Tímový chat v LiteTMS: miestnosti pre celú kanceláriu

LiteTMS obsahuje tímový chat pre kanceláriu. Kolegovia si môžu písať priamo medzi sebou alebo zakladať miestnosti, napríklad pre konkrétny trh, klienta či sklad, a zdieľať v nich textové správy, PDF súbory, fotografie a hlasové správy. Konverzácia zostáva v podnikovom TMS, na jedno kliknutie od objednávok, namiesto súkromných telefónov a samostatných komunikačných aplikácií.

Video má poľský komentár.

Prečo dohody z kancelárie končia mimo TMS

Špedícia stojí na rýchlych správach. Zákazník posunul vykládku na 14:00. Kto vezme náklad do Hamburgu? Kde je avízo o doručení? V mnohých dopravných kanceláriách tieto správy putujú cez WhatsApp, Slack alebo Discord, často zo súkromných účtov.

Tieto aplikácie sú na bežný chat skvelé. Problém nastáva, keď dohoda začne byť dôležitá o deň neskôr. Zostane v telefóne jedného človeka, vo vlákne, ktoré nikto iný z kancelárie neotvorí. Keď má dotyčný dovolenku alebo skončil zmenu, kolegovia obvolávajú všetkých okolo, aby zistili, čo bolo zákazníkovi prisľúbené, a konverzáciu nič neprepája so systémom firmy.

Kolegovia a miestnosti v tímovej časti chatu

Chat otvoríte z bubliny asistenta v pravom dolnom rohu portálu, alebo stlačením Ctrl+K (⌘K na Macu) a výberom položky Tímový chat. Prepínač v hornej časti má dve polohy: Vodiči pre komunikáciu s vašimi vodičmi a Tím pre kanceláriu. Správy v sekcii Tím zostávajú výlučne medzi zamestnancami kancelárie a vodiči ich nikdy neuvidia.

V zozname sekcie Tím vidíte svojich kolegov aj miestnosti. Bodka na profilovom obrázku ukazuje, kto je online, a otvorená konverzácia zobrazuje aj to, kedy bol daný človek naposledy aktívny. Priamy rozhovor môžete začať s kýmkoľvek vo firme, kto má do chatu prístup.

Miestnosť je skupinová konverzácia, ktorú si sami vytvoríte. Kliknite na Nová miestnosť, zadajte názov (do 80 znakov), označte kolegov, ktorí v nej majú byť, a kliknite na Vytvoriť miestnosť. Miestnosť pojme až 100 členov. Kto ju vytvorí, stáva sa jej správcom a môže pridávať či odoberať ľudí a miestnosť premenovať. Ktorýkoľvek člen môže miestnosť stíšiť alebo z nej odísť, a ak odíde posledný správca, správcovstvo prevezme člen, ktorý je v miestnosti najdlhšie.

Členovia vidia celú históriu miestnosti. Keď kolegu pridáte neskôr, môže si prečítať všetko, čo sa dohodlo pred jeho príchodom. Každý, kto odíde alebo je odstránený, o prístup prichádza.

Súbory, hlasové správy a preklady v rovnakom vlákne

Miestnosť funguje rovnako ako zvyšok chatu v LiteTMS. Môžete poslať fotografiu, video, PDF alebo zvukový súbor (jeden súbor na správu, s voliteľným popisom), prípadne nahrať hlasovú správu v dĺžke až päť minút. Hlasové správy sa automaticky prepisujú na text, takže kolega, ktorý si zvuk práve nemôže prehrať, si správu jednoducho prečíta.

Každú správu či prepis možno jedným kliknutím preložiť do jazyka, ktorý má vaša spoločnosť povolený. Ak firma zapne automatický preklad chatu, správy od kolegov v cudzom jazyku sa prekladajú do jazykov každého čitateľa hneď pri doručení; vaše vlastné správy sa vám nikdy neprekladajú. Viac sme o tom napísali v článku o prekladoch v chate. Preklad a prepis sú služby umelej inteligencie účtované podľa spotreby a prílohy sa započítavajú do vášho úložiska súborov.

Rovnaké konverzácie v aplikácii LiteTMS Mobile

Kancelárski používatelia, ktorí sa prihlásia do LiteTMS Mobile, majú aj v mobile k dispozícii záložky pre vodičov a pre tím. Zobrazujú sa tam tí istí kolegovia aj miestnosti a novú miestnosť možno vytvoriť aj z telefónu. Pri zapnutých upozorneniach sa nová správa v miestnosti ohlási push notifikáciou s názvom miestnosti a menom odosielateľa, bez samotného textu správy. Stíšená konverzácia neposiela upozornenia a nezvyšuje počet neprečítaných správ. Komunikáciu s vodičmi v mobile popisujeme v článku o chate s vodičmi v mobilnej aplikácii.

Ak dohody vášho tímu dnes žijú na súkromných telefónoch, kontaktujte nás. Ukážeme vám tímový chat priamo na zákazke, aké riešite každý deň.