Кой направи тази драскотина? Приемо-предаване на превозни средства и уреждане на щети

Модулът Vehicle Protocols & Inspections показва състоянието, в което единият шофьор е предал камиона, и състоянието, в което следващият шофьор го е приел. След като настроите правило за смяна на превозно средство, двамата шофьори получават протокол на телефона си: отбелязват откритите щети, добавят снимки и се подписват. Офисът вижда двата протокола един до друг с откроени разлики, записва разхода за щетата и решава кой носи отговорност за нея. LiteTMS предлага кой е предал превозното средство.

Видеото е с аудио и субтитри на полски език.

Драскотината е факт; никой не знае откъде се е появила

Да предположим, че трима шофьори са карали един и същ влекач през седмицата, а в петък той се връща със спукано огледало и надраскана врата. Без запис за всяко приемо-предаване няма как да се разбере по време на чия смяна е възникнала щетата. Остава само всеки да се опитва да си спомни какво е видял, а ремонтът често остава за сметка на фирмата.

Приемо-предавателният протокол превръща този въпрос в два записа с дата, час, снимки и подпис. Шофьорът, който предава камиона, попълва единия, а шофьорът, който го приема, попълва другия. Ако в първия огледалото е здраво, а във втория е спукано, веднага виждате между кои два протокола се е появила разликата.

Протоколът пристига на телефона при смяна на превозното средство

В шаблона на протокола добавяте тригера On vehicle reassignment и избирате кой да получи протокола. При избор на Both drivers всяка страна получава свой собствен: предишният шофьор протокол за предаване, а новият шофьор протокол за приемане. Правилото се задейства както когато шофьорът сам избере превозното средство в LiteTMS Mobile, така и когато офисът му го зачисли.

Шофьорът получава известие „Нов протокол за попълване“, а самият протокол се появява в раздела Tasks. Тригерът реагира на смяна на превозното средство. Когато се сменя само ремаркето, офисът зачислява протокола или шофьорът го стартира сам, ако шаблонът позволява това.

Шофьорът отбелязва щетите, добавя снимки и се подписва

В списъка с щети и липсващо оборудване шофьорът маркира това, което е открил. Маркираната позиция отваря поле за бележка и място за снимки, както и за видеоклип, ако шаблонът го изисква. Ако формулярът съдържа поле за подпис, шофьорът подписва протокола директно на екрана на телефона. Вече регистрираните щети за това превозно средство се показват над списъка, за да не се описват повторно.

Компанията определя въпросите, елементите от списъка и задължителните снимки в редактора на шаблони. Как да изградите собствен формуляр и да го подготвите на езика на шофьора, разглеждаме в Проверки на превозни средства: вашите въпроси, езикът на шофьора.

Сравняване на протоколи: разликите са откроени

В протокола за приемане се вижда сдвоеният протокол за предаване на същото превозно средство, ако такъв е изпратен в рамките на 72 часа, заедно с бутона Compare with paired protocol. Изгледът Compare protocols показва двата протокола един до друг, въпрос по въпрос. Редът, в който отговорите се различават, се откроява: например за „Ляво огледало“ в протокола за приемане пише „Reported“ с бележка и един файл със снимка, а в протокола за предаване пише „Not reported“.

Сравнението съпоставя отговорите: отбелязаните елементи, бележките, стойностите и броя на файловете. То не анализира самите снимки; преглеждате ги лично в протокола. Можете също така да сравните даден протокол с всеки друг попълнен протокол за същото превозно средство, например от последната инспекция.

Кой носи отговорност: LiteTMS предлага, човек решава

Всяка регистрирана щета попада в раздела Damages & settlements. Бутонът до щетата отваря диалоговия прозорец Settle damage. Там задавате статуса (reported, in settlement, settled или dismissed), въвеждате сумата и валутата, добавяте бележка по уреждането като например номер на фактура, и избирате отговорния шофьор.

До отговорния шофьор LiteTMS показва предложение. Когато щетата е докладвана при приемане, системата предлага шофьора, предал превозното средство в този протокол, или, ако няма такъв, последния шофьор, подал приемо-предавателен протокол за превозното средство. Когато щетата е докладвана при предаване или по време на инспекция, се предлага лицето, което я е докладвало. Предложението никога не се записва автоматично: решението се запазва от потребител с права за уреждане на щети. Разходът се начислява на отговорния шофьор, а никога на лицето, което само е докладвало щетата.

Разходи за щети по шофьор и по превозно средство

Таблото на модула събира статистика за последните 12 седмици: протоколи на седмица по вид, уредени и отворени щети, както и графики на най-високите разходи за щети по превозно средство и по отговорен шофьор. Графиките отчитат разходите, въведени при уреждането на щетата. Разделът Fleet condition показва за всяко превозно средство и полуремарке дали състоянието му е изрядно или изисква внимание, заедно с историята на протоколите му.

Инспекции, напомняния и PDF формат

Същият модул изпълнява и периодични инспекции. Тригерът Recurring schedule създава протокол ежедневно, ежеседмично или ежемесечно в избран от вас час за всеки активен шофьор или за текущия шофьор на всяко превозно средство или полуремарке. Протокол, който не е върнат навреме, се маркира като Overdue в офиса, а бутонът Remind the driver изпраща известието отново. Подаденият протокол може да бъде изтеглен като PDF файл на английски или полски език.

Как да активирате модула

Vehicle Protocols & Inspections е платен модул в пазара за модули на LiteTMS със 7-дневен безплатен пробен период. Месечната цена се вижда там, преди да го активирате. Ако не се откажете по време на пробния период, първият месец се таксува след неговото изтичане. Шофьорите попълват протоколите в LiteTMS Mobile. Модулът може да бъде намерен и в списъка с функционалности.

Протоколът записва това, което шофьорите са докладвали и заснели. Той улеснява разговора за щетата, но не заменя обсъждането с шофьора или вътрешните правила за отговорност във вашата компания.

Все още не използвате LiteTMS? Свържете се с нас и покажете хартиения приемо-предавателен протокол, който използвате днес; ще започнем от него.