Teamchat i LiteTMS: rum til hele kontoret

LiteTMS har fået en teamchat til kontoret. Kolleger kan skrive direkte til hinanden eller oprette rum, for eksempel til et bestemt marked, en kunde eller lageret, og dele tekst, PDF'er, billeder og talebeskeder. Samtalen forbliver i virksomhedens TMS, kun et klik væk fra ordrerne, i stedet for på private telefoner og i separate besked-apps.

Videoen har polsk tale.

Hvorfor kontorets aftaler ender uden for TMS-systemet

Spedition drives af hurtige beskeder. Kunden har flyttet aflæsningen til kl. 14.00. Hvem tager læsset til Hamborg? Hvor er leveringsbeskeden? På mange transportkontorer sendes disse beskeder via WhatsApp, Slack eller Discord, ofte fra private konti.

De apps fungerer fint til chat. Problemerne opstår, når en aftale bliver vigtig en dag senere. Den ligger på en enkelt persons telefon, i en tråd som resten af kontoret ikke kan åbne. Når vedkommende holder fri eller har ferie, må kollegerne ringe rundt for at finde ud af, hvad kunden blev lovet, og intet forbinder samtalen med virksomhedens system.

Kolleger og rum under Team-fanen i chatten

Åbn chatten fra assistent-boblen i nederste højre hjørne af portalen, eller tryk på Ctrl+K (⌘K på Mac), og vælg Teamchat. Knappen øverst har to faner: Chauffører til samtaler med jeres chauffører og Team til kontoret. Beskeder under Team forbliver mellem kontorpersonalet, og chaufførerne ser dem aldrig.

Team-listen viser dine kolleger og dine rum. En prik på personens profilbillede viser, hvem der er online, og i en åben samtale fremgår det også, hvornår vedkommende sidst var aktiv. Du kan starte en direkte samtale med enhver i virksomheden, der har adgang til chatten.

Et rum er en gruppesamtale, som du selv opretter. Klik på Nyt rum, indtast et navn (op til 80 tegn), sæt flueben ved de kolleger, der skal være med, og klik på Opret rum. Et rum kan have op til 100 medlemmer. Den, der opretter det, bliver administrator og kan tilføje eller fjerne personer samt omdøbe rummet. Ethvert medlem kan slå lyden fra for et rum eller forlade det, og hvis den sidste administrator forlader rummet, overtager det medlem, der har været der længst.

Medlemmer kan se hele rummets historik. Hvis du tilføjer en kollega senere, kan vedkommende læse, hvad der blev aftalt forinden. Enhver, der forlader rummet eller fjernes, mister adgangen.

Filer, talebeskeder og oversættelse i samme tråd

Et rum fungerer ligesom resten af LiteTMS-chatten. Du kan sende et billede, en video, en PDF eller en lydfil (én fil pr. besked med valgfri billedtekst) eller optage en talebesked på op til fem minutter. Talebeskeder transskriberes automatisk, så en kollega, der ikke kan afspille lyd i øjeblikket, alligevel kan læse dem.

Enhver besked eller transskription kan oversættes med et enkelt klik til et sprog, som virksomheden har aktiveret. Hvis virksomheden slår automatisk chatoversættelse til, bliver kollegers beskeder på et andet sprog oversat til hver enkelt modtagers sprog, efterhånden som de modtages; dine egne beskeder bliver aldrig oversat for dig selv. Vi har skrevet mere om dette i artiklen om chatoversættelser. Oversættelse og transskription er AI-tjenester, der afregnes efter forbrug, og vedhæftede filer tæller med i lagerpladsen.

De samme samtaler i LiteTMS Mobile

Kontorbrugere, der logger ind på LiteTMS Mobile, får også faner til chauffører og til teamet dér. De samme kolleger og rum vises, og rum kan også oprettes direkte fra telefonen. Når notifikationer er slået til, viser en ny besked i et rum en push-meddelelse med rummets navn og afsenderen, uden selve beskedteksten. En samtale med dæmpet lyd sender ingen notifikationer og tæller ikke med blandt ulæste beskeder. Chaufførdelen på telefonen er beskrevet i artiklen om chaufførchat i mobilappen.

Hvis teamets aftaler i dag ligger på private telefoner, så kontakt os. Vi viser gerne, hvordan teamchat fungerer på en ordre magen til dem, I håndterer hver dag.