Chat de echipă în LiteTMS: camere dedicate pentru întregul birou

LiteTMS include un chat de echipă pentru birou. Colegii își pot trimite mesaje directe sau pot crea camere, de exemplu pentru o anumită piață, un client sau depozit, unde pot partaja mesaje text, fișiere PDF, fotografii și mesaje vocale. Conversația rămâne în sistemul TMS al companiei, la un clic distanță de comenzi, în loc să fie risipită pe telefoane private și în aplicații separate de mesagerie.

Materialul video este în limba poloneză.

De ce detaliile stabilite la birou ajung în afara TMS-ului

Expediția de mărfuri funcționează pe baza mesajelor rapide. Clientul a decalat descărcarea la ora 14:00. Cine preia cursa de Hamburg? Unde este avizul de livrare? În multe birouri de transport, aceste mesaje trec prin WhatsApp, Slack sau Discord, adesea de pe conturi personale.

Aceste aplicații sunt practice pentru discuții rapide. Problema apare atunci când o înțelegere devine importantă o zi mai târziu. Informația rămâne pe telefonul unei singure persoane, într-un fir de conversație pe care restul echipei nu îl poate deschide. Când persoana respectivă este în concediu sau iese din tură, colegii dau telefoane pentru a afla ce i s-a promis clientului, iar conversația nu este legată în niciun fel de sistemul companiei.

Colegi și camere în secțiunea Echipă a chatului

Deschideți chatul din bula asistentului din colțul din dreapta-jos al portalului sau apăsați Ctrl+K (⌘K pe Mac) și alegeți Chat de echipă. Comutatorul din partea de sus are două opțiuni: Șoferi pentru discuțiile cu șoferii dumneavoastră și Echipă pentru birou. Mesajele din secțiunea Echipă rămân exclusiv între angajații de la birou, iar șoferii nu le văd niciodată.

Lista Echipă afișează colegii și camerele de conversație. Un punct pe fotografia fiecărei persoane indică cine este online, iar o conversație deschisă arată și când a fost activă ultima dată acea persoană. Puteți începe o conversație directă cu oricine din companie care are acces la chat.

O cameră este o conversație de grup pe care o configurați dumneavoastră. Faceți clic pe Cameră nouă, introduceți un nume (până la 80 de caractere), bifați colegii care ar trebui să participe și faceți clic pe Creează camera. O cameră poate cuprinde până la 100 de membri. Cel care o creează devine administratorul acesteia și poate adăuga sau elimina persoane și poate redenumi camera. Orice membru poate trece o cameră pe silențios sau o poate părăsi, iar dacă ultimul administrator pleacă, rolul este preluat de membrul cu cea mai mare vechime în cameră.

Membrii văd întregul istoric al camerei. Când adăugați un coleg ulterior, acesta poate citi tot ce s-a stabilit înainte de a se alătura. Oricine părăsește camera sau este eliminat pierde accesul.

Fișiere, mesaje vocale și traducere în același fir de conversație

O cameră funcționează la fel ca restul chatului LiteTMS. Puteți trimite o fotografie, un videoclip, un PDF sau un fișier audio (un singur fișier per mesaj, cu descriere opțională) sau puteți înregistra un mesaj vocal de până la cinci minute. Mesajele vocale sunt transcrise automat, astfel încât un coleg care nu poate asculta un fișier audio în acel moment să îl poată citi.

Orice mesaj sau transcriere poate fi tradus printr-un singur clic într-o limbă activată de compania dumneavoastră. Dacă firma activează traducerea automată a chatului, mesajele colegilor trimise în altă limbă sunt traduse în limbile fiecărui cititor pe măsură ce sosesc; propriile mesaje nu vă sunt niciodată traduse. Am explicat mai pe larg acest aspect în articolul despre traducerile din chat. Traducerea și transcrierea sunt servicii AI facturate în funcție de utilizare, iar fișierele atașate se contorizează în spațiul dumneavoastră de stocare.

Aceleași conversații în LiteTMS Mobile

Utilizatorii de birou care se conectează la LiteTMS Mobile au și acolo file dedicate pentru șoferi și pentru echipă. Apar aceiași colegi și aceleași camere, iar o nouă cameră poate fi creată direct de pe telefon. Cu notificările activate, un mesaj nou într-o cameră generează o notificare push cu numele camerei și expeditorul, fără textul mesajului. O conversație trecută pe silențios nu trimite notificări și nu se adaugă la numărul de mesaje necitite. Funcționalitățile pentru șoferi din aplicația mobilă sunt descrise în articolul despre chatul cu șoferii în aplicația mobilă.

Dacă înțelegerile echipei dumneavoastră rămân și astăzi pe telefoane private, contactați-ne. Vă vom arăta chatul de echipă direct pe o comandă similară cu cele pe care le gestionați în fiecare zi.