LiteTMS'te ekip sohbeti: Tüm ofis için sohbet odaları

LiteTMS, ofis içi kullanım için bir ekip sohbeti sunar. Çalışma arkadaşları birbirlerine doğrudan mesaj gönderebilir veya belirli bir pazar, müşteri ya da depo için odalar oluşturup buralarda metin, PDF, fotoğraf ve sesli notlar paylaşabilir. İletişim, kişisel telefonlar ve bağımsız mesajlaşma uygulamaları yerine şirketin kendi TMS'sinde, siparişlerin hemen yanı başında kayıt altında kalır.

Videonun anlatımı Lehçedir.

Ofis içi mutabakatlar neden TMS'nin dışında kalıyor?

Spedisyon ve taşımacılık operasyonları anlık mesajlarla yürür. Müşteri boşaltmayı 14:00'e erteledi. Hamburg yükünü kim alıyor? Teslimat bildirimi nerede? Pek çok nakliye ofisinde bu mesajlar, çoğu zaman kişisel hesaplar üzerinden WhatsApp, Slack veya Discord ile iletilir.

Bu uygulamalar anlık sohbet için elverişlidir. Ancak asıl sorun, varılan bir mutabakata bir gün sonra ihtiyaç duyulduğunda başlar. Bilgi tek bir kişinin telefonunda, ofisteki diğer personelin erişemediği bir mesaj dizisinde kalır. İlgili çalışan izne çıktığında veya mesaisi bittiğinde, iş arkadaşları müşteriye ne söz verildiğini öğrenmek için orayı burayı aramak zorunda kalır ve yapılan görüşmeyi şirket sistemine bağlayan hiçbir kayıt bulunmaz.

Sohbetin Ekip tarafında iş arkadaşları ve odalar

Sohbeti, portalın sağ alt köşesindeki asistan balonundan açabilir veya Ctrl+K (Mac'te ⌘K) tuşlarına basarak Ekip sohbeti seçeneğini belirleyebilirsiniz. Üst kısımdaki sekme iki bölümden oluşur: Sürücülerinizle yapılan görüşmeler için Sürücüler, ofis içi yazışmalar için Ekip. Ekip tarafındaki iletiler sadece ofis çalışanları arasında kalır, sürücüler bunları kesinlikle göremez.

Ekip listesinde iş arkadaşlarınız ve odalarınız görüntülenir. Kişilerin profil resmindeki nokta kimin çevrim içi olduğunu gösterir; açık bir sohbette ise kişinin en son ne zaman aktif olduğu da yer alır. Şirketinizde sohbet yetkisi bulunan herkesle doğrudan bire bir görüşme başlatabilirsiniz.

Oda, bizzat oluşturduğunuz bir grup sohbetidir. Yeni oda seçeneğine tıklayın, en fazla 80 karakterlik bir ad girin, dahil edilecek çalışma arkadaşlarını işaretleyin ve Oda oluştur butonuna basın. Bir oda en fazla 100 üyeyi barındırabilir. Odayı kuran kişi yönetici olur; katılımcı ekleyip çıkarabilir ve odanın adını değiştirebilir. Herhangi bir üye odayı sessize alabilir veya odadan ayrılabilir. Son yönetici de ayrılırsa, odada en uzun süredir bulunan üye yöneticiliği devralır.

Üyeler odanın tüm geçmişini görebilir. Sonradan bir çalışma arkadaşınızı eklediğinizde, kendisi katılmadan önce varılan mutabakatları ve yazışmaları okuyabilir. Ayrılan veya çıkarılan herkes ise erişimini kaybeder.

Aynı mesaj dizisinde dosyalar, sesli notlar ve çeviri

Odalar, LiteTMS sohbetinin diğer alanlarıyla aynı şekilde çalışır. Fotoğraf, video, PDF veya ses dosyası gönderebilir (isteğe bağlı bir açıklamayla mesaj başına bir dosya) ya da beş dakikaya kadar sesli not kaydedebilirsiniz. Sesli notlar metne dönüştürülür; böylece o anda sesi dinleyemeyen bir çalışma arkadaşınız içeriği rahatça okuyabilir.

Herhangi bir mesaj veya ses transkripti, şirketinizin etkinleştirdiği bir dile tek tıkla çevrilebilir. Şirket otomatik sohbet çevirisini açarsa, iş arkadaşlarının yabancı dildeki iletileri her okuyucunun kendi diline anında tercüme edilerek iletilir; kendi yazdığınız iletiler ise sizin için çevrilmez. Bu konu hakkında daha fazla ayrıntıyı sohbet çevirileri başlıklı yazımızda ele almıştık. Çeviri ve ses transkripti, kullanıma göre ücretlendirilen yapay zeka hizmetleridir; eklenen dosyalar ise dosya depolama kotanızdan düşer.

LiteTMS Mobile'da aynı görüşmeler

LiteTMS Mobile uygulamasına giriş yapan ofis kullanıcıları, orada da sürücüler ve ekip için ayrı sekmeler görür. Aynı iş arkadaşları ve odalar burada da listelenir; ayrıca doğrudan telefondan yeni bir oda kurulabilir. Bildirimler açıkken, bir odaya yeni mesaj geldiğinde iletinin metni görünmeksizin sadece odanın adı ve gönderen kişi bildirim olarak düşer. Sessize alınan bir sohbet bildirim göndermez ve okunmamış mesaj sayısına dahil edilmez. Telefon tarafındaki sürücü iletişimi, mobil uygulamada sürücü sohbetleri başlıklı yazıda açıklanmıştır.

Ekibinizin mutabakatları bugün hala kişisel telefonlarda dağınık halde duruyorsa, bizimle iletişime geçin. Her gün yönettiğiniz operasyonlara benzer bir sipariş üzerinden ekip sohbetini size uygulamalı olarak gösterelim.

Sıkça sorulan sorular

Sürücüler LiteTMS ekip sohbetindeki mesajları görebilir mi?

Hayır. Ekip sohbeti yalnızca şirketinizin ofis kullanıcılarına yöneliktir. Sürücülerle yapılan görüşmeler, aynı sohbet alanının Sürücüler sekmesinde ayrı tutulur.

Bir ekip sohbeti odasında en fazla kaç kişi bulunabilir?

En fazla 100 kişi yer alabilir. Odayı oluşturan kullanıcı yönetici olur; katılımcı ekleyip çıkarabilir ve odanın adını değiştirebilir.

Odaya sonradan eklenen biri önceki mesajları görebilir mi?

Evet. Oda üyeleri tüm geçmişi görebilir, bu sayede sonradan katılan bir personel daha önce nelerin kararlaştırıldığını okuyabilir. Odadan ayrılan ya da çıkarılan kişilerin ise erişimi sonlanır.

Ekip sohbetini telefonumda kullanabilir miyim?

Evet. Ofis kullanıcıları, LiteTMS Mobile uygulamasında aynı çalışma arkadaşlarını ve odaları içeren bir ekip sekmesine sahiptir ve buradan yeni odalar da oluşturabilir. Anlık bildirimlerde mesaj içeriği gösterilmez; yalnızca oda adı ve gönderen kişi yer alır.

Ekip sohbeti ayrı bir ücretli modül müdür?

Hayır. Ekip sohbeti LiteTMS'in standart bir parçasıdır ve erişim kullanıcının rolündeki sohbet yetkilerine bağlıdır. Çeviri ve sesli not transkripti kullanıma dayalı yapay zeka hizmetleridir; paylaşılan ekler ise dosya depolama alanınıza dahil edilir.