Kto urobil ten škrabanec? Odovzdávanie vozidiel a vysporiadanie škôd

Modul Protokoly a kontroly vozidiel ukazuje stav, v akom jeden vodič vozidlo odovzdal a v akom ho ďalší vodič prevzal. Akonáhle nastavíte pravidlo pre výmenu vozidla, obaja vodiči dostanú protokol do svojho telefónu: označia zistené poškodenia, pridajú fotografie a podpíšu sa. Dispečing vidí oba protokoly vedľa seba so zvýraznenými rozdielmi, zaeviduje náklady na škodu a rozhodne, kto za ňu nesie zodpovednosť. LiteTMS automaticky navrhne, kto vozidlo odovzdal.

Video je nahovorené v poľštine s poľskými titulkami.

Škrabanec je na svete, nikto však nevie, odkiaľ sa vzal

Predstavte si, že ten istý ťahač mali tento týždeň traja vodiči a v piatok sa vráti s prasknutým zrkadlom a poškriabanými dverami. Bez záznamu z každého odovzdania nie je možné určiť, počas koho zmeny k poškodeniu došlo. Zostáva len spoliehať sa na pamäť zúčastnených a oprava často skončí na účet firmy.

Protokol o odovzdaní a prevzatí premení túto otázku na dva záznamy s dátumom, časom, fotografiami a podpisom. Vodič, ktorý vozidlo odovzdáva, vyplní jeden, a vodič, ktorý ho preberá, druhý. Ak je v prvom zrkadlo v poriadku a v druhom prasknuté, presne viete, medzi ktorými dvoma protokolmi tento rozdiel vznikol.

Protokol príde do telefónu pri zmene vozidla

V šablóne protokolu pridáte spúšťač Pri zmene priradenia vozidla a vyberiete, komu sa protokol odošle. Pri voľbe Obaja vodiči dostane každá strana svoj vlastný: predchádzajúci vodič protokol o odovzdaní, nový vodič protokol o prevzatí. Pravidlo sa aktivuje tak v momente, keď si vodič zvolí vozidlo v aplikácii LiteTMS Mobile, ako aj vtedy, keď ho priradí dispečing.

Vodič dostane oznámenie „Nový protokol na vyplnenie“ a samotný protokol nájde na karte Úlohy. Spúšťač reaguje na zmenu vozidla. Ak sa prepriaha iba náves, protokol priradí dispečing, prípadne ho spustí priamo vodič, ak to šablóna umožňuje.

Vodič označí poškodenie, pridá fotografie a podpíše sa

V zozname poškodení a chýbajúcej výbavy vodič označí, čo našiel. Po začiarknutí položky sa otvorí pole na poznámku a priestor pre fotografie, prípadne aj video, ak to šablóna vyžaduje. Ak formulár obsahuje pole na podpis, vodič protokol podpíše priamo na displeji telefónu. Už nahlásené poškodenia daného vozidla sa zobrazujú nad zoznamom, takže ich nikto nenahlási dvakrát.

Firma si otázky, položky zoznamu aj povinné fotografie určuje sama v editore šablón. Návod, ako si vytvoriť vlastný formulár a pripraviť ho v jazyku vodiča, nájdete v článku Kontroly vozidiel: vaše otázky, jazyk vodiča.

Porovnanie protokolov: rozdiely sú zvýraznené

V protokole o prevzatí sa zobrazí spárovaný odovzdávací protokol toho istého vozidla (ak bol odoslaný do 72 hodín) spolu s možnosťou Porovnať s párovým protokolom. Zobrazenie Porovnať protokoly postaví oba protokoly vedľa seba otázku po otázke. Riadok, v ktorom sa odpovede líšia, je zvýraznený: napríklad pri položke „Ľavé zrkadlo“ svieti v preberacom protokole stav „Nahlásené“ s poznámkou a jednou fotografiou, kým v odovzdávacom protokole je uvedené „Nenahlásené“.

Porovnanie zoradí odpovede vedľa seba: začiarknuté položky, poznámky, hodnoty aj počet priložených súborov. Fotografie systém neanalyzuje, tie si v protokole skontrolujete sami. Protokol môžete porovnať aj s akýmkoľvek iným odoslaným protokolom rovnakého vozidla, napríklad s poslednou kontrolou.

Kto nesie zodpovednosť: LiteTMS navrhne, človek rozhodne

Každé nahlásené poškodenie sa zobrazí na karte Škody a vysporiadania. Tlačidlo vedľa poškodenia otvorí dialógové okno Vysporiadať škodu. V ňom nastavíte stav (nahlásená, v riešení, vysporiadaná alebo zamietnutá), zadáte výšku nákladov a menu, pridáte poznámku k vysporiadaniu (napríklad číslo faktúry) a vyberiete zodpovedného vodiča.

Pri zodpovednom vodičovi zobrazuje LiteTMS návrh. Ak bola škoda nahlásená pri prevzatí, navrhne vodiča, ktorý vozidlo v danom protokole odovzdal, alebo, ak taký nie je, posledného vodiča, ktorý odovzdávací protokol k vozidlu odoslal. Ak bola škoda nahlásená pri odovzdaní alebo pri kontrole, navrhne osobu, ktorá ju nahlásila. Návrh sa nikdy neuloží sám: rozhodnutie ukladá používateľ s oprávnením na vysporiadanie škôd. Náklad sa pripíše zodpovednému vodičovi, nikdy nie tomu, kto škodu iba nahlásil.

Náklady na škody podľa vodiča a podľa vozidla

Prehľad modulu zhromažďuje štatistiky za posledných 12 týždňov: protokoly za týždeň podľa typu, vysporiadané aj otvorené škody a grafy najvyšších nákladov na škody podľa vozidla a podľa zodpovedného vodiča. Grafy počítajú s nákladmi zadanými pri vysporiadaní. Karta Stav vozového parku zobrazuje pri každom vozidle aj návese informáciu, či je v poriadku alebo vyžaduje pozornosť, spolu s históriou jeho protokolov.

Kontroly, pripomienky a PDF

Rovnaký modul riadi aj pravidelné kontroly. Spúšťač Pravidelný plán vytvára protokol denne, týždenne alebo mesačne vo vami zvolenom čase, pre každého aktívneho vodiča alebo pre aktuálneho vodiča každého vozidla či návesu. Protokol, ktorý nebol odoslaný včas, sa na dispečingu označí ako Po termíne a tlačidlo Pripomenúť vodičovi odošle upozornenie znova. Odoslaný protokol si môžete stiahnuť vo formáte PDF v angličtine alebo poľštine.

Ako modul zapnúť

Vehicle Protocols & Inspections je platený modul v obchode s modulmi LiteTMS so 7-dňovou bezplatnou skúšobnou verziou. Mesačnú cenu uvidíte ešte pred jeho aktiváciou. Ak ho počas skúšobnej lehoty nezrušíte, po jej skončení sa vám zaúčtuje prvý mesiac. Vodiči protokoly vypĺňajú v aplikácii LiteTMS Mobile. Modul nájdete aj v zozname funkcií.

Protokol zaznamenáva, čo vodiči nahlásili a odfotografovali. Uľahčuje rozhovor o škode, no nenahrádza osobný rozhovor s vodičom ani pravidlá zodpovednosti platné vo vašej spoločnosti.

Ešte nepoužívate LiteTMS? Obráťte sa na nás a vezmite so sebou papierový odovzdávací protokol, ktorý používate dnes. Začneme práve ním.

Často kladené otázky

Vytvorí sa odovzdávací protokol automaticky pri výmene vodiča?

Áno, ak má šablóna nastavený spúšťač „Pri zmene priradenia vozidla“. V závislosti od nastavenia dostane protokol predchádzajúci vodič, nový vodič alebo obaja. Keď sa vymieňa iba náves, protokol priradí dispečing alebo ho začne sám vodič.

Rozhoduje LiteTMS o tom, kto škodu spôsobil?

Nie. Systém iba navrhne vodiča, ktorý vozidlo odovzdal, ak bola škoda nahlásená pri prevzatí, alebo osobu, ktorá ju nahlásila pri odovzdaní či kontrole. Zodpovedného vodiča a náklad ukladá používateľ s oprávnením na vysporiadanie škôd.

Analyzuje porovnanie protokolov fotografie?

Nie. Porovnáva odpovede: zaškrtnuté položky, poznámky, hodnoty a počet priložených súborov. Fotografie si prehliadate priamo v protokole.

Kde uvidím náklady na škody podľa vodiča?

V prehľade modulu, v grafe najvyšších nákladov na škody podľa zodpovedného vodiča. Vedľa neho je rovnaký graf podľa vozidla. Oba počítajú s nákladmi zadanými pri vysporiadaní.

Koľko stojí modul Vehicle Protocols & Inspections?

Je to platený modul so 7-dňovou bezplatnou skúšobnou verziou. Jeho mesačná cena sa zobrazuje v obchode s modulmi ešte pred zapnutím.