LiteTMSには、オフィス内で使えるチームチャット機能が備わっています。同僚同士で直接メッセージを送り合えるほか、特定の市場、顧客、倉庫などに応じた「ルーム」を作成し、テキスト、PDF、写真、音声メモを共有できます。やり取りは個人のスマートフォンや別々のメッセージアプリに分散せず、案件データのすぐ隣にある社内TMS上にすべて集約されます。
本動画の音声はポーランド語です。
社内の取り決めがTMSの外に残ってしまう理由
利用運送や配車の現場は、スピード重視のやり取りで動いています。「荷受人が荷降ろしを14:00に変更した」「ハンブルク行きの案件は誰が受けるか」「配達連絡票はどこにあるか」。多くの運送オフィスでは、こうしたメッセージが個人のアカウントを使ってWhatsApp、Slack、Discordなどでやり取りされています。
それらのアプリは普段の雑談には便利です。しかし問題は、翌日以降にその合意事項を確認する必要が生じたときに起こります。取り決めの内容は担当者個人のスマートフォンにしか残っておらず、オフィスの他のスタッフは確認できません。その担当者が休暇やシフト休に入ると、顧客と何を約束したのかを確かめるために電話をかけ回ることになり、会話の記録が社内システムに一切紐づいていないという事態に陥ります。
チャットの「チーム」画面で同僚やルームを管理
ポータルの右下にあるアシスタントの吹き出しをクリックするか、Ctrl+K（Macの場合は⌘K）を押して「チームチャット」を選択するとチャット画面が開きます。上部の切り替えスイッチには2つの画面があります。ドライバーとの連絡に使う「ドライバー」と、オフィス内で使う「チーム」です。「チーム」側のメッセージはオフィスのスタッフ間だけで共有され、ドライバーに表示されることは一切ありません。
「チーム」一覧には、同僚と参加中のルームが表示されます。各ユーザーのアバターにあるドットでオンライン状態がわかり、会話画面を開くと最終アクティブ時刻も確認できます。チャットへのアクセス権限を持つ社内のすべてのスタッフと、個別にダイレクトメッセージを開始できます。
ルームとは、各自で自由に作成できるグループ会話です。「新規ルーム」をクリックし、名前（最大80文字）を入力し、参加させる同僚にチェックを入れて「ルームを作成」をクリックします。1つのルームには最大100名まで参加可能です。ルームを作成したユーザーが管理者となり、メンバーの追加や削除、ルーム名の変更を行えます。各メンバーはルームをミュートしたり退出したりでき、最後の管理者が退出した場合は、そのルームに最も長く在籍しているメンバーが管理権限を引き継ぎます。
メンバーはルーム内のすべての過去ログを閲覧できます。後から参加した同僚でも、参加前に取り決められた内容を最初から確認することが可能です。ルームを退出した人や削除された人はアクセス権を失います。
ファイル、音声メモ、翻訳を同じスレッド内で活用
ルームはLiteTMSの他のチャット機能と同様に操作できます。写真、動画、PDF、音声ファイルを送信したり（1メッセージにつき1ファイル、キャプション入力可）、最大5分間の音声メモを録音したりできます。音声メモは自動でテキストに書き起こされるため、その場で音声を再生できない環境にいる同僚でも内容をすぐに把握できます。
メッセージや文字起こしテキストは、社内で有効化されている言語へワンクリックで翻訳できます。会社全体でチャットの自動翻訳を有効にしている場合、他の言語で届いた同僚のメッセージは、各閲覧者が設定している言語へ受信時に自動翻訳されます（自分が送信したメッセージは翻訳されません）。詳細については、チャット翻訳機能についての記事をご覧ください。なお、翻訳と音声の文字起こしは従量課金のAIサービスであり、添付ファイルはファイルストレージ容量にカウントされます。
LiteTMS Mobileでも同じチャットを利用可能
LiteTMS Mobileにログインしたオフィスのユーザーも、アプリ上でドライバー向けとチーム向けのタブを利用できます。同じ同僚やルームが表示され、スマートフォンから直接ルームを新規作成することも可能です。通知をオンにしておくと、ルームに新しいメッセージが届いた際にルーム名と送信者がプッシュ通知で表示されます（メッセージ本文は表示されません）。ミュートしたスレッドからは通知が届かず、未読件数にも加算されません。スマートフォンでのドライバー側チャットの仕組みについては、モバイルアプリでのドライバーチャットの記事で解説しています。
社内の取り決めが個人のスマートフォンに埋もれてしまっている場合は、ぜひお問い合わせください。日常の配車業務に即したチームチャットの活用方法をデモでご案内します。
よくある質問
- ドライバーはLiteTMSチームチャットのメッセージを閲覧できますか？
- いいえ、閲覧できません。チームチャットは社内のオフィスユーザー専用です。ドライバーとのやり取りは、同じチャット内の「ドライバー」タブ側で完全に区別されます。
- チームチャットのルームには何人まで参加できますか？
- 最大100名まで参加できます。ルームを作成したユーザーが管理者となり、メンバーの追加・削除やルーム名の変更を行えます。
- 後からルームに追加されたメンバーも過去のメッセージを見られますか？
- はい、見られます。ルームのメンバーはすべての過去ログを閲覧できるため、後から参加した同僚もそれまでの経緯や決定事項を確認できます。退出すればアクセス権は失われます。
- スマートフォンからチームチャットを利用できますか？
- はい、利用できます。オフィスユーザーはLiteTMS Mobileアプリ内のチームタブから同じ同僚やルームを確認でき、ルームの新規作成も可能です。プッシュ通知にはルーム名と送信者が表示され、メッセージ本文は表示されません。
- チームチャットは個別の有料モジュールですか？
- いいえ、個別モジュールではありません。チームチャットはLiteTMSの基本機能に含まれており、ユーザー権限の設定に基づいて利用できます。翻訳および音声メモの文字起こしは従量課金のAIサービスであり、添付ファイルはファイルストレージ容量にカウントされます。
最新情報をチェック
良質な情報を、もっと手軽に。
Googleで優先ソースにLiteTMSを選択すると、当社の記事をより見つけやすくなります。
GoogleでLiteTMSを選択Googleで選択を確定 · 新しいタブで開きます