Екипен чат в LiteTMS: стаи за целия офис

LiteTMS предлага екипен чат за офиса. Колегите могат да си пишат директно или да създават стаи, например за конкретен пазар, клиент или склад, и да споделят в тях текстове, PDF файлове, снимки и гласови бележки. Комуникацията остава в транспортния софтуер на вашата компания, на един клик разстояние от поръчките, вместо по лични телефони и отделни приложения за съобщения.

Видеото е с аудио на полски език.

Защо офисните уговорки остават извън TMS

Спедицията разчита на бърза комуникация. Клиентът премести разтоварването за 14:00 ч. Кой поема товара за Хамбург? Къде е авизото за доставка? В много транспортни офиси тези съобщения минават през WhatsApp, Slack или Discord, често от лични профили.

Тези приложения са удобни за чат. Проблемът започва тогава, когато дадена уговорка е важна на следващия ден. Тя остава на телефона на един човек, в чат, който останалите в офиса не могат да отворят. Когато този служител е в отпуск или извън смяна, колегите започват да се питат какво точно е било обещано на клиента, а разговорът по никакъв начин не е свързан със системата на фирмата.

Колеги и стаи в раздел Екип на чата

Отворете чата от балончето на асистента в долния десен ъгъл на портала или натиснете Ctrl+K (⌘K на Mac) и изберете Екипен чат. Превключвателят в горната част има две позиции: Шофьори за разговори с вашите шофьори и Екип за офиса. Съобщенията в раздел Екип остават само между служителите в офиса и шофьорите никога не ги виждат.

В списъка на екипа виждате колегите си и вашите стаи. Точка върху снимката на всеки показва кой е онлайн, а при отворен разговор се вижда и кога човекът е бил активен за последно. Можете да започнете директен разговор с всеки служител от вашата компания, който има достъп до чата.

Стаята е групов разговор, който създавате сами. Кликнете върху Нова стая, въведете име (до 80 знака), отметнете колегите, които искате да участват, и кликнете върху Създай стая. Една стая може да побере до 100 участници. Човекът, който я създава, става неин администратор и може да добавя или премахва хора, както и да преименува стаята. Всеки участник може да заглуши известията от дадена стая или да я напусне, а ако последният администратор напусне, управлението се поема от участника с най-дълъг престой в нея.

Участниците виждат цялата история на стаята. Ако добавите колега по-късно, той ще може да прочете какво е договорено преди присъединяването му. Всеки, който напусне или бъде премахнат, губи достъп.

Файлове, гласови бележки и превод в същата нишка

Стаята работи като останалата част от чата в LiteTMS. Можете да изпращате снимка, видео, PDF или аудиофайл (по един файл на съобщение, с възможност за описание) или да запишете гласова бележка с продължителност до пет минути. Гласовите бележки се транскрибират, така че колега, който в момента няма как да слуша аудио, да може просто да ги прочете.

Всяко съобщение или транскрипция може да се преведе с едно щракване на език, активиран от вашата компания. Ако фирмата включи автоматичния превод на чата, съобщенията от колеги на друг език се превеждат на езиците на съответния получател веднага при получаване; собствените ви съобщения не се превеждат за вас. Писахме по-подробно за това в статията за преводите в чата. Преводът и транскрипцията са AI услуги, които се таксуват според потреблението, а прикачените файлове се отчитат към пространството за съхранение.

Същите разговори и в LiteTMS Mobile

Офис служителите, които влязат в LiteTMS Mobile, виждат раздели за шофьори и за екипа и на мобилния телефон. Там се показват същите колеги и стаи, а нова стая може да се създаде и директно от телефона. При включени известия всяко ново съобщение в стаята показва пуш известие с името на стаята и подателя, без самия текст на съобщението. Заглушеният разговор не изпраща известия и не се отчита към броя на непрочетените съобщения. Частта за шофьорите на мобилното устройство е описана в публикацията за чата с шофьори в мобилното приложение.

Ако и при вас уговорките в екипа се пазят по лични телефони, свържете се с нас. Ще ви покажем как работи екипният чат при реална поръчка, каквито обработвате всеки ден.

ЧЗВ

Могат ли шофьорите да виждат съобщенията в екипния чат на LiteTMS?

Не. Екипният чат е предназначен единствено за офис служителите на вашата компания. Разговорите с шофьори остават в раздел Шофьори на същия чат.

Колко души могат да участват в стая от екипния чат?

До 100 души. Човекът, който създава стаята, става неин администратор и може да добавя или премахва участници, както и да я преименува.

Вижда ли по-старите съобщения човек, добавен в стаята по-късно?

Да. Участниците в стаята виждат пълната история, така че колега, присъединил се по-късно, може да прочете какво е било договорено. Всеки, който напусне или бъде премахнат, губи достъп.

Мога ли да ползвам екипния чат на телефона си?

Да. Офис служителите разполагат с раздел за екипа в LiteTMS Mobile със същите колеги и стаи, като могат да създават стаи и оттам. Пуш известията показват името на стаята и подателя, но не и текста на съобщението.

Екипният чат отделен платен модул ли е?

Не. Екипният чат е част от LiteTMS, а достъпът до него се определя от правата за чат в потребителската роля. Преводът и транскрипцията на гласови бележки са AI услуги, които се таксуват според потреблението, а прикачените файлове се отчитат към пространството за съхранение.