Ki okozta a karcolást? Járműátadási jegyzőkönyvek és kárrendezés

A Vehicle Protocols & Inspections modul pontosan megmutatja, milyen állapotban adta át a tehergépkocsit az egyik sofőr, és milyen állapotban vette át a következő. Ha beállít egy szabályt a járműcserékre, mindkét sofőr kap egy jegyzőkönyvet a telefonjára: bejelölik a talált sérüléseket, fényképeket csatolnak és aláírják. Az iroda egymás mellett látja a két jegyzőkönyvet kiemelt eltérésekkel, rögzíti a kár költségét, és eldönti, ki a felelős érte. A LiteTMS javaslatot tesz arra, ki adta át a járművet.

A videó lengyel nyelvű narrációval és felirattal készült.

Ott a karcolás, de senki sem tudja, honnan származik

Tegyük fel, hogy ezen a héten három sofőr is vezette ugyanazt a vontatót, pénteken pedig repedt tükörrel és egy karcolással az ajtón tér vissza a telephelyre. Az egyes átadások dokumentálása nélkül lehetetlen megmondani, kinek a műszakjában történt a sérülés. Ilyenkor csak az marad, hogy mindenki próbál visszaemlékezni a látottakra, a javítás költsége pedig gyakran a céget terheli.

Az átadás-átvételi jegyzőkönyv ezt a kérdést két olyan bejegyzésre cseréli, amely dátumot, időpontot, fényképeket és aláírást tartalmaz. Az átadó sofőr kitölti az egyiket, az átvevő sofőr pedig a másikat. Ha az első jegyzőkönyvben a tükör még ép, a másodikban viszont már repedt, pontosan tudni lehet, melyik két jegyzőkönyv között keletkezett az eltérés.

Járműcsere esetén a jegyzőkönyv automatikusan megjelenik a telefonon

A jegyzőkönyvsablonban adja hozzá az On vehicle reassignment eseményindítót, és válassza ki, ki kapja meg a jegyzőkönyvet. A Both drivers beállítással mindkét fél megkapja a sajátját: az előző sofőr az átadási, az új sofőr pedig az átvételi jegyzőkönyvet. A szabály akkor is lefut, amikor a sofőr választja ki a járművet a LiteTMS Mobile alkalmazásban, és akkor is, amikor az iroda rendeli hozzá.

A sofőr megkapja az „Új kitöltendő jegyzőkönyv” értesítést, a jegyzőkönyv pedig a Tasks fülön várja. Az eseményindító a járműcserére reagál. Ha csak a pótkocsit cserélik ki, a jegyzőkönyvet az iroda rendeli hozzá, vagy a sofőr indítja el, amennyiben a sablon ezt lehetővé teszi.

A sofőr bejelöli a sérülést, fényképeket csatol és aláírja

A sérülések és hiányzó felszerelések listáján a sofőr bejelöli, amit talált. A bejelölt tétel megnyit egy megjegyzésmezőt és helyet biztosít a fényképeknek, sőt videónak is, ha a sablon ezt megköveteli. Ha az űrlap tartalmaz aláírásmezőt, a sofőr közvetlenül a telefon képernyőjén írja alá a jegyzőkönyvet. Az adott járműre korábban már bejelentett sérülések a lista felett jelennek meg, így senki sem rögzíti őket duplán.

A vállalat a sablonszerkesztőben határozza meg a kérdéseket, a listaelemeket és a kötelező fényképeket. A saját űrlap felépítését és a sofőr anyanyelvén történő összeállítását a Járműátvizsgálások: az Ön kérdései a sofőr nyelvén című cikk mutatja be.

Jegyzőkönyvek összehasonlítása: a különbségek kiemelve jelennek meg

Az átvételi jegyzőkönyv megjeleníti ugyanazon jármű párosított átadási jegyzőkönyvét, amennyiben azt 72 órán belül beküldték, a Compare with paired protocol gombbal együtt. A Compare protocols nézet egymás mellé állítja a két jegyzőkönyvet, kérdésről kérdésre haladva. Az a sor, ahol a válaszok eltérnek, kiemelést kap: például a „Bal oldali tükör” az átvételi jegyzőkönyvben „Reported” állapotban szerepel megjegyzéssel és egy fényképfájllal, míg az átadási jegyzőkönyvben „Not reported” értéket mutat.

Az összehasonlítás egymás mellé rendezi a válaszokat: a bejelölt tételeket, a megjegyzéseket, az értékeket és a fájlok számát. A fényképeket nem elemzi automatikusan, ezeket Ön tekintheti meg a jegyzőkönyvben. A jegyzőkönyvet ugyanazon jármű bármely más korábban beküldött jegyzőkönyvével is összehasonlíthatja, például a legutóbbi átvizsgálással.

Ki a felelős: a LiteTMS javaslatot tesz, a döntést ember hozza meg

Minden bejelentett sérülés a Damages & settlements fülre kerül. A sérülés melletti gomb megnyitja a Settle damage párbeszédpanelt. Itt állíthatja be a státuszt (bejelentve, rendezés alatt, rendezve vagy elutasítva), rögzítheti a költséget és a pénznemet, megadhat egy elszámolási megjegyzést (például a számlaszámot), és kiválaszthatja a felelős sofőrt.

A felelős gépkocsivezető mellett a LiteTMS javaslatot jelenít meg. Ha a kárt az átvételkor jelentették be, azt a sofőrt javasolja, aki az adott jegyzőkönyv szerint átadta a járművet, vagy ha nincs ilyen, az utolsó sofőrt, aki átadás-átvételi jegyzőkönyvet nyújtott be a járműhöz. Ha a kárt átadáskor vagy ellenőrzés során jelentették be, a bejelentő személyt javasolja. A javaslat soha nem mentődik el automatikusan: a döntést az elszámolási jogosultsággal rendelkező munkatárs rögzíti. A költség a felelős sofőrt terheli, sohasem azt, aki csupán bejelentette a kárt.

Kárköltségek sofőr és jármű szerint

A modul vezérlőpultja az elmúlt 12 hét statisztikáit gyűjti össze: típus szerinti heti jegyzőkönyvek, rendezett és nyitott károk, valamint diagramok a legmagasabb kárköltségekről járművek és felelős gépkocsivezetők szerint. A diagramok az elszámoláskor rögzített költségeket veszik figyelembe. A Flotta állapota fül minden jármű és pótkocsi esetében mutatja, hogy rendben van-e vagy beavatkozást igényel, a korábbi jegyzőkönyvek előzményeivel együtt.

Ellenőrzések, emlékeztetők és a PDF

Ugyanez a modul kezeli az ismétlődő ellenőrzéseket is. Az Ismétlődő ütemezés trigger napi, heti vagy havi rendszerességgel készít jegyzőkönyvet a kiválasztott időpontban minden aktív sofőr, illetve az egyes járművek vagy pótkocsik aktuális sofőrje számára. A határidőre vissza nem érkezett jegyzőkönyvet az irodában Késedelmes jelöléssel látja el a rendszer, a Sofőr emlékeztetése funkcióval pedig újra elküldhető az értesítés. A beküldött jegyzőkönyv angol vagy lengyel nyelvű PDF-ként tölthető le.

Hogyan kapcsolható be a modul?

A Járműjegyzőkönyvek és ellenőrzések (Vehicle Protocols & Inspections) fizetős modul a LiteTMS modulpiacán, 7 napos ingyenes próbaidőszakkal. A havidíjat még a bekapcsolás előtt látni fogja. Ha a próbaidőszak alatt nem mondja le, annak lejártakor a rendszer kiszámlázza az első hónapot. A gépkocsivezetők a LiteTMS Mobile alkalmazásban töltik ki a jegyzőkönyveket. A modult a funkciólistában is megtalálja.

A jegyzőkönyv rögzíti, amit a sofőrök bejelentettek és lefotóztak. Megkönnyíti a károkról szóló egyeztetést, de nem helyettesíti a sofőrrel való személyes átbeszélést vagy a vállalatnál érvényes felelősségi szabályokat.

Még nem használja a LiteTMS-t? Vegye fel velünk a kapcsolatot, és hozza magával a jelenleg használt papíralapú átadás-átvételi ívet: azzal fogunk indulni.

Gyakori kérdések

Automatikusan létrejön az átadás-átvételi jegyzőkönyv sofőrváltáskor?

Igen, amennyiben a sablon tartalmazza a „Jármű újbóli hozzárendelésekor” triggert. A beállítástól függően a jegyzőkönyv a korábbi sofőrhöz, az új sofőrhöz vagy mindkettőhöz eljut. Ha csak a pótkocsit cserélik, az iroda rendeli hozzá a jegyzőkönyvet, vagy a sofőr indítja el.

A LiteTMS dönti el, ki okozta a kárt?

Nem. Ha a kárt átvételkor jelentették be, azt a sofőrt javasolja, aki átadta a járművet, illetve azt a személyt, aki az átadáskor vagy egy ellenőrzés során tette a bejelentést. A felelős gépkocsivezetőt és a költséget az elszámolási jogosultsággal rendelkező munkatárs menti el.

Elemzi a fényképeket a jegyzőkönyvek összehasonlítása?

Nem. A válaszokat hasonlítja össze: a bepipált elemeket, a megjegyzéseket, az értékeket és a csatolt fájlok számát. A fényképeket a jegyzőkönyvben tekintheti meg.

Hol láthatók a sofőrönkénti kárköltségek?

A modul vezérlőpultján, a felelős gépkocsivezetők szerinti legmagasabb kárköltségek diagramjában. Mellette található ugyanez a diagram járművekre lebontva. Mindkettő az elszámoláskor rögzített költségeket veszi figyelembe.

Mennyibe kerül a Vehicle Protocols & Inspections modul?

Fizetős modul 7 napos ingyenes próbaidőszakkal. A havidíja a modulpiacon látható a bekapcsolás előtt.