Tko je napravio ogrebotinu? Primopredaja vozila i obračun šteta

Modul Vehicle Protocols & Inspections pokazuje u kojem je stanju jedan vozač predao kamion, a u kojem ga je stanju sljedeći vozač preuzeo. Kada postavite pravilo za promjenu vozila, oba vozača dobivaju zapisnik na svoj telefon: kvačicom označavaju oštećenja koja uoče, dodaju fotografije i potpisuju. Ured vidi oba zapisnika jedan pored drugog s istaknutim razlikama, bilježi trošak oštećenja i odlučuje tko je za njega odgovoran. LiteTMS predlaže tko je predao vozilo.

Videozapis ima naraciju na poljskom jeziku i poljske titlove.

Ogrebotina je tu; nitko ne zna kako je nastala

Recimo da su tri vozača ovaj tjedan vozila isti tegljač, a u petak se on vrati s napuknutim retrovizorom i ogrebotinom na vratima. Bez evidencije o svakoj primopredaji nema načina da se utvrdi u čijoj se smjeni dogodila šteta. Na kraju se sve svodi na to da se svi pokušavaju sjetiti što su vidjeli, a popravak često završi na račun tvrtke.

Primopredajni zapisnik pretvara to pitanje u dva zapisa s datumom, vremenom, fotografijama i potpisom. Vozač koji predaje kamion ispunjava jedan, a vozač koji ga preuzima ispunjava drugi. Ako je retrovizor na prvom neoštećen, a na drugom napuknut, točno znate između koja se dva zapisnika pojavila razlika.

Zapisnik stiže na telefon prilikom promjene vozila

U predlošku zapisnika dodate okidač On vehicle reassignment i odaberete tko dobiva zapisnik. Uz opciju Both drivers, svaka strana dobiva svoj: prethodni vozač zapisnik o predaji, a novi vozač zapisnik o preuzimanju. Pravilo se aktivira i kada vozač odabere vozilo u aplikaciji LiteTMS Mobile i kada ga dodijeli ured.

Vozač prima obavijest „Novi zapisnik za ispunjavanje”, a zapisnik se nalazi na kartici Tasks. Okidač reagira na promjenu vozila. Kada se mijenja samo poluprikolica, ured dodjeljuje zapisnik ili ga vozač sam pokreće ako predložak to dopušta.

Vozač označava oštećenja, dodaje fotografije i potpisuje

Na popisu oštećenja i nedostajuće opreme vozač označava ono što je uočio. Označena stavka otvara polje za napomenu i prostor za fotografije, kao i za videozapis ako predložak to zahtijeva. Ako obrazac sadrži polje za potpis, vozač potpisuje zapisnik na zaslonu telefona. Oštećenja koja su već ranije prijavljena za to vozilo prikazuju se iznad popisa, pa ih nitko ne prijavljuje dvaput.

Tvrtka sama određuje pitanja, stavke na popisu i obavezne fotografije u uređivaču predložaka. Kako izraditi vlastiti obrazac i pripremiti ga na jeziku vozača objašnjeno je u članku Pregledi vozila: vaša pitanja, jezik vozača.

Usporedba zapisnika: razlike su istaknute

Zapisnik o preuzimanju prikazuje upareni zapisnik o predaji istog vozila, ako je predan unutar 72 sata, zajedno s opcijom Compare with paired protocol. Prikaz Compare protocols stavlja oba zapisnika jedan pored drugog, pitanje po pitanje. Redak u kojem se odgovori razlikuju označen je bojom: na primjer, za „Lijevi retrovizor” u zapisniku o preuzimanju piše „Prijavljeno”, uz napomenu i jednu fotografiju, dok u zapisniku o predaji piše „Nije prijavljeno”.

Usporedba poravnava odgovore: označene stavke, napomene, vrijednosti i broj datoteka. Sustav ne analizira fotografije; njih sami pregledavate u zapisniku. Zapisnik možete usporediti i s bilo kojim drugim predanim zapisnikom za isto vozilo, na primjer s posljednjim pregledom.

Tko je odgovoran: LiteTMS predlaže, čovjek odlučuje

Svako prijavljeno oštećenje dolazi na karticu Damages & settlements. Gumb pored oštećenja otvara prozor Settle damage. Tamo postavljate status (prijavljeno, u rješavanju, riješeno ili odbačeno), unosite iznos troška i valutu, dodajete napomenu o rješavanju poput broja računa te birate odgovornog vozača.

Pored odgovornog vozača LiteTMS prikazuje prijedlog. Ako je oštećenje prijavljeno pri preuzimanju, predlaže vozača koji je predao vozilo u tom zapisniku ili, ako ga nema, posljednjeg vozača koji je poslao zapisnik o predaji za to vozilo. Ako je oštećenje prijavljeno pri predaji ili tijekom pregleda, predlaže osobu koja ga je prijavila. Prijedlog se nikada ne sprema sam: odluku sprema osoba s ovlaštenjem za obračun. Trošak se pripisuje odgovornom vozaču, nikada osobi koja je oštećenje samo prijavila.

Troškovi oštećenja po vozaču i po vozilu

Nadzorna ploča modula prikuplja statistiku za posljednjih 12 tjedana: zapisnike po tjednu prema vrsti, riješena i otvorena oštećenja te grafikone najvećih troškova oštećenja po vozilu i po odgovornom vozaču. Grafikoni računaju troškove unesene pri obračunu. Kartica Stanje voznog parka za svako vozilo i prikolicu prikazuje je li sve u redu ili zahtijeva pažnju, zajedno s poviješću pripadajućih zapisnika.

Pregledi, podsjetnici i PDF

Isti modul vodi i redovite preglede. Okidač Ponavljajući raspored stvara zapisnik dnevno, tjedno ili mjesečno u vrijeme koje odaberete, za svakog aktivnog vozača ili za trenutnog vozača svakog vozila ili prikolice. Zapisnik koji nije vraćen na vrijeme u uredu se označava oznakom Prekoračen rok, a opcija Podsjeti vozača ponovno šalje obavijest. Poslani zapisnik može se preuzeti u PDF formatu na engleskom ili poljskom jeziku.

Kako uključiti modul

Zapisnici i pregledi vozila (Vehicle Protocols & Inspections) plaćeni je modul u LiteTMS trgovini modulima s besplatnim probnim razdobljem od 7 dana. Ondje vidite mjesečnu cijenu prije nego što ga uključite. Ako ga ne otkažete tijekom probnog razdoblja, prvi mjesec se naplaćuje po njegovu isteku. Vozači ispunjavaju zapisnike u aplikaciji LiteTMS Mobile. Modul ćete pronaći i na popisu značajki.

Zapisnik bilježi ono što su vozači prijavili i fotografirali. Olakšava razgovor o oštećenju, ali ne zamjenjuje razgovor s vozačem niti interna pravila odgovornosti koja vrijede u vašoj tvrtki.

Još ne koristite LiteTMS? Javite nam se i pripremite papirnati obrazac za primopredaju koji danas koristite; započet ćemo s njim.

Česta pitanja

Stvara li se zapisnik o primopredaji automatski pri promjeni vozača?

Da, ako predložak ima okidač "Pri ponovnom dodjeljivanju vozila". Ovisno o postavkama, zapisnik ide prethodnom vozaču, novom vozaču ili obojici. Kada se mijenja samo prikolica, ured dodjeljuje zapisnik ili ga vozač sam pokreće.

Odlučuje li LiteTMS tko je uzrokovao oštećenje?

Ne. Sustav predlaže vozača koji je predao vozilo ako je oštećenje prijavljeno pri preuzimanju, odnosno osobu koja ga je prijavila pri predaji ili tijekom pregleda. Osoba s ovlaštenjem za obračun sprema odgovornog vozača i iznos troška.

Analizira li usporedba zapisnika fotografije?

Ne. Uspoređuje odgovore: označene stavke, bilješke, vrijednosti i broj priloženih datoteka. Fotografije pregledavate sami u zapisniku.

Gdje mogu vidjeti troškove oštećenja po vozaču?

Na nadzornoj ploči modula, na grafikonu najvećih troškova oštećenja prema odgovornom vozaču. Pored njega nalazi se isti takav grafikon po vozilu. Oba uzimaju u obzir troškove unesene pri obračunu.

Koliko stoji modul Zapisnici i pregledi vozila?

Riječ je o plaćenom modulu s besplatnim probnim razdobljem od 7 dana. Mjesečna cijena prikazana je u trgovini modulima prije nego što ga uključite.