali datoteka s povezave s potekom veljavnosti ostane na strežniku?

Ne. Ko povezava poteče, se datoteka izbriše iz LiteTMS: takoj po zadnjem dovoljenem prenosu ali v 15 minutah po poteku časa.