Kdo udělal ten škrábanec? Předávání vozidel a řešení škod

Modul Vehicle Protocols & Inspections přehledně ukazuje stav, v jakém jeden řidič vozidlo předal a v jakém ho další převzal. Jakmile nastavíte pravidlo pro střídání vozidel, oběma řidičům přijde protokol do telefonu: zaškrtnou zjištěná poškození, přidají fotografie a podepíší se. Dispečink vidí oba protokoly vedle sebe se zvýrazněnými rozdíly, zaeviduje náklady na škodu a rozhodne, kdo za ni odpovídá. LiteTMS navíc sám navrhne, kdo vozidlo předával.

Video je s polským komentářem a polskými titulky.

Škrábanec je na světě, nikdo ale neví, kde se vzal

Představte si, že se na jednom tahači tento týden vystřídali tři řidiči a v pátek se vozidlo vrátí s prasklým zrcátkem a poškrábanými dveřmi. Bez záznamu z každého předání nelze zjistit, na čí směně ke škodě došlo. Nezbývá než spoléhat na to, co si kdo pamatuje, a oprava nakonec často zůstane na účet firmy.

Předávací protokol promění takové dohady ve dva jasné záznamy s datem, časem, fotografiemi a podpisem. Řidič, který tahač předává, vyplní jeden, řidič, který jej přebírá, vyplní druhý. Pokud je v prvním zrcátko v pořádku a ve druhém prasklé, přesně víte, mezi kterými dvěma protokoly se rozdíl objevil.

Protokol dorazí do telefonu při střídání vozidla

V šabloně protokolu přidáte trigger On vehicle reassignment a zvolíte, komu se má protokol odeslat. Při volbě Both drivers dostane každá strana svůj vlastní: předchozí řidič předávací protokol, nový řidič protokol o převzetí. Pravidlo se aktivuje jak ve chvíli, kdy si řidič vozidlo vybere v aplikaci LiteTMS Mobile, tak když mu ho přiřadí dispečink.

Řidiči přijde notifikace „Nový protokol k vyplnění“ a samotný protokol najde na záložce Tasks. Trigger reaguje na změnu vozidla. Pokud se přepřahá pouze návěs, přiřadí protokol dispečink, případně jej může zahájit sám řidič, pokud to šablona dovoluje.

Řidič zaškrtne poškození, přidá fotografie a podepíše se

V seznamu poškození a chybějící výbavy řidič zaškrtne, co na vozidle objevil. Zaškrtnutá položka otevře pole pro poznámku a prostor pro fotografie, případně i pro video, pokud to šablona vyžaduje. Obsahuje-li formulář pole pro podpis, řidič protokol podepíše přímo na displeji telefonu. Dříve nahlášená poškození daného vozidla se zobrazují nad seznamem, takže je nikdo nehlásí dvakrát.

O konkrétních otázkách, položkách seznamu i povinných fotografiích rozhoduje firma v editoru šablon. Jak si sestavit vlastní formulář a připravit jej v jazyce řidiče, se dozvíte v článku Kontroly vozidel: vaše otázky, jazyk řidiče.

Porovnání protokolů: rozdíly jsou zvýrazněné

V protokolu o převzetí se zobrazí spárovaný předávací protokol téhož vozidla, pokud byl odeslán během posledních 72 hodin, spolu s volbou Compare with paired protocol. Zobrazení Compare protocols položí oba protokoly vedle sebe, otázku po otázce. Řádek, kde se odpovědi liší, je zvýrazněný: například u položky „Levé zrcátko“ je v protokolu o převzetí stav „Reported“ s poznámkou a jednou fotografií, zatímco v předávacím protokolu je „Not reported“.

Porovnání přehledně seřadí odpovědi: zaškrtnuté položky, poznámky, zadané hodnoty i počet přiložených souborů. Fotografie systém sám neanalyzuje, ty si v protokolu prohlédnete sami. Protokol můžete porovnat také s jakýmkoli jiným odeslaným protokolem téhož vozidla, například s poslední kontrolou.

Kdo za škodu odpovídá: LiteTMS napoví, člověk rozhodne

Každé nahlášené poškození se propíše na záložku Damages & settlements. Tlačítko u dané škody otevře dialogové okno Settle damage. V něm nastavíte stav (nahlášeno, v řešení, vyřešeno nebo zamítnuto), zadáte částku a měnu, přidáte poznámku k vypořádání, například číslo faktury, a zvolíte odpovědného řidiče.

Vedle odpovědného řidiče zobrazuje LiteTMS návrh. Pokud bylo poškození nahlášeno při převzetí, navrhne řidiče, který vozidlo v daném protokolu předával, případně posledního řidiče, který pro dané vozidlo odeslal předávací protokol. Když bylo poškození nahlášeno při předání nebo během kontroly, navrhne osobu, která ho nahlásila. Návrh se nikdy neukládá automaticky: rozhodnutí musí potvrdit uživatel s oprávněním k vypořádání škod. Náklady se připisují odpovědnému řidiči, nikdy tomu, kdo poškození pouze nahlásil.

Náklady na škody podle řidiče a vozidla

Přehled modulu shromažďuje statistiky za posledních 12 týdnů: protokoly za týden podle typu, vyřešené i otevřené škody a grafy nejvyšších nákladů na škody podle vozidla a odpovědného řidiče. Grafy započítávají náklady zadané při vypořádání. Záložka Fleet condition ukazuje u každého vozidla i návěsu, zda je v pořádku, nebo vyžaduje pozornost, a to včetně historie protokolů.

Kontroly, upomínky a PDF

Tentýž modul zajišťuje i pravidelné kontroly. Spouštěč Recurring schedule vytváří protokol denně, týdně nebo měsíčně ve vámi zvolený čas, a to pro každého aktivního řidiče nebo pro aktuálního řidiče daného vozidla či návěsu. Protokol, který nebyl odeslán včas, se v kanceláři označí stavem Overdue, a volba Remind the driver odešle notifikaci znovu. Odeslaný protokol lze stáhnout ve formátu PDF v angličtině nebo polštině.

Jak modul aktivovat

Vehicle Protocols & Inspections je placený modul na tržišti modulů LiteTMS se 7denní bezplatnou zkušební verzí. Měsíční cenu uvidíte přímo tam ještě před jeho zapnutím. Pokud modul během zkušební doby nezrušíte, po jejím skončení se naúčtuje první měsíc. Řidiči vyplňují protokoly v aplikaci LiteTMS Mobile. Modul najdete také v přehledu funkcí.

Protokol zaznamenává, co řidiči nahlásili a vyfotografovali. Usnadňuje debatu o vzniklé škodě, nenahrazuje však osobní projednání s řidičem ani pravidla odpovědnosti platná ve vaší firmě.

Ještě LiteTMS nepoužíváte? Ozvěte se nám a vezměte s sebou papírový předávací protokol, který používáte dnes; začneme právě jím.