Timski chat u LiteTMS-u: sobe za cijeli ured

LiteTMS donosi timski chat za ured. Kolege mogu razmjenjivati izravne poruke ili otvarati sobe, primjerice za određeno tržište, klijenta ili skladište, te u njima dijeliti tekstualne poruke, PDF-ove, fotografije i glasovne bilješke. Razgovor ostaje unutar TMS-a vaše tvrtke, na samo jedan klik od naloga, umjesto na privatnim telefonima i u zasebnim aplikacijama za dopisivanje.

Videozapis ima naraciju na poljskom jeziku.

Zašto uredski dogovori završavaju izvan TMS-a

U špediciji sve ovisi o brzim porukama. Klijent je pomaknuo istovar na 14:00. Tko preuzima utovar za Hamburg? Gdje je najava isporuke? U mnogim prijevozničkim uredima te poruke prolaze kroz WhatsApp, Slack ili Discord, često s privatnih računa.

Te su aplikacije odlične za dopisivanje. Problem nastaje kada taj dogovor postane važan dan kasnije. Nalazi se na telefonu jedne osobe, u razgovoru koji ostatak ureda ne može otvoriti. Kada je ta osoba na godišnjem odmoru ili izvan smjene, kolege zovu uokolo kako bi saznali što je obećano klijentu, a ništa ne povezuje taj razgovor sa sustavom tvrtke.

Kolege i sobe na kartici Tim u chatu

Otvorite chat putem oblačića asistenta u donjem desnom kutu portala ili pritisnite Ctrl+K (⌘K na Macu) i odaberite Timski chat. Prekidač na vrhu ima dvije opcije: Vozači za razgovore s vašim vozačima i Tim za ured. Poruke na strani Tim ostaju među uredskim osobljem i vozači ih nikada ne vide.

Popis Tim prikazuje vaše kolege i vaše sobe. Točka na slici svake osobe pokazuje tko je na mreži, a otvoreni razgovor prikazuje i kada je ta osoba bila zadnji put aktivna. Možete započeti izravan razgovor sa svakim u tvrtki tko ima pristup chatu.

Soba je grupni razgovor koji sami postavite. Kliknite Nova soba, unesite naziv (do 80 znakova), označite kolege koji bi trebali biti u njoj i kliknite Izradi sobu. Soba prima do 100 članova. Tko god izradi sobu postaje njezin administrator te može dodavati ili uklanjati ljude i preimenovati sobu. Svaki član može utišati sobu ili je napustiti, a ako posljednji administrator izađe, ulogu preuzima član koji je najdulje u sobi.

Članovi vide cjelokupnu povijest sobe. Kada naknadno dodate kolegu, on može pročitati što je dogovoreno prije njegova dolaska. Svatko tko izađe ili bude uklonjen gubi pristup.

Datoteke, glasovne poruke i prijevod u istom razgovoru

Soba funkcionira kao i ostatak chata u LiteTMS-u. Možete poslati fotografiju, video, PDF ili audiozapis (jednu datoteku po poruci, uz neobavezni popratni tekst) ili snimiti glasovnu poruku u trajanju do pet minuta. Glasovne se poruke prepisuju u tekst, tako da ih kolega koji u tom trenutku ne može reproducirati zvuk ipak može pročitati.

Svaka poruka ili prijepis može se jednim klikom prevesti na jezik koji je vaša tvrtka omogućila. Ako tvrtka uključi automatski prijevod chata, poruke kolega na drugom jeziku prevode se na jezike svakog primatelja čim stignu; vaše se poruke nikada ne prevode vama samima. O tome smo detaljnije pisali u članku o prijevodima chata. Prevođenje i transkripcija su AI usluge koje se obračunavaju prema potrošnji, a prilozi se ubrajaju u prostor za pohranu datoteka.

Isti razgovori u aplikaciji LiteTMS Mobile

Uredski korisnici koji se prijave u LiteTMS Mobile i ondje dobivaju kartice za vozače i za tim. Prikazuju se isti kolege i sobe, a sobu je moguće izraditi i s telefona. Kada su obavijesti uključene, nova poruka u sobi prikazuje se kao push obavijest s nazivom sobe i pošiljateljem, bez teksta same poruke. Utišani razgovor ne šalje obavijesti i ne povećava broj nepročitanih poruka. Komunikacija s vozačima na mobitelu opisana je u objavi o chatu s vozačima u mobilnoj aplikaciji.

Ako dogovori vašeg tima danas stoje na privatnim telefonima, javite nam se. Pokazat ćemo vam timski chat na nalogu poput onih koje svakodnevno obrađujete.