Ekipni klepet v LiteTMS: sobe za celotno pisarno

LiteTMS vključuje ekipni klepet za pisarno. Sodelavci si lahko pošiljajo neposredna sporočila ali ustvarijo sobe, na primer za določen trg, stranko ali skladišče, ter v njih delijo besedila, datoteke PDF, fotografije in glasovna sporočila. Pogovori ostanejo v sistemu TMS vašega podjetja, le klik stran od naročil, namesto na zasebnih telefonih in v ločenih aplikacijah za sporočanje.

Pripoved v videoposnetku je v poljščini.

Zakaj dogovori v pisarni pristanejo zunaj sistema TMS

Špedicija temelji na hitrih sporočilih. Stranka je razklad prestavila na 14.00. Kdo prevzame tovor za Hamburg? Kje je obvestilo o dostavi? V številnih prevoznih pisarnah se ta sporočila izmenjujejo prek storitev WhatsApp, Slack ali Discord, pogosto z zasebnih računov.

Te aplikacije so odlične za klepet. Težava pa nastane, ko je dogovor pomemben dan kasneje. Ostane na telefonu ene osebe, v pogovoru, ki ga preostanek pisarne ne more odpreti. Ko je ta oseba na dopustu ali zunaj izmene, sodelavci telefonirajo naokrog, da bi ugotovili, kaj je bilo obljubljeno stranki, pri tem pa nič ne povezuje pogovora s sistemom podjetja.

Sodelavci in sobe na zavihku Ekipa

Odprite klepet prek mehurčka pomočnika v spodnjem desnem kotu portala ali pritisnite Ctrl+K (⌘K na računalnikih Mac) in izberite Ekipni klepet. Preklopnik na vrhu ima dve možnosti: Vozniki za pogovore z vašimi vozniki in Ekipa za pisarno. Sporočila na zavihku Ekipa ostanejo med pisarniškim osebjem, vozniki pa jih nikoli ne vidijo.

Seznam Ekipa prikazuje vaše sodelavce in vaše sobe. Pika ob sliki posameznika prikazuje, kdo je na spletu, odprt pogovor pa prikazuje tudi, kdaj je bila ta oseba nazadnje aktivna. Neposreden pogovor lahko začnete s komerkoli v svojem podjetju, ki ima dostop do klepeta.

Soba je skupinski pogovor, ki ga ustvarite sami. Kliknite Nova soba, vnesite ime (do 80 znakov), označite sodelavce, ki naj bodo v njej, in kliknite Ustvari sobo. V sobi je lahko do 100 članov. Kdorkoli jo ustvari, postane njen skrbnik ter lahko dodaja ali odstranjuje člane in preimenuje sobo. Vsak član lahko sobo utiša ali jo zapusti, če pa jo zapusti zadnji skrbnik, vodenje prevzame član, ki je v sobi najdlje.

Člani vidijo celotno zgodovino sobe. Ko kasneje dodate sodelavca, lahko ta prebere vse, kar je bilo dogovorjeno pred njegovo pridružitvijo. Kdorkoli sobo zapusti ali je iz nje odstranjen, izgubi dostop.

Datoteke, glasovna sporočila in prevodi v istem pogovoru

Soba deluje enako kot preostali klepet v LiteTMS. Pošljete lahko fotografijo, video, datoteko PDF ali zvočno datoteko (eno datoteko na sporočilo, z izbirnim pripisom) ali posnamete glasovno sporočilo, dolgo do pet minut. Glasovna sporočila se prepišejo v besedilo, zato jih lahko sodelavec, ki trenutno ne more predvajati zvoka, preprosto prebere.

Vsako sporočilo ali prepis je mogoče z enim klikom prevesti v jezik, ki ga je vklopilo vaše podjetje. Če podjetje omogoči samodejno prevajanje klepeta, se sporočila sodelavcev v tujem jeziku sproti prevajajo v jezike posameznega bralca; vaša lastna sporočila se za vas nikoli ne prevajajo. Več o tem smo zapisali v članku o prevodih v klepetu. Prevajanje in prepisovanje sta storitvi umetne inteligence, ki se obračunavata glede na porabo, priponke pa se štejejo v prostor za shranjevanje datotek.

Isti pogovori v aplikaciji LiteTMS Mobile

Pisarniški uporabniki, ki se prijavijo v LiteTMS Mobile, imajo tudi tam zavihka za voznike in za ekipo. Prikažejo se isti sodelavci in sobe, sobo pa je mogoče ustvariti tudi neposredno s telefona. Pri vklopljenih obvestilih se ob novem sporočilu v sobi prikaže potisno obvestilo z imenom sobe in pošiljateljem, brez besedila sporočila. Utišan pogovor ne pošilja obvestil in se ne prišteva k številu neprebranih sporočil. Del za voznike na telefonu je opisan v objavi o klepetih z vozniki v mobilni aplikaciji.

Če dogovori vaše ekipe danes ostajajo na zasebnih telefonih, stopite v stik z nami. Pokazali vam bomo ekipni klepet na primeru naročila, kakršna obravnavate vsak dan.

Pogosta vprašanja

Ali lahko vozniki vidijo sporočila v ekipnem klepetu LiteTMS?

Ne. Ekipni klepet je namenjen izključno pisarniškim uporabnikom vašega podjetja. Pogovori z vozniki ostanejo na zavihku Vozniki v istem klepetu.

Koliko ljudi je lahko v sobi za ekipni klepet?

Do 100. Oseba, ki sobo ustvari, postane njen skrbnik ter lahko dodaja ali odstranjuje člane in preimenuje sobo.

Ali oseba, ki je v sobo dodana kasneje, vidi prejšnja sporočila?

Da. Člani sobe vidijo celotno zgodovino, zato lahko sodelavec, ki se pridruži kasneje, prebere vse dogovore. Kdorkoli sobo zapusti ali je iz nje odstranjen, izgubi dostop.

Ali lahko ekipni klepet uporabljam na telefonu?

Da. Pisarniški uporabniki imajo v LiteTMS Mobile zavihek za ekipo z istimi sodelavci in sobami, kjer lahko sobe tudi ustvarijo. Potisna obvestila prikazujejo ime sobe in pošiljatelja, ne pa tudi besedila sporočila.

Ali je ekipni klepet ločen plačljiv modul?

Ne. Ekipni klepet je sestavni del LiteTMS, dostop pa določajo dovoljenja za klepet v vlogi uporabnika. Prevajanje in prepisovanje glasovnih sporočil sta storitvi umetne inteligence, ki se obračunavata glede na porabo, priponke pa se štejejo v prostor za shranjevanje datotek.