Wie maakte die kras? Voertuigoverdracht en schadeafhandeling

De module Voertuigprotocollen & inspecties toont in welke staat de ene chauffeur een vrachtwagen heeft overgedragen en in welke staat de volgende chauffeur hem in ontvangst heeft genomen. Zodra u een regel instelt voor voertuigwissels, ontvangen beide chauffeurs een protocol op hun telefoon: ze vinken de geconstateerde schade aan, voegen foto's toe en ondertekenen. Op kantoor ziet men de twee protocollen naast elkaar met de verschillen gemarkeerd, registreert men de schadekosten en bepaalt men wie ervoor verantwoordelijk is. LiteTMS stelt voor wie het voertuig heeft overgedragen.

De video is ingesproken in het Pools, met Poolse ondertiteling.

Er zit een kras op; niemand weet hoe die er komt

Stel dat drie chauffeurs deze week met dezelfde trekker hebben gereden en dat deze vrijdag terugkomt met een gebarsten spiegel en een kras op het portier. Zonder registratie van elke overdracht valt niet te achterhalen tijdens wiens dienst de schade is ontstaan. Het gevolg is dat iedereen moet gissen naar wat ze hebben gezien, en de reparatie komt vaak voor rekening van het bedrijf.

Een overdrachtsprotocol verandert die vraag in twee registraties met een datum, tijdstip, foto's en een handtekening. De chauffeur die de wagen overdraagt vult het ene formulier in, de chauffeur die hem overneemt het andere. Als de spiegel in het eerste protocol heel is en in het tweede gebarsten, weet u precies tussen welke twee formulieren het verschil is ontstaan.

Het protocol verschijnt op de telefoon bij een voertuigwissel

In het protocolsjabloon voegt u de trigger Bij voertuigwissel toe en kiest u wie het protocol ontvangt. Met Beide chauffeurs krijgt elke partij een eigen protocol: de vorige chauffeur een overdrachtsprotocol, de nieuwe chauffeur een innameprotocol. De regel treedt zowel in werking wanneer een chauffeur het voertuig selecteert in LiteTMS Mobile als wanneer de planning dit toewijst.

De chauffeur krijgt de melding "Nieuw protocol om in te vullen" en het protocol staat op het tabblad Taken. De trigger reageert op een wissel van het trekkende voertuig. Wanneer alleen de trailer wordt gewisseld, wijst de planning het protocol handmatig toe, of start de chauffeur het zelf als het sjabloon dat toestaat.

De chauffeur vinkt de schade aan, voegt foto's toe en ondertekent

Op de lijst met schades en ontbrekende uitrusting vinkt de chauffeur aan wat hij aantreft. Een aangevinkt punt opent een toelichtingsveld en ruimte voor foto's, en desgewenst ook video als het sjabloon daarom vraagt. Bevat het formulier een handtekeningveld, dan zet de chauffeur zijn handtekening direct op het telefoonscherm. Eerder gemelde schade voor dat voertuig wordt boven de lijst getoond, zodat niets dubbel wordt gemeld.

Het bedrijf bepaalt zelf de vragen, controlepunten en verplichte foto's in de sjablooneditor. Hoe u uw eigen formulier samenstelt en in de taal van de chauffeur klaarzet, leest u in Voertuiginspecties: uw vragen, de taal van de chauffeur.

Protocollen vergelijken: de verschillen worden gemarkeerd

Bij een innameprotocol wordt het gekoppelde overdrachtsprotocol van hetzelfde voertuig getoond, mits dit binnen 72 uur is ingediend, inclusief de knop Vergelijken met gekoppeld protocol. Het overzicht Protocollen vergelijken plaatst beide formulieren naast elkaar, vraag voor vraag. Een rij waarin de antwoorden verschillen, wordt gemarkeerd: zo staat bij "Linkerspiegel" in het innameprotocol bijvoorbeeld "Gemeld", voorzien van een toelichting en een fotobestand, terwijl in het overdrachtsprotocol "Niet gemeld" staat.

De vergelijking zet gegevens op een rij: de aangevinkte items, de toelichtingen, de waarden en het aantal bestanden. Foto's worden niet geanalyseerd; die bekijkt u zelf in het protocol. U kunt een protocol ook vergelijken met elk ander ingediend protocol van hetzelfde voertuig, zoals de laatste inspectie.

Wie is verantwoordelijk: LiteTMS stelt voor, de mens beslist

Elke gemelde schade komt terecht op het tabblad Schades & afhandeling. De knop naast een schade opent het venster Schade afhandelen. Daar stelt u de status in (gemeld, in behandeling, afgehandeld of afgewezen), voert u het schadebedrag en de valuta in, voegt u een afhandelingsnotitie toe zoals een factuurnummer, en selecteert u de verantwoordelijke chauffeur.

Naast de verantwoordelijke chauffeur toont LiteTMS een suggestie. Als de schade werd gemeld bij de inname, stelt het systeem de chauffeur voor die het voertuig in dat protocol heeft overgedragen, of, als die er niet is, de laatste chauffeur die een overdrachtsprotocol voor het voertuig heeft ingediend. Werd de schade gemeld bij de overdracht of tijdens een inspectie, dan stelt het de persoon voor die de melding heeft gedaan. De suggestie wordt nooit automatisch opgeslagen: een medewerker met de bevoegdheid voor schadeafhandeling slaat de beslissing op. De kosten worden toegerekend aan de verantwoordelijke chauffeur, nooit aan degene die de schade enkel heeft gemeld.

Schadekosten per chauffeur en per voertuig

Het dashboard van de module verzamelt statistieken over de afgelopen 12 weken: protocollen per week per type, afgehandelde en openstaande schades, en grafieken van de hoogste schadekosten per voertuig en per verantwoordelijke chauffeur. De grafieken tellen de kosten mee die bij de afhandeling zijn ingevoerd. Het tabblad Wagenparkstatus toont voor elk voertuig en elke oplegger of deze in orde is of aandacht vereist, samen met de historiek van de protocollen.

Inspecties, herinneringen en de pdf

Dezelfde module voert periodieke inspecties uit. De trigger Periodiek schema maakt dagelijks, wekelijks of maandelijks op een gekozen tijdstip een protocol aan voor elke actieve chauffeur of voor de huidige chauffeur van elk voertuig of elke oplegger. Een protocol dat niet op tijd is ingediend, krijgt op kantoor de status Verlopen, en met Chauffeur herinneren wordt de melding opnieuw verzonden. Een ingediend protocol kan worden gedownload als pdf in het Engels of Pools.

Hoe u de module activeert

Vehicle Protocols & Inspections is een betaalde module in de LiteTMS-modulemarktplaats met een gratis proefperiode van 7 dagen. U ziet de maandprijs daar voordat u de module activeert. Zegt u tijdens de proefperiode niet op, dan wordt de eerste maand in rekening gebracht zodra deze afloopt. Chauffeurs vullen de protocollen in via LiteTMS Mobile. U vindt de module ook op de overzichtspagina met functies.

Een protocol legt vast wat de chauffeurs hebben gemeld en gefotografeerd. Het vergemakkelijkt het gesprek over een schade, maar vervangt het overleg met de chauffeur en het aansprakelijkheidsbeleid binnen uw bedrijf niet.

Gebruikt u LiteTMS nog niet? Neem contact op en houd het papieren overdrachtsformulier bij de hand dat u nu gebruikt; dan beginnen we daarmee.

Veelgestelde vragen

Wordt er automatisch een overdrachtsprotocol aangemaakt bij een chauffeurswissel?

Ja, mits het sjabloon de trigger "Bij herindeling voertuig" bevat. Afhankelijk van de instelling gaat het protocol naar de vorige chauffeur, de nieuwe chauffeur of beiden. Wanneer alleen de oplegger wordt gewisseld, wijst de planning het protocol toe of start de chauffeur dit zelf op.

Bepaalt LiteTMS wie de schade heeft veroorzaakt?

Nee. Het systeem stelt de chauffeur voor die het voertuig heeft overgedragen wanneer de schade bij inname is gemeld, of degene die de schade heeft gemeld bij overdracht of tijdens een inspectie. Een medewerker met de bevoegdheid voor schadeafhandeling slaat de verantwoordelijke chauffeur en het schadebedrag op.

Analyseert de protocolvergelijking foto's?

Nee. De vergelijking kijkt naar antwoorden: de aangevinkte punten, opmerkingen, waarden en het aantal bijgevoegde bestanden. De foto's bekijkt u in het protocol zelf.

Waar kan ik de schadekosten per chauffeur inzien?

Op het dashboard van de module, in de grafiek met de hoogste schadekosten per verantwoordelijke chauffeur. Daarnaast staat dezelfde grafiek per voertuig. Beide tellen de kosten mee die bij de afhandeling zijn ingevoerd.

Wat kost de module Vehicle Protocols & Inspections?

Het is een betaalde module met een gratis proefperiode van 7 dagen. De maandelijkse prijs staat vermeld in de modulemarktplaats voordat u de module activeert.