Timsko ćaskanje u LiteTMS-u: sobe za celu kancelariju

LiteTMS ima timsko ćaskanje za kancelariju. Kolege mogu direktno da razmenjuju poruke ili da prave sobe, na primer za određeno tržište, klijenta ili skladište, i u njima dele tekstove, PDF-ove, fotografije i glasovne poruke. Razgovor ostaje u TMS-u vaše kompanije, na samo klik od naloga, umesto na privatnim telefonima i u posebnim aplikacijama za poruke.

Video ima naraciju na poljskom jeziku.

Zašto dogovori iz kancelarije završavaju van TMS-a

Špedicija počiva na brzim porukama. Klijent je pomerio istovar na 14:00. Ko preuzima utovar za Hamburg? Gde je najava isporuke? U mnogim transportnim kancelarijama ove poruke idu preko aplikacija WhatsApp, Slack ili Discord, često sa privatnih naloga.

Te aplikacije su odlične za dopisivanje. Problem nastaje kada taj dogovor postane važan sutradan. Ostaje na telefonu jedne osobe, u prepisci koju ostatak kancelarije ne može da otvori. Kada je ta osoba na odmoru ili van smene, kolege redom zovu kako bi saznali šta je obećano klijentu, a ništa ne povezuje taj razgovor sa sistemom kompanije.

Kolege i sobe na kartici Tim u ćaskanju

Otvorite ćaskanje klikom na oblačić asistenta u donjem desnom uglu portala, ili pritisnite Ctrl+K (⌘K na Mac računaru) i izaberite Team chat. Prekidač na vrhu ima dve opcije: Drivers za razgovore sa vozačima i Team za kancelariju. Poruke na strani Team ostaju među zaposlenima u kancelariji, a vozači ih nikada ne vide.

Lista Team prikazuje vaše kolege i vaše sobe. Tačka na slici svakog korisnika pokazuje ko je na mreži, a otvoreni razgovor prikazuje i kada je ta osoba poslednji put bila aktivna. Možete započeti direktan razgovor sa bilo kim iz vaše kompanije ko ima pristup ćaskanju.

Soba je grupni razgovor koji sami kreirate. Kliknite na New room, unesite naziv (do 80 znakova), označite kolege koje treba da budu u njoj i kliknite na Create room. Soba može da primi do 100 članova. Ko god je kreira postaje njen administrator i može da dodaje ili uklanja članove i preimenuje sobu. Svaki član može da utiša obaveštenja za sobu ili da je napusti, a ako poslednji administrator izađe, upravljanje preuzima član koji je najduže u sobi.

Članovi vide celu istoriju sobe. Kada kolegu dodate naknadno, on može da pročita šta je dogovoreno pre nego što se pridružio. Svako ko napusti sobu ili bude uklonjen gubi pristup.

Fajlovi, glasovne poruke i prevod u istoj prepisci

Soba funkcioniše kao i ostatak ćaskanja u LiteTMS-u. Možete poslati fotografiju, video, PDF ili audio fajl (jedan fajl po poruci, uz opcioni opis) ili snimiti glasovnu poruku u trajanju do pet minuta. Glasovne poruke se transkribuju, pa kolega koji u tom trenutku ne može da pusti zvuk i dalje može da ih pročita.

Svaka poruka ili transkript mogu se jednim klikom prevesti na jezik koji je vaša kompanija omogućila. Ako kompanija uključi automatski prevod ćaskanja, poruke kolega na drugom jeziku prevode se na jezike svakog čitaoca čim stignu; vaše sopstvene poruke se nikada ne prevode za vas. O tome smo detaljnije pisali u članku o prevodima ćaskanja. Prevod i transkripcija su AI usluge koje se naplaćuju po utrošku, a prilozi se računaju u prostor za skladištenje fajlova.

Isti razgovori i u aplikaciji LiteTMS Mobile

Korisnici iz kancelarije koji se prijave na LiteTMS Mobile i tamo dobijaju kartice za vozače i za tim. Prikazuju se iste kolege i sobe, a soba se može kreirati i sa telefona. Kada su obaveštenja uključena, nova poruka u sobi prikazuje push obaveštenje sa nazivom sobe i pošiljaocem, bez teksta poruke. Utišan razgovor ne šalje obaveštenja i ne povećava broj nepročitanih poruka. Kartica za vozače na telefonu opisana je u objavi o ćaskanju sa vozačima u mobilnoj aplikaciji.

Ako se dogovori vašeg tima danas vode na privatnim telefonima, kontaktirajte nas. Pokazaćemo vam timsko ćaskanje na primeru naloga kakve svakodnevno obrađujete.