Kurš radīja skrāpējumu? Transportlīdzekļu nodošana un bojājumu noregulēšana

Modulis Vehicle Protocols & Inspections parāda stāvokli, kādā viens vadītājs nodeva vilcēju un kādā to pieņēma nākamais. Iestatot noteikumu par transportlīdzekļa maiņu, abi vadītāji savā tālrunī saņem protokolu: viņi atzīmē konstatētos bojājumus, pievieno fotoattēlus un paraksta. Birojs redz abus protokolus blakus ar izceltām atšķirībām, reģistrē bojājuma izmaksas un lemj, kurš par to ir atbildīgs. LiteTMS iesaka, kurš transportlīdzekli nodevis.

Video ir ierunāts poļu valodā, ar subtitriem poļu valodā.

Skrāpējums ir, bet neviens nezina, no kurienes tas radies

Pieņemsim, ka šonedēļ ar vienu un to pašu vilcēju brauca trīs vadītāji, un piektdien tas atgriežas ar ieplaisājušu spoguli un skrāpējumu uz durvīm. Bez katras nodošanas reģistrēšanas nav iespējams noteikt, kura maiņā bojājums radies. Atliek vien paļauties uz katra atmiņu par to, ko viņš redzējis, un remonta izdevumi bieži vien gulstas uz uzņēmuma pleciem.

Nodošanas protokols šo jautājumu pārvērš divos ierakstos ar datumu, laiku, fotoattēliem un parakstu. Vadītājs, kurš nodod transportlīdzekli, aizpilda vienu, bet vadītājs, kurš to pieņem, otru. Ja pirmajā protokolā spogulis ir vesels, bet otrajā saplaisājis, uzreiz ir redzams, starp kuriem diviem protokoliem radusies atšķirība.

Mainoties transportlīdzeklim, protokols nonāk tālrunī

Protokola veidnē pievienojiet palaidēju On vehicle reassignment un izvēlieties, kurš saņem protokolu. Izvēloties Both drivers, katra puse saņem savu: iepriekšējais vadītājs nodošanas protokolu, jaunais vadītājs pieņemšanas protokolu. Šis noteikums nostrādā gan tad, kad vadītājs izvēlas transportlīdzekli lietotnē LiteTMS Mobile, gan tad, kad to nozīmē birojs.

Vadītājs saņem paziņojumu "New protocol to fill in", un protokols parādās cilnē Tasks. Palaidējs reaģē uz transportlīdzekļa maiņu. Ja tiek mainīta tikai puspiekabe, protokolu nozīmē birojs vai arī vadītājs to sāk pats, ja veidne to atļauj.

Vadītājs atzīmē bojājumus, pievieno fotoattēlus un paraksta

Bojājumu un trūkstošā aprīkojuma sarakstā vadītājs atzīmē konstatēto. Atzīmētā pozīcija atver piezīmju lauku un vietu fotoattēliem, kā arī video, ja veidnē tas ir pieprasīts. Ja veidlapā ir paraksta lauks, vadītājs paraksta protokolu tālruņa ekrānā. Šim transportlīdzeklim jau reģistrētie bojājumi tiek parādīti virs saraksta, tāpēc neviens tos nereģistrē divreiz.

Jautājumus, saraksta pozīcijas un nepieciešamos fotoattēlus uzņēmums nosaka veidņu redaktorā. Kā izveidot savu veidlapu un sagatavot to autovadītāja valodā, skaidrots rakstā Transportlīdzekļu pārbaudes: jūsu jautājumi, vadītāja valoda.

Protokolu salīdzināšana: atšķirības tiek izceltas

Pieņemšanas protokolā tiek parādīts tā paša transportlīdzekļa saistītais nodošanas protokols, ja tas iesniegts 72 stundu laikā, kopā ar opciju Compare with paired protocol. Skatā Compare protocols abi protokoli tiek parādīti blakus, jautājumu pa jautājumam. Rinda, kurā atbildes atšķiras, tiek izcelta: piemēram, pieņemšanas protokolā pozīcijā "Left mirror" ir norādīts "Reported" ar piezīmi un vienu fotoattēla failu, bet nodošanas protokolā ir "Not reported".

Salīdzinājums apkopo atbildes: atzīmētās pozīcijas, piezīmes, vērtības un failu skaitu. Tas neanalizē fotoattēlus automātiski; tos jūs paši apskatāt protokolā. Protokolu var salīdzināt arī ar jebkuru citu iesniegto šī paša transportlīdzekļa protokolu, piemēram, ar iepriekšējo pārbaudi.

Kurš ir atbildīgs: LiteTMS iesaka, lēmumu pieņem cilvēks

Katrs reģistrētais bojājums nonāk cilnē Damages & settlements. Poga blakus bojājumam atver logu Settle damage. Tur var iestatīt statusu (reported, in settlement, settled vai dismissed), ievadīt izmaksas un valūtu, pievienot norēķina piezīmi, piemēram, rēķina numuru, un izvēlēties atbildīgo vadītāju.

Blakus atbildīgajam vadītājam LiteTMS parāda ieteikumu. Ja par bojājumu ziņots transportlīdzekļa pieņemšanas laikā, sistēma iesaka vadītāju, kurš nodeva transportlīdzekli šajā pieņemšanas-nodošanas aktā, vai, ja tāda nav, pēdējo vadītāju, kurš iesniedzis nodošanas aktu par šo transportlīdzekli. Ja par bojājumu ziņots nodošanas laikā vai pārbaudē, tā iesaka personu, kura par to ziņoja. Ieteikums nekad nesaglabājas automātiski: lēmumu saglabā darbinieks ar norēķinu veikšanas tiesībām. Izmaksas tiek attiecinātas uz atbildīgo vadītāju, nevis uz personu, kura tikai ziņoja par bojājumu.

Bojājumu izmaksas pa vadītājiem un transportlīdzekļiem

Moduļa pārskatā tiek apkopota statistika par pēdējām 12 nedēļām: akti nedēļā pa veidiem, nokārtotie un atvērtie bojājumi, kā arī diagrammas ar lielākajām bojājumu izmaksām pa transportlīdzekļiem un atbildīgajiem vadītājiem. Diagrammās tiek ņemtas vērā izmaksas, kas ievadītas norēķina brīdī. Cilnē Autoparka stāvoklis katram transportlīdzeklim un puspiekabei tiek parādīts, vai viss ir kārtībā vai nepieciešama uzmanība, kā arī to aktu vēsture.

Pārbaudes, atgādinājumi un PDF

Šis pats modulis nodrošina arī regulārās pārbaudes. Trigeris Regulārs grafiks izveido aktu katru dienu, katru nedēļu vai katru mēnesi jūsu izvēlētajā laikā: katram aktīvajam vadītājam vai katra transportlīdzekļa vai puspiekabes pašreizējam vadītājam. Akts, kas nav iesniegts laikā, birojā tiek atzīmēts ar statusu Kavēts, un poga Atgādināt vadītājam nosūta paziņojumu atkārtoti. Iesniegto aktu var lejupielādēt kā PDF failu angļu vai poļu valodā.

Kā ieslēgt moduli

Vehicle Protocols & Inspections ir maksas modulis LiteTMS moduļu veikalā ar 7 dienu bezmaksas izmēģinājuma periodu. Mēneša maksu tur redzēsiet pirms moduļa ieslēgšanas. Ja izmēģinājuma laikā to neatcelsiet, pēc tā beigām tiks iekasēta maksa par pirmo mēnesi. Vadītāji aktus aizpilda lietotnē LiteTMS Mobile. Šo moduli atradīsiet arī funkciju sarakstā.

Aktā tiek fiksēts tas, par ko vadītāji ziņojuši un ko nofotografējuši. Tas atvieglo sarunu par bojājumu, taču neaizstāj situācijas izrunāšanu ar vadītāju un jūsu uzņēmumā spēkā esošos atbildības noteikumus.

Vēl neizmantojat LiteTMS? Sazinieties ar mums un paņemiet līdzi papīra pieņemšanas-nodošanas veidlapu, ko izmantojat šodien; mēs sāksim ar to.

BUJ

Vai pieņemšanas-nodošanas akts tiek izveidots automātiski, kad mainās vadītājs?

Jā, ja veidnei ir iestatīts trigeris "On vehicle reassignment". Atkarībā no iestatījuma akts tiek nosūtīts iepriekšējam vadītājam, jaunajam vadītājam vai abiem. Ja tiek mainīta tikai puspiekabe, aktu piešķir birojs vai to uzsāk vadītājs.

Vai LiteTMS nosaka, kurš izraisījis bojājumu?

Nē. Sistēma iesaka vadītāju, kurš nodeva transportlīdzekli, ja par bojājumu ziņots pieņemšanas laikā, vai personu, kura par to ziņoja nodošanas laikā vai pārbaudē. Persona ar norēķinu veikšanas tiesībām saglabā atbildīgo vadītāju un izmaksas.

Vai aktu salīdzināšanā tiek analizētas fotogrāfijas?

Nē. Tiek salīdzinātas atbildes: atzīmētās pozīcijas, piezīmes, vērtības un pievienoto failu skaits. Pašas fotogrāfijas jūs apskatāt aktā.

Kur var redzēt bojājumu izmaksas pa vadītājiem?

Moduļa pārskatā, diagrammā ar lielākajām bojājumu izmaksām pa atbildīgajiem vadītājiem. Blakus ir tāda pati diagramma pa transportlīdzekļiem. Abās tiek ņemtas vērā izmaksas, kas ievadītas norēķina brīdī.

Cik maksā modulis Vehicle Protocols & Inspections?

Tas ir maksas modulis ar 7 dienu bezmaksas izmēģinājuma periodu. Tā mēneša cena ir redzama moduļu veikalā pirms moduļa ieslēgšanas.