Teymisspjall í LiteTMS: spjallrásir fyrir alla skrifstofuna

LiteTMS býður upp á teymisspjall fyrir skrifstofuna. Samstarfsfólk getur sent hvert öðru bein skilaboð eða búið til rásir, til dæmis fyrir ákveðinn markað, viðskiptavin eða vöruhúsið, og deilt þar texta, PDF-skjölum, myndum og raddskilaboðum. Samtalið helst í TMS-kerfi fyrirtækisins, aðeins einum smelli frá flutningspöntunum, í stað þess að liggja í einkasímum og í aðskildum spjallforritum.

Talað er á pólsku í myndbandinu.

Hvers vegna samkomulag á skrifstofunni endar utan TMS-kerfisins

Flutningsmiðlun byggir á hröðum boðskiptum. Viðskiptavinurinn færði losun til kl. 14:00. Hver tekur farminn til Hamborgar? Hvar er afhendingartilkynningin? Á mörgum flutningaskrifstofum fara þessi skilaboð um WhatsApp, Slack eða Discord, oft úr einkaaðgöngum starfsmanna.

Þessi forrit henta ágætlega til spjalls. Vandamálin byrja þegar samkomulag skiptir máli daginn eftir. Þá liggja upplýsingarnar í síma eins starfsmanns, í spjallþræði sem aðrir á skrifstofunni geta ekki opnað. Þegar viðkomandi er í fríi eða ekki á vakt hringja samstarfsmenn út og suður til að komast að því hvað var lofað viðskiptavininum, og ekkert tengir samtalið við kerfi fyrirtækisins.

Samstarfsfólk og rásir undir flipanum Teymi

Opnið spjallið úr aðstoðarbólunni í neðra hægra horni vefgáttarinnar, eða ýtið á Ctrl+K (⌘K á Mac) og veljið Teymisspjall. Rofinn efst hefur tvær hliðar: Ökumenn fyrir samtöl við bílstjórana, og Teymi fyrir skrifstofuna. Skilaboð undir Teymi haldast milli starfsfólks á skrifstofu og ökumenn sjá þau aldrei.

Listinn yfir Teymi sýnir samstarfsmenn og rásir. Punktur á mynd hvers starfsmanns sýnir hver er tengdur, og í opnu samtali sést einnig hvenær viðkomandi var síðast virkur. Hægt er að hefja beint spjall við hvern sem er innan fyrirtækisins sem hefur aðgang að spjallinu.

Rás er hópsamtal sem þið stofnið sjálf. Smellið á Ný rás, sláið inn heiti (allt að 80 stafir), merkið við þá samstarfsmenn sem eiga að vera í henni og smellið á Stofna rás. Rás rúmar allt að 100 meðlimi. Sá sem stofnar hana verður stjórnandi og getur bætt við eða fjarlægt fólk og breytt heiti rásarinnar. Allir meðlimir geta þaggað niður í rás eða yfirgefið hana, og ef síðasti stjórnandinn fer tekur sá meðlimur við sem hefur verið lengst í rásinni.

Meðlimir sjá alla sögu rásarinnar. Þegar samstarfsmanni er bætt við síðar getur hann lesið hvað var samþykkt áður en hann kom inn. Hver sem fer eða er fjarlægður missir aðganginn.

Skrár, raddskilaboð og þýðing í sama þræði

Rás virkar eins og annað spjall í LiteTMS. Hægt er að senda mynd, myndband, PDF-skjal eða hljóðskrá (eina skrá í hverjum skilaboðum, ásamt valfrjálsum texta) eða taka upp allt að fimm mínútna raddskilaboð. Raddskilaboð eru rituð sjálfkrafa, svo samstarfsmaður sem getur ekki hlustað á hljóð strax getur samt lesið þau.

Hægt er að þýða hvaða skilaboð eða textun sem er með einum smelli yfir á tungumál sem fyrirtækið hefur virkjað. Ef fyrirtækið kveikir á sjálfvirkri spjallþýðingu eru skilaboð samstarfsmanna á öðru tungumáli þýdd yfir á tungumál hvers lesanda jafnóðum og þau berast; eigin skilaboð eru aldrei þýdd fyrir mann sjálfan. Við skrifuðum nánar um þetta í greininni um spjallþýðingar. Þýðing og textun eru gervigreindarþjónustur sem greitt er fyrir eftir notkun, og viðhengi teljast til gagnageymslu.

Sömu samtöl í LiteTMS Mobile

Skrifstofunotendur sem skrá sig inn í LiteTMS Mobile fá einnig flipa fyrir ökumenn og teymið þar. Sömu samstarfsmenn og rásir birtast og einnig er hægt að stofna rás úr símanum. Sé kveikt á tilkynningum birtast ný skilaboð í rás sem ýtitilkynning með heiti rásarinnar og sendanda, án sjálfs skilaboðatextans. Þaggað samtal sendir engar tilkynningar og bætist ekki við fjölda ólesinna skilaboða. Fjallað er um ökumannahlutann í símanum í færslunni um ökumannaspjall í smáforritinu.

Ef samkomulag teymisins fer fram í einkasímum í dag skuluð þið hafa samband. Við sýnum ykkur hvernig teymisspjall virkar við raunverulega flutningspöntun eins og þær sem þið afgreiðið á hverjum degi.

Algengar spurningar

Geta ökumenn séð skilaboð í teymisspjalli LiteTMS?

Nei. Teymisspjall er eingöngu fyrir skrifstofunotendur fyrirtækisins. Samtöl við ökumenn haldast á hlutanum Ökumenn í sama spjalli.

Hversu margir geta verið í spjallrás í teymisspjalli?

Allt að 100. Sá sem býr til rásina verður stjórnandi hennar og getur bætt við eða fjarlægt meðlimi og endurnefnt rásina.

Sér sá sem bætt er við rás síðar eldri skilaboð?

Já. Meðlimir rásar sjá alla sögu hennar, svo samstarfsmaður sem kemur síðar inn getur lesið hvað var samþykkt. Hver sem fer eða er fjarlægður missir aðganginn.

Get ég notað teymisspjall í símanum?

Já. Skrifstofunotendur eru með teymisflipa í LiteTMS Mobile með sömu samstarfsmönnum og rásum, og geta stofnað rásir þar. Ýtitilkynningar sýna heiti rásar og sendanda, en ekki texta skilaboðanna.

Er teymisspjall sérstök greidd viðbót?

Nei. Teymisspjall er hluti af LiteTMS og aðgangur stýrist af spjallheimildum í hlutverki notandans. Þýðing og ritun raddskilaboða eru gervigreindarþjónustur sem greitt er fyrir eftir notkun, og viðhengi teljast til gagnageymslu.