Qui a fait cette rayure ? Passations de véhicule et règlement des dommages

Le module Vehicle Protocols & Inspections indique l'état dans lequel un conducteur a restitué un camion et l'état dans lequel le suivant l'a pris en charge. Dès que vous configurez une règle pour les changements de véhicule, les deux conducteurs reçoivent un protocole sur leur téléphone : ils y cochent les dommages constatés, ajoutent des photos et signent. L'exploitation consulte les deux protocoles côte à côte avec les différences mises en évidence, enregistre le coût des dégâts et détermine les responsabilités. LiteTMS suggère automatiquement qui a restitué le véhicule.

La vidéo est commentée en polonais, avec des sous-titres en polonais.

La rayure est là, personne ne sait d'où elle vient

Supposons que trois conducteurs se soient relayés sur le même tracteur cette semaine et que, le vendredi, celui-ci revienne avec un rétroviseur fissuré et une rayure sur la portière. Sans état des lieux à chaque passation, impossible de savoir durant quel service le dommage s'est produit. Chacun essaie alors de se remémorer ce qu'il a vu, et la réparation finit bien souvent aux frais de l'entreprise.

Un protocole de passation transforme cette incertitude en deux enregistrements précis comportant une date, une heure, des photos et une signature. Le conducteur sortant remplit le premier, le conducteur entrant remplit le second. Si le rétroviseur est intact dans le premier et fissuré dans le second, vous savez exactement entre quels protocoles la dégradation est apparue.

Le protocole arrive sur le téléphone lors du changement de véhicule

Dans le modèle de protocole, vous ajoutez le déclencheur On vehicle reassignment et choisissez les destinataires. Avec l'option Both drivers, chaque conducteur reçoit son propre document : le conducteur précédent un protocole de restitution, le nouveau conducteur un protocole de prise en charge. La règle s'applique aussi bien lorsqu'un conducteur sélectionne le véhicule dans LiteTMS Mobile que lorsque l'exploitation le lui attribue.

Le conducteur reçoit la notification « Nouveau protocole à remplir », et le protocole apparaît dans l'onglet Tasks. Le déclencheur réagit au changement de véhicule. Si seule la semi-remorque est changée, l'exploitation attribue le protocole manuellement, ou le conducteur le lance lui-même si le modèle le permet.

Le conducteur coche les dommages, ajoute des photos et signe

Dans la liste des dommages et des équipements manquants, le conducteur coche ce qu'il a constaté. Chaque élément coché ouvre un champ de remarque ainsi qu'un espace pour joindre des photos, voire une vidéo si le modèle le requiert. Si le formulaire contient un champ de signature, le conducteur signe le protocole directement sur l'écran de son téléphone. Les dommages déjà signalés sur ce véhicule s'affichent au-dessus de la liste, ce qui évite les doublons.

L'entreprise définit les questions, les éléments de contrôle et les photos requises dans l'éditeur de modèles. La méthode pour créer votre propre formulaire et le préparer dans la langue du conducteur est détaillée dans Inspections de véhicules : vos questions, la langue du conducteur.

Comparaison des protocoles : mise en évidence des différences

Un protocole de prise en charge affiche le protocole de restitution associé pour le même véhicule, si celui-ci a été envoyé dans un délai de 72 heures, avec l'option Compare with paired protocol. La vue Compare protocols place les deux protocoles côte à côte, point par point. Chaque ligne où les réponses diffèrent est mise en surbrillance : par exemple, la ligne « Rétroviseur gauche » indique « Signalé » dans le protocole de prise en charge, avec une remarque et une photo, contre « Non signalé » dans le protocole de restitution.

La comparaison confronte les réponses : cases cochées, remarques, valeurs et nombre de fichiers joints. Elle n'analyse pas automatiquement les photos : c'est à vous de les examiner dans le protocole. Vous pouvez également comparer un protocole avec n'importe quel autre protocole enregistré pour le même véhicule, par exemple lors de la dernière inspection.

Responsabilité : LiteTMS suggère, l'humain décide

Chaque dommage signalé est répertorié dans l'onglet Damages & settlements. Le bouton situé à côté d'un dommage ouvre la boîte de dialogue Settle damage. Vous pouvez y définir le statut (signalé, en cours de règlement, réglé ou rejeté), indiquer le montant et la devise, ajouter une note de règlement comme un numéro de facture, et désigner le conducteur responsable.

À côté du conducteur responsable, LiteTMS affiche une suggestion. Lorsque le dommage a été signalé lors de la prise en charge, le système suggère le conducteur qui a remis le véhicule selon ce protocole ou, à défaut, le dernier conducteur à avoir validé un protocole de remise pour ce véhicule. Lorsque le dommage a été signalé lors de la remise ou d'un contrôle, il suggère la personne qui l'a déclaré. Cette suggestion n'est jamais enregistrée automatiquement : seul un utilisateur disposant des droits de règlement valide la décision. Le coût est imputé au conducteur responsable, et jamais à celui qui a simplement signalé le dommage.

Coûts des dommages par conducteur et par véhicule

Le tableau de bord du module regroupe les statistiques des 12 dernières semaines : protocoles hebdomadaires par type, dommages réglés et en cours, ainsi que des graphiques des coûts de sinistres les plus élevés par véhicule et par conducteur responsable. Ces graphiques prennent en compte les montants saisis lors du règlement. L'onglet Fleet condition indique, pour chaque véhicule et semi-remorque, s'il est en bon état ou requiert une attention particulière, avec l'historique complet de ses protocoles.

Contrôles, rappels et export PDF

Ce même module gère également les contrôles périodiques. Le déclencheur Recurring schedule génère un protocole quotidien, hebdomadaire ou mensuel à l'heure de votre choix, pour chaque conducteur actif ou pour le conducteur actuellement affecté à chaque véhicule ou semi-remorque. Un protocole qui n'a pas été renvoyé dans les délais est marqué Overdue au bureau, et la fonction Remind the driver permet de renvoyer la notification. Tout protocole validé peut être téléchargé au format PDF en anglais ou en polonais.

Comment activer le module

Vehicle Protocols & Inspections est un module payant disponible sur le catalogue de modules LiteTMS, avec un essai gratuit de 7 jours. Le tarif mensuel y est affiché avant toute activation. Si vous ne résiliez pas pendant la période d'essai, le premier mois est facturé à son issue. Les conducteurs remplissent les protocoles directement dans LiteTMS Mobile. Vous retrouverez également ce module dans la liste des fonctionnalités.

Un protocole consigne ce que les conducteurs ont constaté et pris en photo. Il facilite les échanges lors de la survenue d'un dommage, sans pour autant remplacer le dialogue avec le conducteur ni les règles de responsabilité en vigueur dans votre entreprise.

Vous n'utilisez pas encore LiteTMS ? Contactez-nous en apportant la fiche d'état des lieux papier que vous utilisez aujourd'hui : nous partirons de cette base.