Hvem lavede ridsen? Overlevering af køretøjer og skadesafregning

Modulet Vehicle Protocols & Inspections viser, i hvilken stand én chauffør afleverede lastbilen, og i hvilken stand den næste modtog den. Når du opretter en regel for vognskift, modtager begge chauffører en protokol på deres telefon: De afkrydser de skader, de finder, tilføjer fotos og underskriver. Kontoret ser de to protokoller side om side med forskellene fremhævet, registrerer omkostningen ved en skade og beslutter, hvem der er ansvarlig for den. LiteTMS foreslår, hvem der afleverede køretøjet.

Filmen har polsk indtaling og polske undertekster.

Ridsen er der: Ingen ved, hvor den kom fra

Forestil dig, at tre chauffører har kørt i den samme trækker i ugens løb, og fredag vender den tilbage med et revnet spejl og en ridse på døren. Uden dokumentation for hver overlevering er der ingen mulighed for at afgøre, på hvilken vagt skaden opstod. Tilbage står man med forsøg på at huske, hvad den enkelte så, og reparationen ender ofte på virksomhedens regning.

En overleveringsprotokol forvandler det spørgsmål til to registreringer med dato, klokkeslæt, fotos og underskrift. Chaufføren, der afleverer lastbilen, udfylder den ene, og chaufføren, der overtager den, udfylder den anden. Hvis spejlet er intakt i den første og revnet i den anden, ved du præcis, mellem hvilke to protokoller forskellen opstod.

Protokollen lander på telefonen ved vognskift

I protokolkabelonen tilføjer du triggeren On vehicle reassignment og vælger, hvem der skal modtage protokollen. Med Both drivers modtager begge parter hver sin: den tidligere chauffør en afleveringsprotokol, den nye chauffør en modtagelsesprotokol. Reglen udløses både, når en chauffør vælger køretøjet i LiteTMS Mobile, og når kontoret tildeler det.

Chaufføren modtager meddelelsen "New protocol to fill in", og protokollen ligger under fanen Tasks. Triggeren reagerer på et skift af køretøj. Når det kun er traileren, der byttes rundt på, tildeler kontoret protokollen, eller chaufføren starter den selv, hvis skabelonen tillader det.

Chaufføren afkrydser skader, tilføjer fotos og underskriver

På listen over skader og manglende udstyr afkrydser chaufføren de fundne punkter. Et afkrydset punkt åbner et notatfelt og plads til fotos, og også til video, hvis skabelonen kræver det. Hvis formularen indeholder et underskriftsfelt, underskriver chaufføren protokollen direkte på telefonens skærm. Skader, der allerede er indberettet for det pågældende køretøj, vises over listen, så ingen indberetter dem to gange.

Virksomheden fastlægger spørgsmålene, listepunkterne og de obligatoriske fotos i skabeloneditoren. Hvordan du opbygger din egen formular og opsætter den på chaufførens eget sprog, gennemgås i Inspektion af køretøjer: dine spørgsmål, chaufførens sprog.

Sammenligning af protokoller: Forskellene fremhæves

En modtagelsesprotokol viser den tilknyttede afleveringsprotokol for det samme køretøj, hvis en sådan blev indsendt inden for 72 timer, sammen med Compare with paired protocol. Visningen Compare protocols opstiller begge protokoller side om side, spørgsmål for spørgsmål. En række, hvor svarene afviger fra hinanden, fremhæves: for eksempel står der "Reported" ud for "Left mirror" i modtagelsesprotokollen sammen med et notat og en fotofil, mens der står "Not reported" i afleveringsprotokollen.

Sammenligningen stiller svarene op over for hinanden: de afkrydsede punkter, noterne, værdierne og antallet af filer. Den analyserer ikke fotos; du gennemgår dem selv direkte i protokollen. Du kan også sammenligne en protokol med enhver anden indsendt protokol for det samme køretøj, for eksempel det seneste eftersyn.

Hvem bærer ansvaret: LiteTMS foreslår, et menneske beslutter

Enhver indberettet skade lander under fanen Damages & settlements. Knappen ud for en skade åbner dialogen Settle damage. Her angiver du status (reported, in settlement, settled eller dismissed), indtaster omkostning og valuta, tilføjer et afregningsnotat som for eksempel et fakturanummer og vælger den ansvarlige chauffør.

Ud for den ansvarlige chauffør viser LiteTMS et forslag. Når skaden blev indberettet ved overtagelse, foreslår systemet den chauffør, der overleverede køretøjet i den pågældende protokol, eller hvis der ikke findes en, den seneste chauffør, der indsendte en overdragelsesprotokol for køretøjet. Når skaden blev indberettet ved aflevering eller under et eftersyn, foreslår det den person, der anmeldte den. Forslaget gemmes aldrig automatisk: en person med rettighed til skadesafregning gemmer beslutningen. Omkostningen tilskrives den ansvarlige chauffør, aldrig en person, der blot har anmeldt skaden.

Skadesomkostninger pr. chauffør og pr. køretøj

Modulets dashboard samler statistik for de seneste 12 uger: protokoller pr. uge fordelt på type, afregnede og åbne skader samt diagrammer over de højeste skadesomkostninger pr. køretøj og pr. ansvarlig chauffør. Diagrammerne medregner de omkostninger, der indtastes ved afregningen. Fanen Fleet condition viser for hvert køretøj og hver trailer, om alt er i orden, eller om der kræves opmærksomhed, sammen med historikken over køretøjets protokoller.

Eftersyn, påmindelser og PDF

Det samme modul håndterer tilbagevendende eftersyn. Triggeren Recurring schedule opretter en protokol dagligt, ugentligt eller månedligt på et valgfrit tidspunkt for hver aktiv chauffør eller for den aktuelle chauffør på hvert køretøj eller trailer. En protokol, der ikke er modtaget retur i tide, markeres som Overdue på kontoret, og Remind the driver sender notifikationen igen. En indsendt protokol kan downloades som PDF på engelsk eller polsk.

Sådan aktiveres modulet

Vehicle Protocols & Inspections er et tilkøbsmodul på LiteTMS' modulmarkedsplads med en 7 dages gratis prøveperiode. Du kan se den månedlige pris dér, før du aktiverer det. Hvis du ikke opsiger modulet i prøveperioden, faktureres den første måned, når prøveperioden udløber. Chaufførerne udfylder protokollerne i LiteTMS Mobile. Du finder også modulet på funktionslisten.

En protokol dokumenterer, hvad chaufførerne har indberettet og fotograferet. Det gør dialogen om en skade nemmere, men erstatter ikke en grundig snak med chaufføren eller de ansvarsregler, der gælder i virksomheden.

Bruger du endnu ikke LiteTMS? Kontakt os, og tag den overdragelsesblanket på papir med, som du bruger i dag, så tager vi udgangspunkt i den.