Kus see fail on? Failihoidla süsteemis LiteTMS

LiteTMSis asuvad teie ettevõtte failid ühes kindlas kohas: failihoidlas. Seal hoitakse privaatseid faile, ettevõtte faile ja jagatud meeskonnaruume. Sealt saate saata juhendi otse autojuhi telefoni, valides lihtsalt sõiduki, mida ta juhib; anda kliendile lingi, mis lakkab töötamast pärast määratud aega või allalaadimiste arvu ning võib nõuda parooli; samuti krüpteerida konfidentsiaalse faili brauseris otspunktkrüpteerimisega enne, kui see üldse LiteTMSi jõuab. LiteTMS ei saa selle faili parooli mitte kunagi.

Video on poolakeelse heliga ja poolakeelsete subtiitritega.

Sama fail viies kohas

Lyoni mahalaadimisjuhend saabus kliendilt e-postiga. Keegi suunas selle edasi, keegi viskas vestlusesse, keegi salvestas töölauale nimega „instruction_final”, parandas seejärel broneeringu aega ja salvestas nimega „instruction_final_v2”. Autojuht sai ühe neist versioonidest ning kirjutab järgmisel päeval uuesti, et seda küsida, sest ei leia faili üles. Ja küsib, milline neist on kehtiv.

Lepingute ja hinnapakkumistega on samamoodi, ainult et kaalul on rohkem: teie veohindade või ettevõtte andmetega fail liigub manustes, mida keegi ei kustuta. Failihoidla ei nõua uut harjumust. See nõuab vaid seda, et failil oleks üks kindel koht, kust see teele pannakse.

Üks hoidla: privaatsed failid, ettevõtte failid ja meeskonnaruumid

Leiate Failihoidla külgmenüüst. Sellel on mõned vahekaardid:

• Privaatne: failid, mida näete ainult teie.
• Ettevõte: failid kõigile, kellel on hoidlale juurdepääs, näiteks hinnakirjad, territooriumi sisekorraeeskirjad, kindlustuspoliisid või dokumendimallid.
• Ruumid: jagatud alad valitud töötajatele, näiteks „Dispetšerid” või „Arveldus”. Loote ruumi, annate sellele nime ja valite liikmed, ning iga ruum saab oma vahekaardi.

Lisage faile neid lohistades või nupu Laadi üles abil: PDF-e, fotosid (JPEG, PNG, WebP), Wordi dokumente ja tabelarve (CSV, XLS, XLSX) kuni ettevõtte määratud mahupiiranguni. Igal failil võib olla kategooria ning nimekirjast saab otsida failinime või lisaja järgi. Rollipõhised õigused määravad, kes tohib faile üles laadida, muuta, kustutada ja jagada.

Juhend otse autojuhi telefonisse

Vahekaart Mobiilirakendus saadab faili rakendusse LiteTMS Mobile. Lisate faili, pealkirja ja kirjelduse, näiteks „Ramp 4, broneering alates 7.30”. Saate määrata, millal fail kättesaadavaks muutub ja millal see aegub. Seejärel valite saajad: kõik autojuhid või valitud juhid, kõik veokid või valitud veokid, kõik haagised või valitud haagised.

Veoki valimine on eriti mugav. Te ei pea meeles pidama, kes täna veokiga PO 7315K sõidab: fail jõuab juhtideni, kes on parajasti sellele veokile või haagisele määratud.

Autojuht leiab faili rakenduses LiteTMS Mobile jaotisest Dokumendid, alamjaotisest Kontori jagatud. Rakendus laadib selle kontoriga sünkroonides automaatselt alla ja allalaaditud faili juures kuvatakse märge „Valmis”. Fail jääb telefoni mällu, seega avaneb see ka seal, kus levi puudub. Uute failide ja muudatuste vastuvõtmiseks on siiski vaja internetiühendust.

Kui juhend on aegunud, tühistage selle avaldamine või eemaldage see rakendusest. Määratud telefonid kustutavad selle järgmisel sünkroonimisel ja autojuht näeb selle kõrval märget „Kontor eemaldas”.

Link kliendile: aegumistähtaja, allalaadimispiirangu ja parooliga

Igal hoidlas oleval failil on nupp Jaga. See loob lingi, mida saab seadistada kolme väljaga:

• Link aegub pärast: 1, 6 või 24 tundi, 3, 7 või 30 päeva või mitte kunagi.
• Maksimaalselt allalaadimisi: näiteks 3. Piiranguta jätmiseks jätke tühjaks.
• Paroolikaitse: sisestage oma parool või genereerige see ühe klõpsuga.

Kopeerige link ja saatke see mis tahes viisil. Parool tasub saata eraldi, näiteks SMS-iga. Kui saaja sisestab vale parooli liiga mitu korda, peab ta enne uut katset ootama. Jagamisaknas kuvatakse faili aktiivsed lingid ja saate neist igaühe igal ajal kehtetuks tunnistada.

Aeguvad lingid ja otspunktkrüpteerimine

Mõnikord on vaja saata fail vaid ühe korra ja te ei soovi, et see pärast kuhugi vedelema jääks. Just selleks on vahekaart Aeguvad lingid. Lisate ühe faili ja otsustate, millal link lakkab töötamast: pärast kindlat allalaadimiste arvu (1 kuni 100) või teatud aja möödudes (5 minutit kuni 30 päeva), olenevalt sellest, kumb tingimus täitub varem. Seejärel valite kaitsetaseme:

• Kõik, kellel on link, saavad faili alla laadida.
• Parooliga kaitstud: saajal on vaja ka parooli, mille saadate eraldi. Pärast viit valet katset lukustub link 15 minutiks.
• Otsast lõpuni krüpteeritud: fail ja selle nimi krüpteeritakse teie veebibrauseris enne väljasaatmist.

Otsast lõpuni krüpteerimise korral salvestab LiteTMS ainult krüpteeritud andmeid. Parool ei jõua kunagi süsteemi, mistõttu ei saa meie ega keegi teine faili avada ega parooli lähtestada. Saaja sisestab parooli lingi lehel ning faili dekrüpteerib üksnes tema veebibrauser. Sellel on kaks külge: kui parool kaob, ei saa faili enam avada, mistõttu palub vorm kinnitada, et olete sellest teadlik. Parool peab olema vähemalt 8 tähemärki pikk ja LiteTMS oskab soovitada tugevat parooli. Krüpteerimine nõuab turvalist ühendust (https).

Samuti saate tellida teavituse iga allalaadimise kohta. Kui lingi kehtivus lõpeb, kustutatakse fail LiteTMS-ist: kohe pärast viimast lubatud allalaadimist või 15 minuti jooksul pärast määratud aja möödumist. Lingi kehtivuse saate ka ise ennetähtaegselt lõpetada. Lõppenud lingid jäävad teie nimekirja veel 30 päevaks.

Administraator näeb kõiki linke

Administraatoripaneelis kuvab failivaramu kõiki ettevõtte faile, sealhulgas neid, mis on lisatud tellimustes ning sõidukite või töötajate kaartidel. Samuti on seal kirjas iga aktiivne jagamislink ja iga aeguv link ning administraator saab need igal ajal välja lülitada. Otsast lõpuni krüpteeritud faile ei saa seal avada mitte keegi, sealhulgas administraator. Kustutatud faili saab taastada jaotisest Hiljuti kustutatud, kuni säilitusperiood pole möödas.

Mida hind sisaldab

Failivaramu on LiteTMS-i tavapärane osa ega vaja eraldi moodulit. Failid kasutavad teie ettevõtte salvestusruumi: teatud maht sisaldub hinnas ning iga sellele lisanduvat gigabaiti arvestatakse paneelis näidatud tariifi alusel.

Registreerige oma ettevõte, pange üks juhend varamusse ja saatke see sõidukit valides juhi telefoni. Soovite seda meiega koos läbi teha? Võtke ühendust.

Korduma kippuvad küsimused

Kuidas saata fail LiteTMS-is juhi telefoni?

Avage failivaramus vahekaart Mobiilirakendus, lisage pealkirjaga fail ning valige juhid, sõidukid või haagised. Juht leiab selle LiteTMS Mobile'is jaotisest Dokumendid ja Kontori jagatud ning sõiduki valimisel jagatakse faili juhtidega, kes on parasjagu sellele sõidukile määratud.

Kas juht saab faili avada ka ilma levita?

Jah, kui rakendus on selle juba alla laadinud: allalaaditud fail jääb telefoni alles. Uued failid ja muudatused jõuavad kohale kohe, kui telefonil tekib internetiühendus.

Kuidas jagada faili kliendiga parooli abil?

Klõpsake faili juures nupul Jaga, määrake lingi aegumisaeg, soovi korral allalaadimiste piirang ning sisestage või genereerige parool. Link ja parool tasub saata eraldi kanalite kaudu.

Mida tähendab otsast lõpuni krüpteerimine LiteTMS-is?

Fail ja selle nimi krüpteeritakse teie brauseris enne LiteTMS-i jõudmist ning need dekrüpteerib alles saaja brauser pärast parooli sisestamist. LiteTMS ei saa parooli kunagi kätte, mistõttu ei saa süsteem faili avada ega kaotatud parooli taastada.

Kas aeguvast lingist pärit fail jääb serverisse alles?

Ei. Kui lingi kehtivusaeg lõpeb, kustutatakse fail LiteTMS-ist: kohe pärast viimast lubatud allalaadimist või 15 minuti jooksul pärast aja täistiksumist.