სად არის ეს ფაილი? ფაილების საცავი LiteTMS-ში

LiteTMS-ში თქვენი კომპანიის ფაილები ერთ ადგილას ინახება: File Repository-ში. აქ თავს იყრის პირადი ფაილები, კომპანიის დოკუმენტაცია და გუნდური სამუშაო სივრცეები. აქედან შეგიძლიათ ინსტრუქცია პირდაპირ მძღოლის ტელეფონზე გაგზავნოთ უბრალოდ მისი სატრანსპორტო საშუალების არჩევით, მიაწოდოთ კლიენტს ბმული, რომელიც გარკვეული დროის ან ჩამოტვირთვების რაოდენობის შემდეგ წყვეტს მუშაობას და მოითხოვს პაროლს, და დაშიფროთ კონფიდენციალური ფაილი პირდაპირ ბრაუზერში (end-to-end), სანამ ის LiteTMS-ში მოხვდება. LiteTMS ამ ფაილის პაროლს ვერასდროს იღებს.

ვიდეო გახმოვანებულია პოლონურ ენაზე, პოლონური სუბტიტრებით.

ერთი და იგივე ფაილი ხუთ სხვადასხვა ადგილას

ლიონის გადმოტვირთვის ინსტრუქცია დამკვეთისგან ელფოსტით მოვიდა. ვიღაცამ ის გადაამისამართა, ვიღაცამ ჩათში ჩააგდო, ვიღაცამ თავის სამუშაო მაგიდაზე შეინახა სახელით „instruction_final“, შემდეგ დაჯავშნის დრო შეასწორა და შეინახა როგორც „instruction_final_v2“. მძღოლმა მიიღო ერთ-ერთი ეს ვერსია, მეორე დღეს კი კვლავ ითხოვს მის გამოგზავნას, რადგან ვეღარ პოულობს. თან კითხულობს, რომელია აქტუალური.

იგივე ემართება ხელშეკრულებებსა და ფასთა შეთავაზებებსაც, ოღონდ აქ სასწორზე ბევრად მეტი დევს: ფაილი თქვენი ტარიფებითა თუ კომპანიის რეკვიზიტებით დაუსრულებლად მოგზაურობს მეილის თანდართულ ფაილებში, რომლებსაც არავინ შლის. File Repository ახალი ჩვევების გამომუშავებას არ მოითხოვს. ის მხოლოდ ერთ რამეს მოითხოვს: ფაილს ჰქონდეს ერთი კონკრეტული საწყისი ადგილი, საიდანაც გაიგზავნება.

ერთი საცავი: პირადი ფაილები, კომპანიის დოკუმენტები და გუნდური სივრცეები

გვერდით მენიუში იპოვით განყოფილებას File Repository. მას რამდენიმე ჩანართი აქვს:

• Private: ფაილები, რომელთა ნახვა მხოლოდ თქვენ შეგიძლიათ.
• Company: ფაილები ყველასთვის, ვისაც საცავზე აქვს წვდომა - მაგალითად, პრაის-ლისტები, ტერმინალის წესები, სადაზღვევო პოლისები ან დოკუმენტების შაბლონები.
• Spaces: საერთო სივრცეები შერჩეული თანამშრომლებისთვის, როგორიცაა „დისპეტჩერიზაცია“ ან „ბილინგი“. თქვენ ქმნით სივრცეს, არქმევთ სახელს და ირჩევთ მის წევრებს, თითოეული სივრცე კი ცალკე ჩანართის სახით ჩნდება.

დაამატეთ ფაილები მათი გადმოთრევით ან ღილაკით Upload: PDF-ები, ფოტოები (JPEG, PNG, WebP), Word-ის დოკუმენტები და ელექტრონული ცხრილები (CSV, XLS, XLSX), თქვენი კომპანიის მიერ დადგენილ ზომის ლიმიტამდე. თითოეულ ფაილს შეიძლება მიენიჭოს კატეგორია, ხოლო სიის გაფილტვრა შესაძლებელია ფაილის სახელით ან იმ პირის მიხედვით, ვინც ის ატვირთა. როლებზე დაფუძნებული წვდომის უფლებები განსაზღვრავს, ვის შეუძლია ფაილების ატვირთვა, რედაქტირება, წაშლა და გაზიარება.

ინსტრუქცია პირდაპირ მძღოლის ტელეფონზე

ჩანართი Mobile app ფაილს LiteTMS Mobile-ში აგზავნის. თქვენ ამატებთ ერთ ფაილს, სათაურსა და აღწერას, მაგალითად: „რამპა 4, ჯავშანი 7:30-დან“. შეგიძლიათ მიუთითოთ, როდის გახდეს ფაილი ხელმისაწვდომი და როდის ამოიწუროს მისი ვადა. შემდეგ ირჩევთ მიმღებებს: ყველა მძღოლი თუ კონკრეტულები, ყველა სატრანსპორტო საშუალება თუ კონკრეტულები, ყველა ნახევარმისაბმელი თუ კონკრეტულები.

სატრანსპორტო საშუალების არჩევა განსაკუთრებით მოსახერხებელია. თქვენ აღარ გჭირდებათ იმის დამახსოვრება, თუ ვინ მართავს დღეს PO 7315K-ს: ფაილი ავტომატურად გაეგზავნება იმ მძღოლებს, რომლებიც მოცემულ მომენტში ამ ავტომობილზე ან მისაბმელზე არიან მიმაგრებული.

მძღოლი ფაილს LiteTMS Mobile-ში, განყოფილებაში Documents, ჩანართში Shared by the office პოულობს. აპლიკაცია მას ოფისთან სინქრონიზაციის დროს ავტომატურად იწერს, ხოლო ჩამოტვირთულ ფაილს სტატუსი „Ready“ ეწერება. ფაილი ტელეფონის მეხსიერებაში რჩება, ამიტომ მისი გახსნა ინტერნეტის არარსებობის შემთხვევაშიც შესაძლებელია. ახალი ფაილების მისაღებად და ცვლილებების ასასახად კი ინტერნეტთან კავშირი კვლავ აუცილებელია.

როდესაც ინსტრუქცია ძალას დაკარგავს, გააუქმეთ მისი გამოქვეყნება ან წაშალეთ აპლიკაციიდან. მიმაგრებული ტელეფონები მას შემდეგი სინქრონიზაციისთანავე წაშლიან, მძღოლი კი მის გვერდით წარწერას „Removed by office“ დაინახავს.

ბმული კლიენტისთვის მოქმედების ვადით, ჩამოტვირთვის ლიმიტითა და პაროლით

საცავში არსებულ თითოეულ ფაილს აქვს ღილაკი Share. ის ქმნის ბმულს, რომლის კონფიგურაციაც სამი ველით ხდება:

• Link Expires After: 1, 6 ან 24 საათი, 3, 7 ან 30 დღე, ან არასდროს.
• Max Downloads: მაგალითად 3. შეუზღუდავი რაოდენობისთვის დატოვეთ ცარიელი.
• Password Protection: შეიყვანეთ თქვენი პაროლი ან დააგენერირეთ ერთი დაწკაპუნებით.

დააკოპირეთ ბმული და გააგზავნეთ თქვენთვის მოსახერხებელი ნებისმიერი გზით. პაროლი უმჯობესია ცალკე გაგზავნოთ, მაგალითად SMS შეტყობინებით. თუ მიმღები არასწორ პაროლს ზედიზედ რამდენჯერმე შეიყვანს, ხელახალ ცდამდე გარკვეული დროით მოუწევს დალოდება. გაზიარების ფანჯარაში ჩანს ფაილის ყველა აქტიური ბმული, რომელთა გაუქმებაც ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ.

ბმულები მოქმედების ვადით და end-to-end დაშიფვრა

ზოგჯერ ფაილის გაგზავნა მხოლოდ ერთხელ გჭირდებათ ისე, რომ შემდგომში არსად დარჩეს. სწორედ ამისთვის არსებობს ჩანართი Expiring links (ვადიანი ბმულები). ამატებთ ერთ ფაილს და განსაზღვრავთ, როდის შეწყვიტოს ბმულმა მუშაობა: ჩამოტვირთვების გარკვეული რაოდენობის შემდეგ (1-დან 100-მდე) თუ გარკვეული დროის გასვლისას (5 წუთიდან 30 დღემდე), იმის მიხედვით, თუ რომელი პირობა შესრულდება პირველი. შემდეგ ირჩევთ დაცვის ტიპს:

• ნებისმიერი ბმულის მქონე პირისთვის: ფაილის ჩამოტვირთვა ყველას შეუძლია, ვისაც ბმული აქვს.
• პაროლით დაცული: მიმღებს ასევე სჭირდება პაროლი, რომელსაც ცალკე უგზავნით. ხუთი არასწორი მცდელობის შემდეგ ბმული 15 წუთით იბლოკება.
• End-to-end დაშიფრული: ფაილი და მისი სახელი იშიფრება პირდაპირ თქვენს ბრაუზერში გაგზავნამდე.

End-to-end დაშიფვრისას LiteTMS ინახავს მხოლოდ დაშიფრულ მონაცემებს. სისტემა პაროლს ვერასდროს იღებს, ამიტომ ვერც ჩვენ და ვერც სხვა ვერავინ შეძლებს ფაილის გახსნას ან პაროლის განულებას. მიმღები პაროლს უთითებს ბმულის გვერდზე და ფაილს მხოლოდ მისი ბრაუზერი შიფრავს. ამას თავისი მხარეც აქვს: პაროლის დაკარგვის შემთხვევაში ფაილის გახსნა შეუძლებელია, რის გამოც ფორმა გთხოვთ დაადასტუროთ, რომ ეს გესმით. პაროლი უნდა შედგებოდეს მინიმუმ 8 სიმბოლოსგან და LiteTMS-ს შეუძლია შემოგთავაზოთ საიმედო ვარიანტი. დაშიფვრა მოითხოვს უსაფრთხო კავშირს (https).

ასევე შეგიძლიათ მიიღოთ შეტყობინება თითოეულ ჩამოტვირთვაზე. ბმულის ვადის გასვლისას ფაილი იშლება LiteTMS-დან: დაუყოვნებლივ ბოლო დაშვებული ჩამოტვირთვის შემდეგ, ან დროის ამოწურვიდან 15 წუთის განმავლობაში. ბმულის მოქმედების ვადაზე ადრე შეწყვეტა თავადაც შეგიძლიათ. ვადაგასული ბმულები თქვენს სიაში რჩება კიდევ 30 დღის განმავლობაში.

ადმინისტრატორი ხედავს ყველა ბმულს

ადმინისტრატორის პანელში File Repository (ფაილების საცავი) აჩვენებს კომპანიის ყველა ფაილს, მათ შორის შეკვეთებში, სატრანსპორტო საშუალებებისა თუ თანამშრომლების ბარათებში დამატებულებს. ის ასევე ასახავს გაზიარების ყველა აქტიურ და ვადიან ბმულს, ხოლო ადმინისტრატორს შეუძლია ნებისმიერი მათგანი დაუყოვნებლივ გამორთოს. End-to-end დაშიფრულ ფაილებს იქ ვერავინ გახსნის, მათ შორის ვერც ადმინისტრატორი. წაშლილი ფაილის აღდგენა შესაძლებელია განყოფილებიდან Recently Deleted (ახლახან წაშლილები) შენახვის ვადის ამოწურვამდე.

რა შედის ფასში

File Repository წარმოადგენს LiteTMS-ის განუყოფელ ნაწილს და არ საჭიროებს ცალკე მოდულს. ფაილები იყენებს თქვენი კომპანიის მეხსიერების მოცულობას: გარკვეული სივრცე უკვე გათვალისწინებულია, ხოლო მის ზემოთ თითოეული დამატებითი GB იბეგრება პანელში მითითებული ტარიფით.

დაარეგისტრირეთ თქვენი კომპანია, ატვირთეთ ერთი ინსტრუქცია საცავში და გაუგზავნეთ მძღოლს ტელეფონზე სატრანსპორტო საშუალების არჩევით. გირჩევნიათ ეს ჩვენთან ერთად გაიაროთ? დაგვიკავშირდით.