Týmový chat v LiteTMS: místnosti pro celou kancelář

LiteTMS nabízí týmový chat pro kancelář. Kolegové si mohou psát přímo mezi sebou nebo zakládat místnosti, například pro konkrétní trh, zákazníka či sklad, a sdílet v nich textové zprávy, PDF, fotografie i hlasové zprávy. Konverzace zůstává přímo v podnikovém TMS, na jedno kliknutí od objednávek, nikoli na soukromých telefonech a v různých externích komunikačních aplikacích.

Video má polský komentář.

Proč interní domluva končí mimo TMS

Spedice funguje na rychlých zprávách. Zákazník posunul vykládku na 14:00. Kdo vezme náklad z Hamburku? Kde je avízo o doručení? V mnoha dopravních kancelářích procházejí tyto zprávy přes WhatsApp, Slack nebo Discord, často ze soukromých účtů.

Tyto aplikace jsou pro běžný chat dobré. Potíž nastává, když má daná domluva význam i další den. Zůstane v telefonu jednoho člověka, ve vlákně, které zbytek kanceláře neotevře. Když má tento zaměstnanec dovolenou nebo po směně, kolegové složitě obvolávají ostatní, aby zjistili, co se zákazníkovi slíbilo, a konverzace není nijak propojená s firemním systémem.

Kolegové a místnosti v sekci Tým

Chat otevřete přes bublinu asistenta v pravém dolním rohu portálu nebo stiskem Ctrl+K (na Macu ⌘K) a výběrem položky Týmový chat. Přepínač v horní části má dvě sekce: Řidiči pro komunikaci s řidiči a Tým pro kancelář. Zprávy v sekci Tým zůstávají pouze mezi pracovníky kanceláře a řidiči k nim nemají přístup.

V seznamu Tým vidíte své kolegy a místnosti. Tečka u fotografie každého uživatele ukazuje, kdo je online, a v otevřené konverzaci se zobrazuje i čas jeho poslední aktivity. Přímou konverzaci můžete zahájit s kýmkoli ve firmě, kdo má k chatu přístup.

Místnost je skupinová konverzace, kterou si sami vytvoříte. Klikněte na Nová místnost, zadejte název (až 80 znaků), zaškrtněte kolegy, kteří v ní mají být, a klikněte na Vytvořit místnost. Místnost pojme až 100 členů. Uživatel, který ji založí, se stává jejím správcem a může přidávat či odebírat osoby a měnit název místnosti. Každý člen může místnost ztlumit nebo ji opustit, a pokud odejde poslední správce, přebírá tuto roli člen, který je v místnosti nejdéle.

Členové vidí celou historii místnosti. Když kolegu přidáte později, může si přečíst vše, co bylo dohodnuto před jeho příchodem. Kdo z místnosti odejde nebo je odebrán, o přístup k ní přichází.

Soubory, hlasové zprávy a překlady ve stejném vlákně

Místnost funguje stejně jako zbytek chatu v LiteTMS. Můžete poslat fotografii, video, PDF nebo zvukový soubor (jeden soubor na zprávu, volitelně s popiskem), případně nahrát hlasovou zprávu v délce až pět minut. Hlasové zprávy se automaticky přepisují na text, takže si je kolega může přečíst, i když si zrovna nemůže pustit zvuk.

Každou zprávu nebo přepis lze jedním kliknutím přeložit do jazyka, který má vaše společnost povolený. Pokud firma zapne automatický překlad chatu, zprávy od kolegů v cizím jazyce se při doručení překládají do preferovaných jazyků každého příjemce; vaše vlastní zprávy se pro vás nepřekládají. Podrobněji jsme se tomu věnovali v článku o překladech v chatu. Překlady a přepis jsou služby s využitím AI účtované podle spotřeby a přílohy se započítávají do kapacity úložiště souborů.

Stejné konverzace v LiteTMS Mobile

Uživatelé z kanceláře, kteří se přihlásí do LiteTMS Mobile, mají záložky pro řidiče i pro tým k dispozici také v aplikaci. Vidí v ní stejné kolegy i místnosti a novou místnost mohou založit přímo z telefonu. Při zapnutých oznámeních se nová zpráva v místnosti zobrazí jako push notifikace s názvem místnosti a odesílatelem, bez textu samotné zprávy. Ztlumená konverzace neposílá žádná oznámení a nezvyšuje počet nepřečtených zpráv. Část pro komunikaci s řidiči v telefonu popisujeme v článku o chatu s řidiči v mobilní aplikaci.

Pokud vaše domluvy v týmu dnes leží na soukromých telefonech, kontaktujte nás. Předvedeme vám týmový chat na zakázce přesně tak, jak ji řešíte každý den.