Teamchat in LiteTMS: ruimtes voor het hele kantoor

LiteTMS beschikt over een teamchat voor kantoormedewerkers. Collega's kunnen elkaar rechtstreeks berichten sturen of ruimtes aanmaken, bijvoorbeeld voor een specifieke markt, een klant of het magazijn, en daarin teksten, pdf's, foto's en spraakberichten delen. Het gesprek blijft binnen het TMS van uw bedrijf, op één klik afstand van de orders, in plaats van op privételefoons en in afzonderlijke chatapps.

De video is ingesproken in het Pools.

Waarom afspraken op kantoor buiten het TMS belanden

Expeditie draait om snelle communicatie. De klant heeft het lossen verplaatst naar 14:00 uur. Wie pakt de lading voor Hamburg op? Waar blijft het bewijs van aflevering? Op veel transportkantoren lopen deze berichten via WhatsApp, Slack of Discord, vaak vanaf privéaccounts.

Die apps werken prima om te chatten. De problemen beginnen wanneer een afspraak een dag later van belang blijkt te zijn. Die staat dan op de telefoon van één medewerker, in een chat die de rest van het kantoor niet kan openen. Is die collega vrij of heeft hij geen dienst, dan moeten anderen rondbellen om te achterhalen wat er met de klant is afgesproken, terwijl niets het gesprek verbindt met het bedrijfssysteem.

Collega's en ruimtes aan de Team-kant van de chat

Open de chat via het assistent-icoon rechtsonder in het portaal, of druk op Ctrl+K (⌘K op een Mac) en kies Teamchat. De schakelaar bovenaan heeft twee kanten: Chauffeurs voor gesprekken met uw chauffeurs en Team voor kantoor. Berichten aan de Team-kant blijven strikt onder kantoormedewerkers; chauffeurs krijgen deze nooit te zien.

De Team-lijst toont uw collega's en uw ruimtes. Een stipje op de foto van elke medewerker laat zien wie er online is, en in een geopend gesprek ziet u tevens wanneer iemand voor het laatst actief was. U kunt een direct gesprek starten met iedereen binnen uw bedrijf die toegang heeft tot de chat.

Een ruimte is een groepsgesprek dat u zelf aanmaakt. Klik op Nieuwe ruimte, voer een naam in (maximaal 80 tekens), vink de collega's aan die erin moeten zitten en klik op Ruimte maken. Een ruimte biedt plaats aan maximaal 100 deelnemers. Degene die de ruimte aanmaakt, wordt beheerder en kan mensen toevoegen of verwijderen en de ruimte hernoemen. Elke deelnemer kan een ruimte dempen of verlaten. Als de laatste beheerder vertrekt, neemt de deelnemer die het langst in de ruimte zit het beheer over.

Deelnemers zien de volledige geschiedenis van de ruimte. Voegt u later een collega toe, dan kan diegene teruglezen wat er vóór die tijd is afgesproken. Iedereen die de ruimte verlaat of wordt verwijderd, verliest de toegang.

Bestanden, spraakberichten en vertaling in hetzelfde gesprek

Een ruimte werkt net zoals de rest van de LiteTMS-chat. U kunt een foto, video, pdf of audiobestand versturen (één bestand per bericht, met een optioneel bijschrift), of een spraakbericht opnemen van maximaal vijf minuten. Spraakberichten worden getranscribeerd, zodat een collega die even geen geluid kan afspelen het bericht toch kan lezen.

Elk bericht of transcript kan met één klik worden vertaald naar een taal die uw bedrijf heeft ingeschakeld. Schakelt het bedrijf automatische chatvertaling in, dan worden berichten van collega's in een andere taal bij binnenkomst direct vertaald naar de talen van elke lezer; uw eigen berichten worden nooit voor uzelf vertaald. Hierover schreven we al meer in het artikel over chatvertalingen. Vertaling en transcriptie zijn AI-diensten die naar verbruik worden gefactureerd, en bijlagen tellen mee voor uw bestandsopslag.

Dezelfde gesprekken in LiteTMS Mobile

Kantoorgebruikers die inloggen op LiteTMS Mobile zien ook daar tabbladen voor chauffeurs en voor het team. Dezelfde collega's en ruimtes verschijnen in beeld, en een ruimte kan ook vanaf de telefoon worden aangemaakt. Wanneer meldingen zijn ingeschakeld, verschijnt er bij een nieuw bericht in een ruimte een pushbericht met de naam van de ruimte en de afzender, zonder de berichttekst. Een gedempt gesprek verstuurt geen meldingen en telt niet mee in het aantal ongelezen berichten. Het chauffeursgedeelte op de smartphone wordt beschreven in het artikel over chauffeurschats in de mobiele app.

Staan de afspraken van uw team op dit moment nog op privételefoons, neem dan contact met ons op. We laten u graag zien hoe de teamchat werkt bij een order zoals u die dagelijks behandelt.

Veelgestelde vragen

Kunnen chauffeurs berichten in de teamchat van LiteTMS zien?

Nee. De teamchat is uitsluitend bestemd voor de kantoormedewerkers van uw bedrijf. Gesprekken met chauffeurs blijven aan de Chauffeurs-kant van dezelfde chat.

Hoeveel personen kunnen er in een teamchatruimte?

Maximaal 100. Degene die de ruimte aanmaakt, wordt beheerder en kan deelnemers toevoegen of verwijderen en de naam van de ruimte wijzigen.

Ziet iemand die later aan een ruimte wordt toegevoegd de eerdere berichten?

Ja. Deelnemers aan een ruimte zien de volledige geschiedenis, zodat een collega die later aansluit kan teruglezen wat er is afgesproken. Iedereen die de ruimte verlaat of wordt verwijderd, verliest de toegang.

Kan ik de teamchat op mijn telefoon gebruiken?

Ja. Kantoorgebruikers hebben een Team-tabblad in LiteTMS Mobile met dezelfde collega's en ruimtes, en kunnen daar ook ruimtes aanmaken. Pushberichten tonen de naam van de ruimte en de afzender, niet de inhoud van het bericht.

Is de teamchat een afzonderlijke betaalde module?

Nee. De teamchat is een vast onderdeel van LiteTMS en de toegang wordt geregeld via de chatrechten in de gebruikersrol. Vertaling en de transcriptie van spraakberichten zijn AI-diensten die naar verbruik worden verrekend, en bijlagen tellen mee voor de bestandsopslag.