Czat zespołu w LiteTMS: pokoje dla całego biura

LiteTMS ma czat zespołu dla biura. Pracownicy piszą do siebie bezpośrednio albo zakładają pokoje, na przykład dla jednego rynku, klienta czy magazynu, i wymieniają w nich wiadomości, pliki PDF, zdjęcia i notatki głosowe. Rozmowa zostaje w firmowym systemie, obok zleceń, a nie na prywatnych telefonach i w osobnych komunikatorach.

Ekrany w filmie są poglądowe, a dane przykładowe: zlecenie ORD-2026-00214, osoby i pokoje nie istnieją. Lektor to syntetyczny głos AI, o czym film informuje na początku i na końcu.

Dlaczego ustalenia z biura uciekają poza TMS

Spedycja żyje krótkimi wiadomościami. Klient przesunął rozładunek na 14:00. Kto bierze Hamburg? Gdzie jest awizacja? W wielu biurach takie sprawy załatwia się na WhatsAppie, Slacku albo Discordzie, często z prywatnych kont.

Do samego pisania te aplikacje nadają się świetnie. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy ustalenie jest potrzebne następnego dnia. Zostaje w telefonie jednej osoby, w wątku, którego reszta biura nie widzi. Kiedy ta osoba idzie na urlop albo kończy zmianę, koledzy obdzwaniają się i dopytują, co właściwie obiecano klientowi. A z systemem firmy ta rozmowa nie ma nic wspólnego.

Koledzy i pokoje po stronie Zespół

Czat otworzysz z dymka asystenta w prawym dolnym rogu panelu albo skrótem Ctrl+K (na Macu ⌘K), wybierając Czat zespołu. U góry jest przełącznik z dwiema stronami: Kierowcy to rozmowy z kierowcami, a Zespół to rozmowy biura. Wiadomości po stronie Zespół zostają między pracownikami biura. Kierowcy ich nie widzą.

Na liście są koledzy i pokoje, do których należysz. Kropka przy zdjęciu pokazuje, kto jest teraz online, a w otwartej rozmowie widać też ostatnią aktywność tej osoby. Z każdym w firmie, kto ma dostęp do czatu, zaczniesz rozmowę jeden na jeden.

Pokój to rozmowa grupowa, którą zakładasz sam. Klikasz Nowy pokój, wpisujesz nazwę (do 80 znaków), zaznaczasz osoby i klikasz Utwórz pokój. W pokoju zmieści się do 100 osób. Kto go założy, zostaje administratorem: dodaje i usuwa członków oraz zmienia nazwę. Każdy członek może wyciszyć pokój albo z niego wyjść, a gdy odejdzie ostatni administrator, rolę przejmuje osoba, która jest w pokoju najdłużej.

Członkowie widzą całą historię pokoju. Kolega dodany później przeczyta, co ustalono przed jego dołączeniem. Kto wyjdzie albo zostanie usunięty, traci dostęp.

Pliki, notatki głosowe i tłumaczenie w jednym wątku

Pokój działa jak reszta czatu LiteTMS. Wyślesz w nim zdjęcie, film, PDF albo plik audio (jeden plik w wiadomości, z opcjonalnym podpisem) albo nagrasz wiadomość głosową do pięciu minut. Notatki głosowe są przepisywane na tekst, więc przeczyta je nawet ktoś, kto akurat nie może ich odsłuchać.

Każdą wiadomość i transkrypcję przetłumaczysz jednym kliknięciem na język włączony w firmie. Jeśli firma ma włączone automatyczne tłumaczenie czatu, wiadomości kolegów w innym języku tłumaczą się na języki czytającego od razu po przyjściu. Twoich własnych wiadomości system dla Ciebie nie tłumaczy. Więcej o tym piszemy w artykule o tłumaczeniach na czacie. Tłumaczenia i transkrypcje to usługi AI rozliczane według zużycia, a załączniki wliczają się do miejsca na pliki.

Te same rozmowy w LiteTMS Mobile

Pracownicy biura, którzy logują się do aplikacji LiteTMS Mobile, mają tam osobne zakładki dla kierowców i dla zespołu. Widzą tych samych kolegów i te same pokoje, a pokój założą także z telefonu. Przy włączonych powiadomieniach nowa wiadomość w pokoju pokazuje push z nazwą pokoju i autorem, bez treści wiadomości. Wyciszona rozmowa nie wysyła powiadomień i nie zwiększa licznika nieprzeczytanych. Stronę kierowców w telefonie opisujemy we wpisie o czatach z kierowcami w aplikacji mobilnej.

Jeśli ustalenia Waszego biura są dziś w prywatnych telefonach, napisz do nas. Pokażemy czat zespołu na zleceniu podobnym do tych, które obsługujecie na co dzień.