Csapat-chat a LiteTMS-ben: szobák az egész irodának

A LiteTMS belső csapatszintű csevegőt kínál az irodának. A kollégák közvetlenül üzenhetnek egymásnak, vagy szobákat hozhatnak létre például egy-egy piac, kiemelt ügyfél vagy a raktár számára, ahol szöveges üzeneteket, PDF-eket, fotókat és hangüzeneteket oszthatnak meg. A beszélgetés így a vállalat saját TMS rendszerében marad, egyetlen kattintásra a fuvaroktól, ahelyett hogy privát telefonokon és különálló csevegőalkalmazásokban szóródna szét.

A videó lengyel nyelvű narrációval készült.

Miért kerülnek az irodai megállapodások a TMS-en kívülre?

A fuvarszervezés a gyors üzenetváltásokon múlik. Az ügyfél 14:00-ra módosította a lerakást. Ki vállalja a hamburgi fuvart? Hol van a szállítási értesítő? Sok fuvarirodában ezek az üzenetek WhatsAppon, Slacken vagy Discordon futnak, gyakran privát fiókokból.

Ezek az alkalmazások kiválóak kötetlen beszélgetésre. A gond akkor kezdődik, amikor egy megállapodás másnap válik fontossá. Ilyenkor ott lapul valakinek a telefonján egy olyan üzenetláncban, amelyet az iroda többi tagja nem tud megnyitni. Amikor az illető szabadságon van vagy épp nincs műszakban, a kollégák körbetelefonálnak, hogy kiderítsék, mit ígértek az ügyfélnek, ráadásul semmi sem köti össze a beszélgetést a vállalat rendszerével.

Kollégák és szobák a chat Csapat oldalán

Nyissa meg a csevegést a portál jobb alsó sarkában található asszisztens buborékból, vagy nyomja meg a Ctrl+K (Macen ⌘K) billentyűkombinációt, és válassza a Csapat-chat lehetőséget. A felső kapcsolónak két oldala van: Sofőrök a gépkocsivezetőkkel folytatott beszélgetésekhez, Csapat az irodának. A Csapat oldalon lévő üzenetek az irodai munkatársak között maradnak, a sofőrök soha nem látják őket.

A Csapat listában a kollégák és a szobák jelennek meg. A profilképen látható pont jelzi, ki érhető el, a megnyitott beszélgetésben pedig az is látszik, mikor volt utoljára aktív az adott személy. A vállalaton belül bárkivel kezdeményezhet közvetlen beszélgetést, aki rendelkezik chat-hozzáféréssel.

A szoba egy olyan csoportos beszélgetés, amelyet önállóan hozhat létre. Kattintson az Új szoba gombra, adjon meg egy legfeljebb 80 karakteres nevet, pipálja be a hozzáadni kívánt munkatársakat, majd kattintson a Szoba létrehozása gombra. Egy szobában legfeljebb 100 tag lehet. Aki létrehozza, az lesz a szoba adminisztrátora: ő adhat hozzá és távolíthat el tagokat, valamint átnevezheti a szobát. Bármelyik tag elnémíthatja a szobát vagy kiléphet belőle, és ha az utolsó adminisztrátor is kilép, a legrégebbi tag veszi át a szerepét.

A tagok látják a szoba teljes előzményét. Ha később ad hozzá egy kollégát, ő is el tudja olvasni a csatlakozása előtt született megállapodásokat. Aki kilép vagy akit eltávolítanak, az elveszíti a hozzáférését.

Fájlok, hangüzenetek és fordítás ugyanabban az üzenetláncban

A szoba ugyanúgy működik, mint a LiteTMS csevegő többi része. Küldhet fényképet, videót, PDF-et vagy hangfájlt (üzenetenként egy fájlt, tetszőleges kísérőszöveggel), vagy rögzíthet akár ötperces hangüzenetet is. A hangüzeneteket a rendszer automatikusan leírja szöveggé, így az a munkatárs is azonnal elolvashatja őket, aki épp nem tud hangot lejátszani.

Bármely üzenet vagy leirat egyetlen kattintással lefordítható a vállalat által engedélyezett nyelvek valamelyikére. Ha a cég bekapcsolja az automatikus chat-fordítást, a kollégák idegen nyelvű üzenetei beérkezéskor azonnal megjelennek a fogadó fél saját nyelvén; a saját üzeneteit a rendszer természetesen sosem fordítja le. Erről részletesebben a chat-fordításokról szóló cikkben írtunk. A fordítás és az átírás használatalapú mesterségesintelligencia-szolgáltatás, a csatolmányok pedig a fájltárhely kapacitásába számítanak bele.

Ugyanezek a beszélgetések a LiteTMS Mobile alkalmazásban

Azok az irodai felhasználók, akik bejelentkeznek a LiteTMS Mobile alkalmazásba, a telefonjukon is külön fület találnak a sofőröknek és a csapatnak. Ugyanazok a kollégák és szobák jelennek meg, és új szoba telefonról is létrehozható. Bekapcsolt értesítések mellett a szobába érkező új üzenetről push-értesítés érkezik a szoba nevével és a feladóval, anélkül hogy a szöveg megjelenne a kijelzőn. A némított beszélgetések nem küldenek értesítést, és nem növelik az olvasatlan üzenetek számát. A telefonos sofőroldal részleteiről a mobilalkalmazáson belüli sofőr-chatről szóló bejegyzésben olvashat.

Ha csapata megállapodásai ma még privát telefonokon rejtőznek, vegye fel velünk a kapcsolatot. Szívesen bemutatjuk a csapat-chat működését olyan fuvarfeladatokon, amilyeneket Önök is nap mint nap kezelnek.

GYIK

Láthatják a sofőrök a LiteTMS csapat-chat üzeneteit?

Nem. A csapat-chat kizárólag a vállalat irodai felhasználói számára érhető el. A gépkocsivezetőkkel folytatott megbeszélések a csevegő külön, Sofőrök elnevezésű oldalán zajlanak.

Hány ember lehet egy csapat-chat szobában?

Legfeljebb 100 fő. A szobát létrehozó felhasználó lesz az adminisztrátor, aki tagokat adhat hozzá, távolíthat el, valamint átnevezheti a szobát.

Látja a korábbi üzeneteket az, akit később adnak hozzá a szobához?

Igen. A szoba tagjai a teljes előzményt látják, így a később csatlakozó kolléga is el tudja olvasni a korábbi egyeztetéseket. Aki kilép vagy akit eltávolítanak, elveszíti a hozzáférését.

Használhatom a csapat-chatet a telefonomon?

Igen. Az irodai felhasználók a LiteTMS Mobile alkalmazásban is találnak egy csapat fület ugyanazokkal a kollégákkal és szobákkal, és szobákat is létrehozhatnak ott. A push-értesítések a szoba nevét és a feladót jelzik, az üzenet tényleges szövegét nem.

A csapat-chat külön fizetős modul?

Nem. A csapat-chat a LiteTMS szerves része, a hozzáférés a felhasználói szerepkörben beállított chat-jogosultságokból adódik. A fordítás és a hangüzenetek szöveges átírása használatalapú AI-szolgáltatás, a csatolmányok pedig a fájltárhelybe számítanak bele.