Gdzie jest ten plik? Repozytorium plików w LiteTMS

W LiteTMS pliki firmy mają jedno miejsce: Repozytorium plików. Trzymasz w nim pliki prywatne, firmowe i wspólne przestrzenie zespołu. Stamtąd instrukcję wyślesz prosto na telefon kierowcy, wybierając auto, którym jedzie. Klientowi dasz link, który przestanie działać po wybranym czasie albo liczbie pobrań i może wymagać hasła. A poufny plik zaszyfrujesz end-to-end jeszcze w przeglądarce, zanim w ogóle trafi do LiteTMS. Hasła do niego LiteTMS nie dostaje i nie zna.

Ten sam plik w pięciu miejscach

Instrukcja rozładunku dla Lyonu przyszła od klienta mailem. Ktoś przesłał ją dalej, ktoś wrzucił na czat, ktoś zapisał na pulpicie jako „instrukcja_final”, a potem poprawił adres awizacji i zapisał „instrukcja_final_v2”. Kierowca dostał jedną z tych wersji i dzień później pisze, żeby wysłać mu ją jeszcze raz, bo nie może jej znaleźć. I pyta, która jest aktualna.

Z umowami i ofertami bywa podobnie, tylko stawka jest wyższa: plik z cenami albo danymi firmy krąży w załącznikach, których nikt potem nie usuwa. Repozytorium plików nie wymaga nowego nawyku. Wymaga tylko, żeby plik miał jedno miejsce, z którego potem idzie dalej.

Jedno repozytorium: prywatne, firmowe i przestrzenie zespołu

Repozytorium plików znajdziesz w menu bocznym. Ma kilka zakładek:

• Prywatne: pliki, które widzisz tylko Ty.
• Firmowe: pliki dla wszystkich, którzy mają dostęp do repozytorium, na przykład cenniki, regulaminy, polisy czy wzory dokumentów.
• Przestrzenie: wspólne miejsca dla wybranych osób, na przykład „Spedycja” albo „Rozliczenia”. Przestrzeń tworzysz, nadajesz jej nazwę i wybierasz członków, a każda ma w repozytorium swoją zakładkę.

Pliki dodajesz przeciągnięciem albo przyciskiem Prześlij: PDF, zdjęcia (JPEG, PNG, WebP), dokumenty Word i arkusze (CSV, XLS, XLSX), do limitu rozmiaru ustawionego w firmie. Każdemu plikowi możesz nadać kategorię, a listę przeszukasz po nazwie pliku albo po osobie, która go dodała. W uprawnieniach ról ustawiasz, kto może przesyłać, edytować, usuwać i udostępniać pliki.

Instrukcja prosto na telefon kierowcy

Zakładka Aplikacja mobilna wysyła plik do LiteTMS Mobile. Dodajesz jeden plik, tytuł i opis, na przykład „Rampa 4, awizacja od 7:30”. Możesz ustawić, od kiedy plik ma być dostępny i kiedy wygasa. Potem wybierasz, komu go udostępnić: wszystkim kierowcom albo wybranym, wszystkim pojazdom albo wybranym, wszystkim naczepom albo wybranym.

Wybór pojazdu jest tu najwygodniejszy. Nie musisz pamiętać, kto dziś jedzie PO 7315K: plik trafia do kierowców, którzy są aktualnie przypisani do tego pojazdu albo naczepy.

Kierowca znajduje plik w LiteTMS Mobile, w Dokumentach, w sekcji Udostępnione przez biuro. Aplikacja pobiera go sama, gdy zsynchronizuje się z biurem, a gotowy plik ma przy sobie status „Gotowy”. Pobrany plik zostaje w telefonie, więc otworzy się także tam, gdzie akurat nie ma zasięgu. Nowe pliki i zmiany potrzebują połączenia z internetem.

Gdy instrukcja przestanie być aktualna, cofasz publikację albo usuwasz plik z aplikacji. Przypisane telefony usuną go przy najbliższej synchronizacji, a kierowca zobaczy przy nim „Usunięto przez biuro”.

Link dla klienta: z datą ważności, limitem pobrań i hasłem

Przy każdym pliku w repozytorium jest przycisk Udostępnij. Tworzy link, który ustawiasz w trzech polach:

• Link wygasa po: 1, 6 albo 24 godzinach, po 3, 7 albo 30 dniach, albo nigdy.
• Maks. pobrań: na przykład 3. Puste pole oznacza brak limitu.
• Ochrona hasłem: wpisujesz własne hasło albo generujesz je jednym przyciskiem.

Link kopiujesz i wysyłasz, jak chcesz. Hasło najlepiej wysłać osobno, na przykład SMS-em. Odbiorca, który wpisze złe hasło zbyt wiele razy, musi odczekać, zanim spróbuje ponownie. W oknie udostępniania widzisz aktywne linki do pliku i każdy możesz unieważnić.

Linki wygasające i szyfrowanie end-to-end

Czasem plik trzeba komuś wysłać raz i nie chcesz, żeby po tym gdziekolwiek został. Do tego służy zakładka Linki wygasające. Dodajesz jeden plik i decydujesz, kiedy link przestanie działać: po określonej liczbie pobrań (od 1 do 100) albo po określonym czasie (od 5 minut do 30 dni), zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. Potem wybierasz ochronę:

• Każdy, kto ma link może pobrać plik.
• Chroniony hasłem: odbiorca potrzebuje też hasła, które wyślesz osobno. Po pięciu błędnych próbach link blokuje się na 15 minut.
• Szyfrowanie end-to-end: plik i jego nazwa są szyfrowane w Twojej przeglądarce, zanim zostaną wysłane.

Przy szyfrowaniu end-to-end LiteTMS przechowuje tylko zaszyfrowane dane. Hasła nie dostaje nigdy, więc ani my, ani nikt inny nie otworzy pliku i nie zresetuje hasła. Odbiorca wpisuje je na stronie linku, a plik odszyfrowuje dopiero jego przeglądarka. To działa w obie strony: jeśli hasło zginie, pliku nie da się otworzyć, dlatego formularz prosi o potwierdzenie, że to rozumiesz. Hasło musi mieć co najmniej 8 znaków, a LiteTMS może zaproponować silne. Szyfrowanie wymaga bezpiecznego połączenia (https).

Możesz też włączyć powiadomienie o każdym pobraniu. Gdy link wygaśnie, plik zostaje usunięty z LiteTMS: po ostatnim dozwolonym pobraniu od razu, a po upływie czasu w ciągu 15 minut. Link możesz też zakończyć wcześniej sam. Zakończone linki zostają na Twojej liście jeszcze przez 30 dni.

Administrator widzi wszystkie linki

W panelu administratora Repozytorium plików pokazuje wszystkie pliki firmy, także te dodane w zleceniach, kartach pojazdów czy pracowników. Są tam też wszystkie aktywne linki udostępniania i wszystkie linki wygasające. Każdy link administrator może wyłączyć od razu. Plików zaszyfrowanych end-to-end nie otworzy jednak nikt, również administrator. Usunięty plik da się przywrócić w sekcji Ostatnio usunięte, dopóki nie minie okres przechowywania.

Co jest w cenie

Repozytorium plików jest częścią LiteTMS i nie wymaga osobnego modułu. Pliki zajmują przestrzeń dyskową firmy: część przestrzeni jest w cenie, a każdy GB ponad nią jest rozliczany według cennika widocznego w panelu.

Zarejestruj firmę, wrzuć do repozytorium jedną instrukcję i wyślij ją na telefon kierowcy przez wybór auta. Wolisz przejść przez to z nami? Napisz do nas.