Vem gjorde repan? Fordonsöverlämning och skadereglering

Modulen Fordonsprotokoll och kontroller visar i vilket skick en förare lämnade över en lastbil och i vilket skick nästa förare tog emot den. När du ställer in en regel för fordonsbyten får båda förarna ett protokoll i mobilen: de markerar skadorna de hittar, lägger till bilder och signerar. Kontoret ser de båda protokollen sida vid sida med skillnaderna markerade, registrerar kostnaden för en skada och avgör vem som bär ansvaret. LiteTMS föreslår vem som lämnade över fordonet.

Filmen har polskt tal och polsk undertext.

Repan är där, men ingen vet var den kom ifrån

Säg att tre förare har kört samma dragbil under veckan, och på fredagen kommer den tillbaka med en sprucken backspegel och en repa på dörren. Utan dokumentation från varje överlämning går det inte att avgöra under vems skift skadan uppstod. Det enda som återstår är att alla försöker minnas vad de såg, och reparationen hamnar ofta på företagets räkning.

Ett överlämningsprotokoll förvandlar den frågan till två poster med datum, tid, foton och signatur. Föraren som lämnar över lastbilen fyller i det ena, och föraren som tar emot den fyller i det andra. Om backspegeln är hel i det första och sprucken i det andra vet du mellan vilka två protokoll skillnaden uppstod.

Protokollet skickas till mobilen vid fordonsbyte

I protokollmallen lägger du till triggern Vid fordonsbyte och väljer vem som ska få protokollet. Med Båda förarna får vardera part sitt eget: den tidigare föraren ett överlämningsprotokoll och den nya föraren ett mottagningsprotokoll. Regeln aktiveras både när en förare väljer fordonet i LiteTMS Mobile och när kontoret tilldelar det.

Föraren får aviseringen "Nytt protokoll att fylla i", och protokollet hamnar på fliken Uppgifter. Triggern reagerar på ett fordonsbyte. När enbart trailern byts ut tilldelar kontoret protokollet, eller så startar föraren det själv om mallen tillåter det.

Föraren bockar för skadan, lägger till bilder och signerar

I listan över skador och saknad utrustning bockar föraren för det som upptäckts. En förbockad punkt öppnar ett fält för anteckningar samt utrymme för foton, och även för video om mallen kräver det. Om formuläret har ett signaturfält signerar föraren protokollet direkt på mobilskärmen. Skador som redan har rapporterats för fordonet visas ovanför listan, så att ingen rapporterar dem två gånger.

Företaget bestämmer frågorna, listpunkterna och de obligatoriska bilderna i mallredigeraren. Hur du bygger ett eget formulär och förbereder det på förarens språk beskrivs i Fordonskontroller: dina frågor, förarens språk.

Jämför protokoll: skillnaderna markeras

Ett mottagningsprotokoll visar det parade överlämningsprotokollet för samma fordon, om ett sådant skickades in inom 72 timmar, tillsammans med knappen Jämför med parat protokoll. Vyn Jämför protokoll ställer båda protokollen sida vid sida, fråga för fråga. Rader där svaren skiljer sig åt markeras: exempelvis kan det stå "Rapporterad" under "Vänster backspegel" i mottagningsprotokollet, med en anteckning och en bildfil, medan det står "Ej rapporterad" i överlämningsprotokollet.

Jämförelsen ställer upp svaren bredvid varandra: de förbockade punkterna, anteckningarna, värdena och antalet filer. Den analyserar inte bilderna, utan dem granskar du själv i protokollet. Du kan även jämföra ett protokoll med vilket annat inskickat protokoll som helst för samma fordon, till exempel den senaste kontrollen.

Vem bär ansvaret: LiteTMS föreslår, en människa beslutar

Varje rapporterad skada hamnar på fliken Skador och reglering. Knappen intill en skada öppnar dialogrutan Reglera skada. Där anger du status (rapporterad, under reglering, reglerad eller avfärdad), fyller i kostnad och valuta, lägger till en regleringsanteckning som ett fakturanummer, och väljer ansvarig förare.

Bredvid den ansvariga föraren visar LiteTMS ett förslag. Om skadan rapporterades vid övertagandet föreslås den förare som lämnade över fordonet i det protokollet, eller, om en sådan saknas, den senaste föraren som skickade in ett överlämningsprotokoll för fordonet. Om skadan rapporterades vid överlämning eller under en inspektion föreslås den person som rapporterade den. Förslaget sparas aldrig automatiskt: en person med behörighet för skadereglering sparar beslutet. Kostnaden belastar den ansvariga föraren, aldrig någon som enbart har anmält skadan.

Skadekostnader per förare och per fordon

Modulens översikt samlar statistik för de senaste 12 veckorna: protokoll per vecka efter typ, reglerade och öppna skador samt diagram över de högsta skadekostnaderna per fordon och per ansvarig förare. Diagrammen räknar med de kostnader som angetts vid regleringen. Fliken Fleet condition visar för varje fordon och trailer om allt är okej eller om något behöver åtgärdas, tillsammans med fordonets protokollhistorik.

Inspektioner, påminnelser och PDF

Samma modul hanterar återkommande inspektioner. Triggern Recurring schedule skapar ett protokoll dagligen, varje vecka eller varje månad vid en tidpunkt du väljer, för varje aktiv förare eller för den aktuella föraren av varje fordon eller trailer. Ett protokoll som inte har kommit in i tid markeras som Overdue på kontoret, och Remind the driver skickar aviseringen på nytt. Ett inskickat protokoll kan laddas ner som PDF på engelska eller polska.

Så aktiverar du modulen

Vehicle Protocols & Inspections är en tilläggsmodul på LiteTMS modulmarknadsplats med en 7 dagars gratis provperiod. Månadspriset visas där innan du aktiverar modulen. Om du inte säger upp den under provperioden debiteras den första månaden när provperioden tar slut. Förarna fyller i protokollen i LiteTMS Mobile. Du hittar även modulen i funktionslistan.

Ett protokoll dokumenterar vad förarna har rapporterat och fotograferat. Det gör samtalet om en skada enklare, men det ersätter inte en dialog med föraren eller de ansvarsregler som gäller på ditt företag.

Använder du inte LiteTMS än? Kontakta oss och ta fram pappersblanketten du använder vid överlämning idag, så utgår vi från den.

Vanliga frågor

Skapas ett överlämningsprotokoll automatiskt vid förarbyte?

Ja, om mallen har triggern "On vehicle reassignment". Beroende på inställningen skickas protokollet till den tidigare föraren, den nya föraren eller båda. När endast trailern byts tilldelar kontoret protokollet eller så startar föraren det själv.

Avgör LiteTMS vem som orsakade skadan?

Nej. Systemet föreslår den förare som lämnade över fordonet när skadan rapporterades vid övertagandet, eller den person som rapporterade den vid överlämning eller under en inspektion. En person med behörighet för skadereglering sparar ansvarig förare och kostnaden.

Analyserar protokolljämförelsen bilderna?

Nej. Den jämför svaren: ikryssade punkter, anteckningar, värden och antalet bifogade filer. Bilderna granskar du i själva protokollet.

Var kan jag se skadekostnader per förare?

I modulens översikt, i diagrammet över de högsta skadekostnaderna per ansvarig förare. Bredvid visas samma diagram per fordon. Båda räknar med de kostnader som angetts vid regleringen.

Vad kostar modulen Vehicle Protocols & Inspections?

Det är en tilläggsmodul med en 7 dagars gratis provperiod. Månadspriset visas på modulmarknadsplatsen innan du aktiverar den.