Ko je napravio tu ogrebotinu? Primopredaja vozila i obračun šteta

Modul Vehicle Protocols & Inspections prikazuje stanje u kojem je jedan vozač predao kamion i stanje u kojem ga je sljedeći vozač preuzeo. Kada postavite pravilo za zamjenu vozila, oba vozača dobijaju zapisnik na svoj telefon: označe oštećenja koja pronađu, dodaju fotografije i potpišu se. Dispečerski centar vidi oba zapisnika jedan pored drugog sa istaknutim razlikama, evidentira trošak štete i odlučuje ko je odgovoran za nju. LiteTMS predlaže ko je predao vozilo.

Video je na poljskom jeziku, sa titlovima na poljskom.

Ogrebotina je tu; niko ne zna odakle potiče

Recimo da su tri vozača ove sedmice vozila isti tegljač, a u petak se vrati sa napuknutim retrovizorom i ogrebotinom na vratima. Bez evidencije o svakoj primopredaji, nemoguće je reći u čijoj se smjeni oštećenje dogodilo. Preostaje samo da se svi prisjećaju šta su vidjeli, a trošak popravke često završi na računu firme.

Zapisnik o primopredaji pretvara to pitanje u dva zapisa sa datumom, vremenom, fotografijama i potpisom. Vozač koji predaje kamion popunjava jedan, a vozač koji ga preuzima popunjava drugi. Ako je retrovizor na prvom čitav, a na drugom napuknut, tačno znate između koja dva zapisnika je nastala razlika.

Zapisnik stiže na telefon prilikom promjene vozila

U šablonu zapisnika dodajete okidač On vehicle reassignment i birate ko dobija zapisnik. Uz opciju Both drivers, svaka strana dobija svoj: prethodni vozač zapisnik o predaji, a novi vozač zapisnik o preuzimanju. Pravilo se aktivira i kada vozač odabere vozilo u LiteTMS Mobile i kada ga dodijeli kancelarija.

Vozač dobija obavijest „Novi zapisnik za popunjavanje”, a zapisnik se nalazi na kartici Tasks. Okidač reaguje na promjenu vozila. Kada se mijenja samo poluprikolica, kancelarija dodjeljuje zapisnik, ili ga vozač sam pokreće ako šablon to dozvoljava.

Vozač označava oštećenje, dodaje fotografije i potpisuje

Na listi oštećenja i opreme koja nedostaje vozač označava šta je uočio. Označena stavka otvara polje za napomenu i prostor za fotografije, kao i za videozapis ako to šablon zahtijeva. Ako obrazac sadrži polje za potpis, vozač potpisuje zapisnik na ekranu telefona. Oštećenja koja su već prijavljena za to vozilo prikazuju se iznad liste, tako da ih niko ne prijavljuje dva puta.

Preduzeće definiše pitanja, stavke liste i obavezne fotografije u uređivaču šablona. Kako sastaviti vlastiti obrazac i pripremiti ga na jeziku vozača opisano je u članku Pregledi vozila: vaša pitanja, jezik vozača.

Poređenje zapisnika: razlike su istaknute

Zapisnik o preuzimanju prikazuje upareni zapisnik o predaji istog vozila, ako je poslan u roku od 72 sata, zajedno s opcijom Compare with paired protocol. Prikaz Compare protocols stavlja oba zapisnika jedan pored drugog, pitanje po pitanje. Red u kojem se odgovori razlikuju je istaknut: na primjer, za "Lijevi retrovizor" u zapisniku o preuzimanju stoji "Prijavljeno", uz napomenu i jednu fotografiju, a u zapisniku o predaji "Nije prijavljeno".

Poređenje upoređuje odgovore: označene stavke, napomene, vrijednosti i broj priloženih datoteka. Ono ne analizira fotografije; njih sami pregledate u zapisniku. Također možete uporediti zapisnik s bilo kojim drugim poslanim zapisnikom za isto vozilo, na primjer s posljednjim pregledom.

Ko je odgovoran: LiteTMS predlaže, čovjek odlučuje

Svako prijavljeno oštećenje stiže na karticu Damages & settlements. Dugme pored oštećenja otvara prozor Settle damage. Tamo postavljate status (prijavljeno, u obračunu, obračunato ili odbačeno), unosite trošak i valutu, dodajete napomenu o obračunu poput broja fakture i birate odgovornog vozača.

Pored odgovornog vozača, LiteTMS prikazuje prijedlog. Kada je oštećenje prijavljeno pri preuzimanju, sistem predlaže vozača koji je predao vozilo u tom zapisniku ili, ako ga nema, posljednjeg vozača koji je poslao zapisnik o predaji za to vozilo. Kada je oštećenje prijavljeno pri predaji ili tokom pregleda, predlaže osobu koja ga je prijavila. Prijedlog se nikada ne sprema automatski: odluku sprema osoba s ovlaštenjem za obračun. Trošak se knjiži na odgovornog vozača, nikada na onoga ko je oštećenje samo prijavio.

Troškovi oštećenja po vozaču i po vozilu

Kontrolna tabla modula prikuplja statistiku za posljednjih 12 sedmica: zapisnike po sedmici prema vrsti, obračunata i otvorena oštećenja, te grafikone najvećih troškova oštećenja po vozilu i po odgovornom vozaču. Grafikoni uračunavaju troškove unesene prilikom obračuna. Kartica Fleet condition prikazuje, za svako vozilo i prikolicu, da li je sve u redu ili zahtijeva pažnju, zajedno s historijom njegovih zapisnika.

Pregledi, podsjetnici i PDF

Isti modul vodi i periodične preglede. Okidač Recurring schedule kreira zapisnik dnevno, sedmično ili mjesečno u vrijeme koje odaberete, za svakog aktivnog vozača ili za trenutnog vozača svakog vozila ili prikolice. Zapisnik koji nije vraćen na vrijeme u kancelariji se označava kao Overdue, a opcija Remind the driver ponovo šalje obavještenje. Poslani zapisnik se može preuzeti kao PDF na engleskom ili poljskom jeziku.

Kako uključiti modul

Vehicle Protocols & Inspections je plaćeni modul u LiteTMS trgovini modula uz besplatni probni period od 7 dana. Tamo možete vidjeti mjesečnu cijenu prije nego što ga uključite. Ako ga ne otkažete tokom probnog perioda, prvi mjesec se naplaćuje po njegovom isteku. Vozači popunjavaju zapisnike u aplikaciji LiteTMS Mobile. Modul možete pronaći i na listi funkcionalnosti.

Zapisnik bilježi ono što su vozači prijavili i fotografisali. On olakšava razgovor o oštećenju, ali ne zamjenjuje razgovor s vozačem niti interna pravila o odgovornosti u vašem preduzeću.

Još uvijek ne koristite LiteTMS? Javite nam se i pripremite papirni primopredajni obrazac koji danas koristite; krenut ćemo od toga.