No LiteTMS, os ficheiros da sua empresa estão reunidos num único local: o Repositório de Ficheiros. Inclui ficheiros privados, ficheiros da empresa e espaços partilhados de equipa. A partir daí, pode enviar instruções diretamente para o telemóvel do motorista selecionando o veículo que ele conduz, partilhar com o cliente uma ligação que expira após um determinado período ou número de downloads e que pode exigir palavra-passe, além de encriptar ficheiros confidenciais de ponta a ponta diretamente no navegador antes de chegarem ao LiteTMS. O LiteTMS nunca tem acesso à palavra-passe desse ficheiro.
O vídeo tem narração em polaco e legendas em polaco.
O mesmo ficheiro em cinco sítios diferentes
A instrução de descarga para Lyon chegou do cliente por e-mail. Alguém reencaminhou-a, outro colega colocou-a no chat interno, outro guardou-a no ambiente de trabalho como "instrucao_final" e, depois de corrigir a hora da reserva, guardou "instrucao_final_v2". O motorista recebeu uma dessas versões e, no dia seguinte, pede-a novamente porque não a encontra. E pergunta qual delas é a válida.
Com contratos e cotações acontece o mesmo, mas com riscos ainda maiores: ficheiros com as suas tarifas ou dados da empresa continuam a circular em anexos que ninguém apaga. O Repositório de Ficheiros não exige novos hábitos de trabalho. Apenas assegura que cada documento tem um ponto de partida único e centralizado.
Um único repositório: ficheiros privados, da empresa e espaços de equipa
Encontrará o Repositório de Ficheiros no menu lateral. Este divide-se em vários separadores:
- Privados: ficheiros visíveis apenas para si.
- Empresa: ficheiros para todos os utilizadores com acesso ao repositório, como tabelas de preços, regulamentos de parque, apólices de seguro ou minutas de documentos.
- Espaços: áreas partilhadas para pessoas selecionadas, como "Tráfego" ou "Faturação". Cria o espaço, define o nome, escolhe os membros e cada espaço tem o seu próprio separador.
Adicione ficheiros arrastando-os ou através do botão Carregar: PDFs, imagens (JPEG, PNG, WebP), documentos do Word e folhas de cálculo (CSV, XLS, XLSX), até ao limite de tamanho definido pela sua empresa. Cada ficheiro pode ter uma categoria e pode pesquisar na lista pelo nome do documento ou pela pessoa que o adicionou. As permissões de cada perfil definem quem pode carregar, editar, eliminar e partilhar ficheiros.
Instruções diretamente no telemóvel do motorista
O separador Aplicação móvel envia ficheiros diretamente para o LiteTMS Mobile. Adiciona um ficheiro, um título e uma descrição, como "Cais 4, reserva a partir das 7:30". Pode definir quando o documento fica disponível e quando expira. Em seguida, escolhe os destinatários: todos os motoristas ou apenas selecionados, todas as viaturas ou apenas selecionadas, todos os semirreboques ou apenas selecionados.
A seleção pelo veículo é a parte mais prática. Não precisa de se lembrar quem conduz hoje a matrícula PO 7315K: o ficheiro é enviado aos motoristas que estão atribuídos a esse trator ou semirreboque no momento.
O motorista acede ao ficheiro no LiteTMS Mobile em Documentos, na secção Partilhado pelo escritório. A aplicação descarrega-o automaticamente ao sincronizar com o sistema, e os ficheiros descarregados apresentam o estado "Pronto". O documento fica guardado no telemóvel, abrindo mesmo em locais sem rede. Apenas a receção de novos ficheiros e atualizações requer ligação à Internet.
Quando a instrução já não estiver atualizada, desative a publicação ou remova-a da aplicação. Os telemóveis atribuídos eliminam o ficheiro na sincronização seguinte, e o motorista vê a indicação "Removido pelo escritório".
Uma ligação para o cliente, com validade, limite de downloads e palavra-passe
Todos os ficheiros no repositório têm um botão Partilhar. Este gera uma ligação configurável através de três campos:
- A ligação expira após: 1, 6 ou 24 horas, 3, 7 ou 30 dias, ou nunca.
- Downloads máximos: por exemplo, 3. Deixe em branco para downloads ilimitados.
- Proteção por palavra-passe: introduza a sua ou gere uma com um clique.
Copie a ligação e envie-a pelo canal que preferir. Recomenda-se o envio da palavra-passe em separado, por exemplo, por SMS. Se o destinatário errar a palavra-passe demasiadas vezes, terá de aguardar antes de tentar novamente. A janela de partilha apresenta as ligações ativas do ficheiro, permitindo revogar qualquer uma delas a qualquer momento.
Ligações com validade e encriptação de ponta a ponta
Por vezes, precisa de enviar um ficheiro uma única vez e não quer que ele fique guardado em lado nenhum depois disso. É para isso que serve o separador Links temporários. Adiciona um ficheiro e define quando o link deixa de funcionar: após um determinado número de transferências (de 1 a 100) ou após um período de tempo (de 5 minutos a 30 dias), consoante o que ocorrer primeiro. Em seguida, escolhe a proteção:
- Qualquer pessoa com o link pode transferir o ficheiro.
- Protegido por palavra-passe: o destinatário também precisa de uma palavra-passe que envia em separado. Após cinco tentativas erradas, o link fica bloqueado durante 15 minutos.
- Encriptado ponto a ponto: o ficheiro e o respetivo nome são encriptados no seu navegador antes de serem enviados.
Com a encriptação ponto a ponto, o LiteTMS guarda apenas dados encriptados. O sistema nunca recebe a palavra-passe, pelo que nem nós nem ninguém consegue abrir o ficheiro ou repor a palavra-passe. O destinatário introduz a palavra-passe na página do link, e apenas o navegador dele desencripta o ficheiro. Isso funciona nos dois sentidos: se a palavra-passe se perder, o ficheiro não poderá ser aberto, razão pela qual o formulário solicita que confirme que compreende este ponto. A palavra-passe precisa de pelo menos 8 carateres, e o LiteTMS pode sugerir uma opção segura. A encriptação exige uma ligação segura (https).
Também pode optar por receber notificações a cada transferência. Quando o link expira, o ficheiro é eliminado do LiteTMS: imediatamente após a última transferência permitida ou no prazo de 15 minutos após o limite de tempo terminar. Também pode desativar um link manualmente antes do tempo. Os links expirados permanecem na sua lista durante mais 30 dias.
O administrador vê todos os links
No painel de administração, o Repositório de ficheiros apresenta todos os ficheiros da empresa, incluindo os anexados a pedidos de transporte, veículos ou fichas de motoristas e colaboradores. Também lista todos os links de partilha ativos e links temporários, e o administrador pode desativar qualquer um deles de imediato. Ficheiros encriptados ponto a ponto não podem ser abertos por ninguém através do painel, incluindo o administrador. Um ficheiro eliminado pode ser recuperado em Eliminados recentemente até que o período de retenção expire.
O que está incluído no preço
O Repositório de ficheiros faz parte do LiteTMS e não requer qualquer módulo adicional. Os ficheiros utilizam o espaço de armazenamento da sua empresa: inclui uma quota base de armazenamento e cada GB adicional é faturado de acordo com a tarifa indicada no painel.
Registe a sua empresa, adicione uma instrução ao repositório e envie-a para o telemóvel do motorista selecionando o veículo. Prefere esclarecer as suas dúvidas connosco? Entre em contacto.
Perguntas frequentes
- Como envio um ficheiro para o telemóvel de um motorista no LiteTMS?
- No Repositório de ficheiros, abra o separador Aplicação móvel, adicione o ficheiro com um título e selecione motoristas, veículos ou semirreboques. O motorista encontra o ficheiro na app LiteTMS Mobile em Documentos, Partilhados pelo escritório, sendo que a seleção de um veículo partilha o documento com os motoristas atualmente associados a esse veículo.
- O motorista consegue abrir o ficheiro sem rede móvel?
- Sim, desde que a aplicação já o tenha transferido previamente: um ficheiro transferido permanece no telemóvel. Novos ficheiros e alterações são sincronizados assim que o telemóvel estiver ligado à internet.
- Como partilho um ficheiro com um cliente através de palavra-passe?
- Clique em Partilhar no ficheiro pretendido, defina a data de expiração do link, opcionalmente um limite de transferências, e introduza ou gere uma palavra-passe. É recomendável enviar o link e a palavra-passe através de canais separados.
- O que significa a encriptação ponto a ponto no LiteTMS?
- O ficheiro e o seu nome são encriptados no seu navegador antes de chegarem ao LiteTMS, e apenas o navegador do destinatário os desencripta após a inserção da palavra-passe. O LiteTMS nunca recebe a palavra-passe, pelo que não tem forma de abrir o ficheiro nem de recuperar uma palavra-passe esquecida.
- O ficheiro associado a um link temporário continua guardado no servidor?
- Não. Assim que o link expira, o ficheiro é eliminado do LiteTMS: de imediato após a última transferência permitida ou no prazo de 15 minutos após o fim do prazo definido.
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