„LiteTMS“ komandos pokalbiai: kambariai visam biurui

„LiteTMS“ sistemoje veikia komandos pokalbiai, skirti biurui. Kolegos gali susirašinėti tiesiogiai arba kurti pokalbių kambarius, pavyzdžiui, konkrečiai rinkai, klientui ar sandėliui, ir juose dalintis žinutėmis, PDF failais, nuotraukomis bei balso žinutėmis. Susirašinėjimas lieka jūsų įmonės TMS sistemoje, vos vienu paspaudimu pasiekiamas šalia užsakymų, užuot nukeliavęs į asmeninius telefonus ir atskiras programėles.

Vaizdo įrašas įgarsintas lenkų kalba.

Kodėl biuro susitarimai atsiduria už TMS ribų

Ekspedijavimas remiasi greitomis žinutėmis. Klientas perkėlė iškrovimą į 14:00 val. Kas ima Hamburgo krovinį? Kur pranešimas apie pristatymą? Daugelyje transporto biurų tokios žinutės keliauja per „WhatsApp“, „Slack“ ar „Discord“, neretai iš asmeninių paskyrų.

Šios programėlės puikiai tinka bendravimui. Tačiau bėdos prasideda tada, kai susitarimas tampa svarbus kitą dieną. Jis lieka vieno darbuotojo telefone, susirašinėjime, kurio likusi biuro dalis negali matyti. Kai tas žmogus atostogauja ar baigia pamainą, kolegos skambinėja vieni kitiems bandydami išsiaiškinti, kas buvo pažadėta klientui, o pokalbis niekaip nesusietas su įmonės sistema.

Kolegos ir kambariai pokalbių skiltyje „Komanda“

Atidarykite pokalbius paspaudę asistento piktogramą apatiniame dešiniajame portalo kampe arba paspauskite Ctrl+K („Mac“ kompiuteryje - ⌘K) ir pasirinkite „Komandos pokalbiai“. Viršuje esantis perjungiklis turi dvi skiltis: „Vairuotojai“ pokalbiams su vairuotojais ir „Komanda“ biurui. Skiltyje „Komanda“ siunčiamos žinutės lieka tik tarp biuro darbuotojų, vairuotojai jų niekada nemato.

Komandos sąraše rodomi jūsų kolegos ir pokalbių kambariai. Taškas ant darbuotojo nuotraukos rodo, kas šiuo metu prisijungęs, o atidarius pokalbį taip pat matyti, kada asmuo buvo aktyvus paskutinį kartą. Galite pradėti tiesioginį pokalbį su bet kuriuo įmonės darbuotoju, turinčiu prieigą prie pokalbių.

Kambarys yra grupinis pokalbis, kurį sukuriate patys. Paspauskite „Naujas kambarys“, įveskite pavadinimą (iki 80 simbolių), pažymėkite kolegas, kurie jame dalyvaus, ir paspauskite „Sukurti kambarį“. Kambaryje gali būti iki 100 narių. Kambario kūrėjas tampa jo administratoriumi ir gali pridėti arba pašalinti žmones bei pakeisti kambario pavadinimą. Bet kuris narys gali nutildyti kambarį arba iš jo išeiti, o jei išeina paskutinis administratorius, šias pareigas perima ilgiausiai kambaryje esantis narys.

Nariai mato visą kambario istoriją. Vėliau pridėtas kolega gali perskaityti, kas buvo sutarta prieš jam prisijungiant. Kiekvienas išėjęs ar pašalintas asmuo prieigos netenka.

Failai, balso žinutės ir vertimas tame pačiame susirašinėjime

Kambarys veikia taip pat, kaip ir likusi „LiteTMS“ pokalbių dalis. Galite siųsti nuotrauką, vaizdo įrašą, PDF ar garso failą (po vieną failą žinutėje su pasirinktiniu prierašu) arba įrašyti iki penkių minučių trukmės balso žinutę. Balso žinutės transkribuojamos į tekstą, todėl kolega, kuris šiuo metu negali perklausyti garso įrašo, gali jį tiesiog perskaityti.

Bet kurią žinutę ar transkripciją galima vienu paspaudimu išversti į kalbą, kurią yra įjungusi jūsų įmonė. Jei įmonė įjungia automatinį pokalbių vertimą, kolegų žinutės kita kalba verčiamos į kiekvieno skaitytojo kalbas vos joms atėjus; jūsų pačių žinutės jums nėra verčiamos. Daugiau apie tai rašėme straipsnyje apie pokalbių vertimus. Vertimas ir transkribavimas yra DI paslaugos, apmokestinamos pagal naudojimą, o priedai skaičiuojami į jūsų failų saugyklos vietą.

Tie patys pokalbiai programėlėje „LiteTMS Mobile“

Biuro darbuotojai, prisijungę prie „LiteTMS Mobile“, joje taip pat randa vairuotojų ir komandos korteles. Čia rodomi tie patys kolegos bei kambariai, o kambarį galima sukurti ir telefonu. Įjungus pranešimus, nauja žinutė kambaryje rodoma kaip tiesioginis pranešimas („push“) su kambario pavadinimu ir siuntėju, be žinutės teksto. Nutildytas pokalbis nesiunčia pranešimų ir nedidina neskaitytų žinučių skaičiaus. Vairuotojų dalis telefone aprašyta įraše apie vairuotojų pokalbius mobiliojoje programėlėje.

Jei jūsų komandos susitarimai šiandien lieka asmeniniuose telefonuose, susisiekite su mumis. Parodysime, kaip komandos pokalbiai veikia su tokiu užsakymu, kokius tvarkote kasdien.

DUK

Ar vairuotojai mato žinutes „LiteTMS“ komandos pokalbiuose?

Ne. Komandos pokalbiai skirti tik jūsų įmonės biuro darbuotojams. Pokalbiai su vairuotojais lieka to paties pokalbių modulio skiltyje „Vairuotojai“.

Kiek žmonių gali būti komandos pokalbių kambaryje?

Iki 100. Kambarį sukūręs asmuo tampa jo administratoriumi ir gali pridėti arba pašalinti narius bei pakeisti kambario pavadinimą.

Ar vėliau į kambarį pridėtas asmuo mato ankstesnes žinutes?

Taip. Kambario nariai mato visą istoriją, todėl vėliau prisijungęs kolega gali perskaityti, kas buvo sutarta. Kiekvienas išėjęs ar pašalintas asmuo prieigos netenka.

Ar galiu naudotis komandos pokalbiais telefone?

Taip. Biuro darbuotojai programėlėje „LiteTMS Mobile“ turi komandos kortelę su tais pačiais kolegomis bei kambariais ir gali ten pat kurti kambarius. Tiesioginiai pranešimai rodo kambario pavadinimą ir siuntėją, o ne žinutės tekstą.

Ar komandos pokalbiai yra atskiras mokamas modulis?

Ne. Komandos pokalbiai yra „LiteTMS“ dalis, o prieiga suteikiama pagal naudotojo rolėje nustatytas pokalbių teises. Vertimas ir balso žinučių transkribavimas yra DI paslaugos, apmokestinamos pagal naudojimą, o priedai skaičiuojami į failų saugyklos vietą.