O dosya nerede? LiteTMS bünyesinde File Repository

LiteTMS'te şirketinizin dosyaları tek bir yerde toplanır: Dosya Deposu. Burada kişisel dosyalar, şirket geneline açık dosyalar ve ortak ekip alanları yer alır. Buradan, sürücünün kullandığı aracı seçerek doğrudan telefonuna bir talimat gönderebilir, müşterinize belirli bir süre veya indirme sayısı sonunda geçerliliğini yitiren ve parola sorabilen bir bağlantı verebilir ve gizli bir dosyayı LiteTMS'e ulaşmadan önce tarayıcınızda uçtan uca şifreleyebilirsiniz. LiteTMS bu dosyanın parolasını asla görmez.

Video Lehçe seslendirmeli ve Lehçe altyazılıdır.

Aynı dosya beş ayrı yerde

Lyon için boşaltma talimatı müşteriden e-postayla geldi. Biri bunu iletti, diğeri sohbete attı, bir başkası masaüstüne "talimat_son" olarak kaydetti; ardından rezervasyon saatini düzeltip "talimat_son_v2" yaptı. Sürücüye bu sürümlerden biri ulaştı ve ertesi gün dosyayı bulamadığı için tekrar istiyor. Üstelik hangisinin güncel olduğunu soruyor.

Sözleşmeler ve navlun teklifleri de aynı yoldan geçiyor, ancak burada risk daha büyük: Fiyatlarınızı veya şirket bilgilerinizi içeren bir dosya, kimsenin silmediği ekler halinde dolaşıp duruyor. Dosya Deposu sizden yeni bir alışkanlık edinmenizi istemiyor. Yalnızca dosyanın çıktığı tek bir merkez olmasını sağlıyor.

Tek bir depo: kişisel dosyalar, şirket dosyaları ve ekip alanları

Dosya Deposu seçeneğini yan menüde bulabilirsiniz. Birkaç sekmeden oluşur:

• Kişisel: Yalnızca sizin görebileceğiniz dosyalar.
• Şirket: Fiyat listeleri, tesis kuralları, sigorta poliçeleri veya evrak şablonları gibi depoya erişimi olan herkesin görebileceği dosyalar.
• Alanlar: "Dispeç" veya "Faturalama" gibi belirli kişilere özel ortak alanlar. Bir alan oluşturup adlandırır ve üyelerini seçersiniz; her alan kendi sekmesine sahip olur.

Dosyaları sürükleyip bırakarak veya Yükle seçeneğiyle ekleyin: PDF'ler, fotoğraflar (JPEG, PNG, WebP), Word belgeleri ve elektronik tablolar (CSV, XLS, XLSX) şirketinizin belirlediği boyut sınırına kadar yüklenebilir. Her dosyaya bir kategori atanabilir; listeyi dosya adına veya ekleyen kişiye göre arayabilirsiniz. Rol yetkileri kimin dosya yükleyebileceğini, düzenleyebileceğini, silebileceğini ve paylaşabileceğini belirler.

Doğrudan sürücünün telefonuna talimat

Mobil uygulama sekmesi bir dosyayı LiteTMS Mobile'a gönderir. Bir dosya, bir başlık ve örneğin "Rampa 4, rezervasyon 07:30'dan itibaren" şeklinde bir açıklama eklersiniz. Dosyanın ne zaman erişime açılacağını ve geçerliliğinin ne zaman biteceğini ayarlayabilirsiniz. Ardından kimin alacağını seçersiniz: tüm sürücüler veya seçilenler, tüm araçlar veya seçilenler, tüm dorseler veya seçilenler.

İşin en pratik yanı araç seçebilmektir. Bugün 34 ABC 123 plakalı çekiciyi kimin kullandığını hatırlamak zorunda kalmazsınız: Dosya, o araca veya dorseye o an atanmış olan sürücülere gider.

Sürücü dosyayı LiteTMS Mobile'da Belgeler altında, Ofis tarafından paylaşılanlar bölümünde bulur. Uygulama ofisle senkronize olduğunda dosyayı kendiliğinden indirir ve indirilen dosya "Hazır" olarak görünür. Dosya telefonda saklanır, böylece şebekenin çekmediği yerlerde de açılır. Yeni dosyalar ve değişiklikler için internet bağlantısı gerekmeye devam eder.

Talimat güncelliğini yitirdiğinde yayından kaldırın veya uygulamadan silin. Atanan telefonlar bir sonraki senkronizasyonda dosyayı siler ve sürücü dosyanın yanında "Ofis tarafından kaldırıldı" ifadesini görür.

Müşteri için geçerlilik süreli, indirme kotalı ve parolalı bağlantı

Depodaki her dosyanın bir Paylaş butonu vardır. Bu buton üç alanla yapılandırdığınız bir bağlantı oluşturur:

• Bağlantı Geçerlilik Süresi: 1, 6 veya 24 saat, 3, 7 veya 30 gün ya da süresiz.
• Maksimum İndirme Sayısı: Örneğin 3. Sınır olmaması için boş bırakın.
• Parola Koruması: Kendi parolanızı yazın veya tek tıkla otomatik oluşturun.

Bağlantıyı kopyalayıp dilediğiniz şekilde gönderin. Parolayı ayrı bir kanaldan, örneğin SMS ile iletmek en güvenlisidir. Hatalı parolayı çok fazla kez giren alıcı, yeniden denemek için belirli bir süre beklemek zorunda kalır. Paylaşım penceresinde dosyanın etkin bağlantıları listelenir ve dilediğinizi iptal edebilirsiniz.

Süreli bağlantılar ve uçtan uca şifreleme

Bazen bir dosyayı yalnızca bir kez göndermeniz gerekir ve sonrasında hiçbir yerde kalmasını istemezsiniz. Süreli bağlantılar sekmesi tam da bu amaçla tasarlanmıştır. Tek bir dosya eklersiniz ve bağlantının ne zaman geçerliliğini yitireceğine karar verirsiniz: belirli bir indirme sayısından sonra (1 ila 100) veya belirli bir sürenin ardından (5 dakika ila 30 gün), hangisi önce dolarsa. Ardından koruma yöntemini seçersiniz:

• Bağlantıya sahip olan herkes dosyayı indirebilir.
• Şifre korumalı: Alıcının ayrıca sizin ayrı olarak ilettiğiniz bir şifreye ihtiyacı olur. Beş hatalı denemenin ardından bağlantı 15 dakika boyunca kilitlenir.
• Uçtan uca şifreli: Dosya ve dosya adı, gönderilmeden önce doğrudan tarayıcınızda şifrelenir.

Uçtan uca şifrelemede LiteTMS yalnızca şifrelenmiş verileri saklar. Şifre sisteme hiçbir zaman ulaşmaz; bu nedenle ne biz ne de bir başkası dosyayı açabilir veya şifreyi sıfırlayabilir. Alıcı şifreyi bağlantı sayfasına yazar ve dosyanın şifresi yalnızca alıcının tarayıcısında çözülür. Bu durum iki tarafı keskin bir kılıç gibidir: Şifre kaybolursa dosya açılamaz; formun bunu anladığınızı onaylamanızı istemesinin nedeni de budur. Şifrenin en az 8 karakterden oluşması gerekir ve LiteTMS güçlü bir şifre önerebilir. Şifreleme güvenli bir bağlantı (https) gerektirir.

Ayrıca her indirme işleminde bildirim almayı da seçebilirsiniz. Bağlantının süresi dolduğunda dosya LiteTMS üzerinden silinir: İzin verilen son indirmeden hemen sonra veya süre bittiğinde 15 dakika içinde. İsterseniz bir bağlantıyı kendiniz de daha erken sonlandırabilirsiniz. Süresi dolan bağlantılar listenizde 30 gün daha kalır.

Yönetici her bağlantıyı görür

Yönetici panelinde Dosya Havuzu; siparişlerde, araç veya personel kayıtlarında eklenenler de dahil olmak üzere şirkete ait tüm dosyaları gösterir. Ayrıca tüm etkin paylaşım bağlantılarını ve süreli bağlantıları listeler; yönetici bunlardan dilediğini anında kapatabilir. Uçtan uca şifrelenmiş dosyalar, yönetici dahil hiç kimse tarafından açılamaz. Silinen bir dosya, saklama süresi dolana kadar Son Silinenler altından geri yüklenebilir.

Fiyata neler dahil?

Dosya Havuzu LiteTMS'in bir parçasıdır ve ayrı bir modül gerektirmez. Dosyalar şirketinizin depolama alanını kullanır: Belirli bir depolama alanı dahildir ve bu sınırın üzerindeki her GB, panelde gösterilen tarife üzerinden faturalandırılır.

Şirketinizi kaydettirin, havuza bir talimat ekleyin ve aracı seçerek bunu doğrudan şoförün telefonuna gönderin. Süreci bizimle birlikte incelemeyi mi tercih edersiniz? Bizimle iletişime geçin.