Kuka teki naarmun? Ajoneuvojen luovutukset ja vaurioiden selvittäminen

Vehicle Protocols & Inspections -moduuli näyttää, missä kunnossa kuljettaja luovutti ajoneuvon ja missä kunnossa seuraava kuljettaja otti sen vastaan. Kun määrität säännön ajoneuvon vaihdolle, molemmat kuljettajat saavat pöytäkirjan puhelimeensa: he merkitsevät havaitsemansa vauriot, lisäävät valokuvat ja allekirjoittavat sen. Toimisto näkee molemmat pöytäkirjat rinnakkain korostettuine eroineen, kirjaa vaurion kustannukset ja päättää vastuuhenkilöstä. LiteTMS ehdottaa, kuka ajoneuvon luovutti.

Video on puolankielinen, ja siinä on puolankielinen tekstitys.

Naarmu on kyljessä, kukaan ei tiedä mistä se tuli

Kuvitellaan, että samalla vetoautolla ajoi tällä viikolla kolme kuljettajaa, ja perjantaina se palaa peili halki ja naarmu ovessa. Ilman dokumentointia jokaisesta luovutuksesta on mahdotonta tietää, kenen vuorolla vaurio syntyi. Jäljelle jää vain tilanne, jossa jokainen yrittää muistella näkemäänsä, ja korjaus päätyy usein kuljetusliikkeen omaan piikkiin.

Luovutuspöytäkirja muuttaa epäselvyyden kahdeksi selkeäksi kirjaukseksi, joissa on päivämäärä, kellonaika, valokuvat ja allekirjoitus. Ajoneuvon luovuttava kuljettaja täyttää toisen ja vastaanottava toisen. Jos peili on ensimmäisessä ehjä ja toisessa haljennut, tiedetään tarkalleen, minkä kahden pöytäkirjan välillä vaurio ilmestyi.

Pöytäkirja tulee puhelimeen ajoneuvon vaihtuessa

Lisää pöytäkirjamalliin On vehicle reassignment -liipaisin ja valitse, kuka pöytäkirjan saa. Valinnalla Both drivers molemmat osapuolet saavat omansa: edellinen kuljettaja luovutuspöytäkirjan ja uusi kuljettaja vastaanottopöytäkirjan. Sääntö aktivoituu sekä silloin, kun kuljettaja valitsee ajoneuvon LiteTMS Mobile -sovelluksessa, että silloin, kun toimisto määrittää sen.

Kuljettaja saa ilmoituksen "Uusi pöytäkirja täytettäväksi", ja pöytäkirja löytyy Tasks-välilehdeltä. Liipaisin reagoi ajoneuvon vaihtumiseen. Kun vaihdetaan pelkkä perävaunu, toimisto määrittää pöytäkirjan tai kuljettaja aloittaa sen itse, jos mallin asetukset sallivat sen.

Kuljettaja merkitsee vauriot, lisää valokuvat ja allekirjoittaa

Kuljettaja rastittaa havaitsemansa kohdat vaurioiden ja puuttuvien varusteiden listalta. Merkitylle kohdalle avautuu lisätietokenttä sekä tila valokuville, ja videollekin, jos mallissa sitä vaaditaan. Jos lomakkeessa on allekirjoituskenttä, kuljettaja kuittaa pöytäkirjan puhelimen näytöllä. Ajoneuvosta aiemmin ilmoitetut vauriot näkyvät listan yläpuolella, jotta samoja vaurioita ei raportoida kahteen kertaan.

Kuljetusliike määrittää kysymykset, tarkastuslistan kohdat ja vaadittavat valokuvat mallipohjan editorissa. Ohjeet oman lomakkeen luomiseen ja sen kääntämiseen kuljettajan kielelle löydät artikkelista Kalustotarkastukset: omat kysymyksesi kuljettajan kielellä.

Pöytäkirjojen vertailu: erot korostetaan

Vastaanottopöytäkirjassa näytetään samaa ajoneuvoa koskeva pariksi liitetty luovutuspöytäkirja, jos sellainen on lähetetty 72 tunnin sisällä, sekä painike Compare with paired protocol. Näkymä Compare protocols asettaa molemmat pöytäkirjat rinnakkain kysymys kysymykseltä. Rivi, jonka vastaukset eroavat toisistaan, korostetaan: vastaanottopöytäkirjassa voi esimerkiksi lukea kohdassa "Left mirror" tilana "Reported" huomautuksen ja valokuvatiedoston kera, kun taas luovutuspöytäkirjassa lukee "Not reported".

Vertailu asettaa vastaukset rinnakkain: merkityt kohdat, huomautukset, arvot ja liitetiedostojen määrän. Se ei analysoi valokuvia automaattisesti, vaan ne tarkistetaan itse pöytäkirjasta. Pöytäkirjaa voi verrata myös mihin tahansa muuhun kyseisestä ajoneuvosta tehtyyn pöytäkirjaan, kuten edelliseen tarkastukseen.

Kuka on vastuussa: LiteTMS ehdottaa, ihminen päättää

Kaikki ilmoitetut vauriot siirtyvät Damages & settlements -välilehdelle. Vaurion vieressä oleva painike avaa Settle damage -ikkunan. Siinä asetetaan tila (ilmoitettu, käsittelyssä, selvitetty tai hylätty), syötetään kustannukset ja valuutta, lisätään käsittelymerkintä, kuten laskun numero, ja valitaan vastuullinen kuljettaja.

Vastuullisen kuljettajan kohdalla LiteTMS näyttää ehdotuksen. Jos vaurio ilmoitettiin ajoneuvoa vastaanotettaessa, järjestelmä ehdottaa kuljettajaa, joka luovutti ajoneuvon kyseisessä pöytäkirjassa, tai jos sellaista ei ole, viimeisintä ajoneuvolle luovutuspöytäkirjan täyttänyttä kuljettajaa. Kun vaurio ilmoitettiin luovutuksen tai tarkastuksen yhteydessä, se ehdottaa vaurion ilmoittanutta henkilöä. Ehdotus ei koskaan tallennu itsestään: ratkaisun tallentaa henkilö, jolla on vahinkojen selvitysoikeudet. Kulu kohdistetaan vastuulliselle kuljettajalle, ei koskaan henkilölle, joka vain ilmoitti vauriosta.

Vauriokustannukset kuljettajittain ja ajoneuvoittain

Moduulin koontinäyttö kerää tilastoja viimeisiltä 12 viikolta: pöytäkirjat viikossa tyypeittäin, selvitetyt ja avoimet vauriot sekä kaaviot suurimmista vauriokustannuksista ajoneuvoittain ja vastuullisittain kuljettajittain. Kaavioissa huomioidaan selvittelyn yhteydessä kirjatut kulut. Kaluston kunto -välilehdellä näkyy jokaisen ajoneuvon ja perävaunun osalta, onko se kunnossa vai vaatiiko se toimenpiteitä, sekä sen pöytäkirjahistoria.

Tarkastukset, muistutukset ja PDF

Sama moduuli hoitaa myös toistuvat tarkastukset. Toistuva aikataulu -laukaisin luo pöytäkirjan päivittäin, viikoittain tai kuukausittain valitsemanasi ajankohtana jokaiselle aktiiviselle kuljettajalle tai kunkin ajoneuvon tai perävaunun nykyiselle kuljettajalle. Pöytäkirja, jota ei ole palautettu ajoissa, merkitään toimistossa tilaksi Myöhässä, ja Muistuta kuljettajaa -toiminto lähettää ilmoituksen uudelleen. Lähetetty pöytäkirja voidaan ladata PDF-tiedostona englanniksi tai puolaksi.

Miten moduuli otetaan käyttöön

Vehicle Protocols & Inspections on maksullinen moduuli LiteTMS-moduulikaupassa, ja siihen sisältyy 7 päivän ilmainen kokeilujakso. Näet kuukausihinnan ennen moduulin käyttöönottoa. Jos et peruuta tilausta kokeilujakson aikana, ensimmäinen kuukausi veloitetaan sen päättyessä. Kuljettajat täyttävät pöytäkirjat LiteTMS Mobile -sovelluksessa. Löydät moduulin myös ominaisuusluettelosta.

Pöytäkirjaan kirjataan se, mitä kuljettajat ilmoittivat ja valokuvasivat. Se helpottaa vauriosta keskustelemista, mutta se ei korvaa asian läpikäyntiä kuljettajan kanssa eikä yrityksessä sovellettavia vastuukäytäntöjä.

Etkö vielä käytä LiteTMS-järjestelmää? Ota yhteyttä ja ota mukaan nykyisin käyttämänne paperinen luovutuslomake, niin aloitamme siitä.