Quem fez aquele risco? Passagem de veículos e liquidação de danos

O módulo Protocolos e inspeções de veículos mostra o estado em que um motorista entregou o camião e o estado em que o motorista seguinte o recebeu. Depois de configurar uma regra para a troca de veículos, ambos os motoristas recebem um protocolo no telemóvel: assinalam os danos que encontram, anexam fotografias e assinam. O escritório visualiza os dois protocolos lado a lado com as diferenças destacadas, regista o custo de cada dano e determina a responsabilidade. O LiteTMS sugere quem entregou o veículo.

O vídeo é narrado em polaco, com legendas em polaco.

O risco está lá; ninguém sabe de onde veio

Imagine que três motoristas conduziram o mesmo trator durante a semana e, na sexta-feira, o veículo regressa com um espelho partido e um risco na porta. Sem o registo de cada entrega e receção, torna-se impossível determinar em que turno o dano ocorreu. O resultado costuma ser uma tentativa inglória de recordar quem viu o quê, e a reparação acaba quase sempre por ficar a cargo da empresa.

Um protocolo de entrega transforma essa incerteza em dois registos formais com data, hora, fotografias e assinatura. O motorista que entrega o camião preenche um, o que o recebe preenche o outro. Se o espelho estava intacto no primeiro e surge partido no segundo, fica imediatamente claro entre quais protocolos surgiu a diferença.

O protocolo chega ao telemóvel quando o veículo muda

No modelo de protocolo, basta adicionar o gatilho Na reafetação de veículo e escolher quem recebe o documento. Com a opção Ambos os motoristas, cada interveniente recebe o seu: o motorista cessante recebe o protocolo de entrega e o novo motorista recebe o protocolo de receção. Esta regra é acionada tanto quando o motorista seleciona a viatura na aplicação LiteTMS Mobile como quando o escritório faz a atribuição no sistema.

O motorista recebe a notificação "Novo protocolo para preencher", ficando o documento disponível no separador Tarefas. O gatilho responde à troca de viatura. Quando se troca apenas o semirreboque, o escritório pode atribuir o protocolo manualmente ou o próprio motorista pode iniciá-lo, caso as permissões do modelo o prevejam.

O motorista assinala o dano, adiciona fotos e assina

Na lista de danos e equipamentos em falta, o motorista seleciona os itens que detetou. Cada elemento selecionado abre de imediato um campo para observações e espaço para fotografias, ou mesmo vídeo, caso o modelo assim o exija. Se o formulário incluir um campo de assinatura, o motorista assina o protocolo diretamente no ecrã do telemóvel. Os danos já reportados anteriormente para aquele veículo surgem destacados acima da lista, evitando que sejam comunicados em duplicado.

A empresa decide as perguntas a fazer, as opções da lista e as fotografias obrigatórias no editor de modelos. Pode consultar como criar o seu próprio formulário e disponibilizá-lo no idioma de cada condutor no artigo Inspeções de veículos: as suas perguntas, a língua do motorista.

Comparação de protocolos: as diferenças ficam destacadas

O protocolo de receção apresenta o protocolo de entrega correspondente da mesma viatura, caso tenha sido submetido nas 72 horas anteriores, juntamente com o botão Comparar com protocolo emparelhado. A vista Comparar protocolos coloca ambos os documentos lado a lado, pergunta a pergunta. Qualquer linha onde existam divergências surge assinalada: por exemplo, o item "Espelho esquerdo" surge como "Reportado" no protocolo de receção, com uma nota e um ficheiro de fotografia, e como "Não reportado" no protocolo de entrega anterior.

A ferramenta de comparação confronta as respostas: elementos assinalados, notas, valores numéricos e quantidade de ficheiros anexados. O sistema não analisa o conteúdo visual das imagens; cabe ao gestor verificar as fotos diretamente no protocolo. É igualmente possível comparar qualquer protocolo com outro documento submetido anteriormente para o mesmo veículo, como a última inspeção de rotina.

Quem é o responsável: o LiteTMS sugere, o gestor decide

Todos os danos comunicados são centralizados no separador Danos e liquidações. O botão junto a cada ocorrência abre a janela Liquidar dano. É aí que se define o estado (reportado, em liquidação, liquidado ou rejeitado), se regista o custo e a respetiva moeda, se introduz uma nota descritiva, como o número da fatura de reparação, e se seleciona o motorista responsável.

Junto ao motorista responsável, o LiteTMS apresenta uma sugestão. Quando o dano foi comunicado na receção da viatura, sugere o motorista que entregou o veículo nesse auto ou, se não houver nenhum, o último motorista a submeter um auto de entrega para essa viatura. Quando o dano foi comunicado na entrega ou durante uma inspeção, sugere quem o comunicou. A sugestão nunca é guardada automaticamente: um utilizador com permissão de regularização guarda a decisão. O custo é imputado ao motorista responsável, nunca a quem apenas comunicou o dano.

Custos de danos por motorista e por veículo

O painel do módulo reúne estatísticas das últimas 12 semanas: autos por semana segundo o tipo, danos regularizados e em aberto, bem como gráficos com os maiores custos de danos por veículo e por motorista responsável. Os gráficos contabilizam os custos introduzidos na regularização. O separador Fleet condition mostra, para cada veículo e semirreboque, se o seu estado está OK ou requer atenção, juntamente com o histórico dos respetivos autos.

Inspeções, lembretes e o PDF

O mesmo módulo gere inspeções periódicas. O acionador Recurring schedule gera um auto com periodicidade diária, semanal ou mensal à hora definida, para cada motorista ativo ou para o motorista atual de cada veículo ou semirreboque. Um auto que não seja enviado a tempo fica marcado como Overdue no escritório, e a opção Remind the driver envia a notificação novamente. O auto submetido pode ser descarregado em formato PDF em inglês ou polaco.

Como ativar o módulo

O Vehicle Protocols & Inspections é um módulo pago disponível no marketplace de módulos do LiteTMS, com um período experimental gratuito de 7 dias. O valor mensal é visível no marketplace antes da ativação. Se não cancelar durante o período de teste, o primeiro mês é cobrado no final do mesmo. Os motoristas preenchem os autos na aplicação LiteTMS Mobile. O módulo também se encontra na lista de funcionalidades.

O auto regista o que os motoristas comunicaram e fotografaram. Facilita o diálogo sobre o dano, mas não substitui a conversa direta com o motorista nem as regras de responsabilidade em vigor na sua empresa.

Ainda não utiliza o LiteTMS? Entre em contacto connosco e traga a ficha de entrega em papel que utiliza atualmente; começaremos por aí.

Perguntas frequentes

O auto de entrega e receção é criado automaticamente quando há troca de motorista?

Sim, se o modelo tiver o acionador "On vehicle reassignment". Consoante a configuração, o auto é enviado para o motorista anterior, para o novo motorista ou para ambos. Quando se troca apenas o semirreboque, o escritório atribui o auto ou o motorista inicia-o.

O LiteTMS decide quem causou o dano?

Não. Sugere o motorista que entregou o veículo quando o dano foi comunicado na receção, ou quem o comunicou na entrega ou durante uma inspeção. Um utilizador com permissão de regularização guarda o motorista responsável e o respetivo custo.

A comparação de autos analisa fotografias?

Não. Compara as respostas: os itens assinalados, notas, valores e o número de ficheiros em anexo. As fotografias são visualizadas diretamente no auto.

Onde posso consultar os custos de danos por motorista?

No painel do módulo, no gráfico dos maiores custos de danos por motorista responsável. Ao lado encontra-se o mesmo gráfico organizado por veículo. Ambos contabilizam os custos inseridos na regularização.

Quanto custa o módulo Vehicle Protocols & Inspections?

Trata-se de um módulo pago com 7 dias de avaliação gratuita. O respetivo preço mensal é apresentado no marketplace de módulos antes da sua ativação.