Hvem lagde den ripen? Bytte av kjøretøy og skadeoppgjør

Modulen Vehicle Protocols & Inspections viser tilstanden lastebilen ble levert i av én sjåfør, og tilstanden den neste sjåføren overtok den i. Når du har satt opp en regel for kjøretøybytte, får begge sjåførene en protokoll på telefonen: De krysser av for skadene de finner, legger til bilder og signerer. Kontoret ser de to protokollene side om side med forskjellene uthevet, registrerer kostnaden for en skade og avgjør hvem som er ansvarlig. LiteTMS foreslår hvem som overleverte kjøretøyet.

Filmen har polsk tale og polske undertekster.

Ripen er der; ingen vet hvor den kom fra

Se for deg at tre sjåfører har kjørt samme trekkvogn denne uken, og på fredag kommer den tilbake med sprukket speil og en ripe i døren. Uten dokumentasjon fra hver overlevering er det umulig å vite på hvilket skift skaden skjedde. Resultatet blir at alle må prøve å huske hva de så, og verkstedregningen ender ofte opp hos bedriften.

En overleveringsprotokoll gjør denne usikkerheten om til to registreringer med dato, klokkeslett, bilder og signatur. Sjåføren som leverer fra seg lastebilen fyller ut den ene, og sjåføren som overtar fyller ut den andre. Hvis speilet er intakt i den første og sprukket i den andre, vet du nøyaktig mellom hvilke to protokoller skaden oppsto.

Protokollen havner på telefonen ved bytte av kjøretøy

I protokollmalen legger du til utløseren On vehicle reassignment og velger hvem som skal motta protokollen. Med Both drivers får hver part sin egen: forrige sjåfør en overleveringsprotokoll, og ny sjåfør en overtakelsesprotokoll. Regelen utløses både når en sjåfør velger kjøretøyet i LiteTMS Mobile og når kontoret tildeler det.

Sjåføren får varselet "Ny protokoll må fylles ut", og protokollen ligger under fanen Tasks. Utløseren reagerer på bytte av kjøretøy. Når kun hengeren byttes, tildeler kontoret protokollen, eller sjåføren starter den selv hvis malen tillater det.

Sjåføren huker av for skaden, legger til bilder og signerer

På listen over skader og manglende utstyr huker sjåføren av for det de finner. Et avkrysset punkt åpner et notatfelt og plass til bilder, samt video dersom malen krever det. Hvis skjemaet har et signaturfelt, signerer sjåføren protokollen direkte på mobilskjermen. Skader som allerede er registrert på kjøretøyet vises over listen, slik at ingen rapporterer det samme to ganger.

Bedriften bestemmer selv spørsmålene, punktene på listen og hvilke bilder som kreves i maleditoren. Hvordan du bygger ditt eget skjema og klargjør det på sjåførens språk, er beskrevet i Kjøretøykontroller: dine spørsmål, sjåførens språk.

Sammenligning av protokoller: forskjellene utheves

En overtakelsesprotokoll viser den tilhørende overleveringsprotokollen for samme kjøretøy, dersom en slik ble sendt inn innen 72 timer, sammen med Sammenlign med tilhørende protokoll. Visningen Sammenlign protokoller stiller begge protokollene opp side om side, spørsmål for spørsmål. Rader der svarene avviker blir markert: for eksempel kan «Venstre speil» stå som «Rapportert» i overtakelsesprotokollen, med et notat og en bildefil, og som «Ikke rapportert» i overleveringsprotokollen.

Sammenligningen stiller svarene opp mot hverandre: avkryssede punkter, notater, verdier og antall filer. Den analyserer ikke selve bildene; dem ser du på selv i protokollen. Du kan også sammenligne en protokoll med en hvilken som helst annen innsendt protokoll for samme kjøretøy, for eksempel den forrige kontrollen.

Hvem har ansvaret: LiteTMS foreslår, et menneske avgjør

Hver rapporterte skade havner under fanen Skader og oppgjør. Knappen ved siden av en skade åpner dialogboksen Gjør opp skade. Der angir du status (rapportert, til behandling, oppgjort eller avvist), legger inn kostnad og valuta, legger til et oppgjørsnotat som for eksempel et fakturanummer, og velger ansvarlig sjåfør.

Ved siden av ansvarlig sjåfør viser LiteTMS et forslag. Når skaden ble rapportert ved overtakelse, foreslår systemet sjåføren som leverte fra seg kjøretøyet i den protokollen, eller, hvis det ikke finnes, den forrige sjåføren som sendte inn en overleveringsprotokoll for kjøretøyet. Når skaden ble rapportert ved overlevering eller i en kontroll, foreslår det personen som meldte den inn. Forslaget lagres aldri av seg selv: en person med oppgjørsrettigheter må lagre avgjørelsen. Kostnaden belastes den ansvarlige sjåføren, aldri noen som bare har meldt fra om skaden.

Skadekostnader etter sjåfør og kjøretøy

Modulens dashbord samler statistikk for de siste 12 ukene: protokoller per uke etter type, oppgjorte og åpne skader, samt diagrammer over de høyeste skadekostnadene fordelt på kjøretøy og på ansvarlig sjåfør. Diagrammene baserer seg på kostnadene som legges inn ved oppgjør. Fanen Flåtetilstand viser for hvert enkelt kjøretøy og hver tilhenger om alt er i orden eller om det krever oppfølging, sammen med protokollhistorikken.

Kontroller, påminnelser og PDF

Samme modul håndterer også faste, periodiske kontroller. Utløseren Gjentakende tidsplan oppretter en protokoll daglig, ukentlig eller månedlig på et tidspunkt du velger, for hver aktive sjåfør eller for den faste sjåføren på hvert kjøretøy eller henger. En protokoll som ikke er levert i tide, merkes som Forfalt på kontoret, og Minn sjåføren sender varselet på nytt. En innsendt protokoll kan lastes ned som PDF på engelsk eller polsk.

Slik aktiverer du modulen

Kjøretøyprotokoller og kontroller er en betalt modul i LiteTMS modulmarked med en 7-dagers gratis prøveperiode. Du ser månedsprisen der før du slår den på. Hvis du ikke avbryter i løpet av prøveperioden, belastes den første måneden når prøvetiden utløper. Sjåførene fyller ut protokollene i LiteTMS Mobile. Du finner også modulen på funksjonsoversikten.

En protokoll dokumenterer det sjåførene har rapportert og fotografert. Den gjør samtalen om en skade enklere, men den erstatter verken en grundig prat med sjåføren eller ansvarsreglene som gjelder i bedriften din.

Bruker du ikke LiteTMS ennå? Ta kontakt og ta med det papirskjemaet dere bruker for overlevering i dag, så tar vi utgangspunkt i det.

Ofte stilte spørsmål

Blir det opprettet en overleveringsprotokoll automatisk ved sjåførbytte?

Ja, dersom malen har utløseren «Ved omdisponering av kjøretøy». Avhengig av innstillingen sendes protokollen til den forrige sjåføren, den nye sjåføren eller begge. Når det kun byttes henger, tildeler kontoret protokollen, eller så starter sjåføren den selv.

Avgjør LiteTMS hvem som har forårsaket skaden?

Nei. Systemet foreslår sjåføren som overleverte kjøretøyet dersom skaden ble meldt ved overtakelse, eller personen som meldte den inn ved overlevering eller kontroll. En person med oppgjørsrettigheter må lagre ansvarlig sjåfør og kostnad.

Analyserer protokollsammenligningen bildene?

Nei. Den sammenligner svar: avkryssede punkter, notater, verdier og antall vedlagte filer. Du vurderer selv bildene i protokollen.

Hvor kan jeg se skadekostnader per sjåfør?

På modulens dashbord, i diagrammet over høyeste skadekostnader etter ansvarlig sjåfør. Ved siden av finner du tilsvarende oversikt fordelt på kjøretøy. Begge baserer seg på kostnadene som legges inn ved oppgjør.

Hva koster modulen for Kjøretøyprotokoller og kontroller?

Det er en betalt modul med en 7-dagers gratis prøveperiode. Månedsprisen vises i modulmarkedet før du aktiverer den.