Vehicle Protocols & Inspectionsモジュールは、前のドライバーがトラックを引き渡した際の状態と、次のドライバーがそれを引き受けた際の状態を可視化します。車両変更時のルールを設定しておけば、双方のドライバーのスマートフォンにプロトコルが自動で届きます。ドライバーは発見した損傷にチェックを入れ、写真を追加して署名します。運行管理者は2つのプロトコルを左右に並べて差分をハイライト表示で確認し、損傷の修理費用を記録して責任の所在を判断できます。LiteTMSは、誰が車両を引き渡したのかを自動で提示します。
動画の音声はポーランド語で、ポーランド語の字幕が付いています。
傷はあるが、原因は誰も知らない
今週、3人のドライバーが同じトラクターを運行し、金曜日にミラーが割れ、ドアに傷がついた状態で戻ってきたとします。車両を引き継ぐごとの記録がなければ、誰の運行シフト中にその損傷が発生したのかを特定する術はありません。結局は関係者の曖昧な記憶を頼りにするしかなく、修理費用の負担は会社持ちになってしまうのが通例です。
引継プロトコルを活用すれば、日時、写真、署名が記録された2つの確実なデータによって責任の所在が明確になります。車両を引き渡すドライバーが一方を入力し、引き受けるドライバーがもう一方を入力します。1つ目の記録でミラーが無傷で、2つ目で割れていれば、どの引き継ぎの間に変化が生じたのかが一目でわかります。
車両変更時にプロトコルがスマートフォンへ届く
プロトコルのテンプレートでOn vehicle reassignmentトリガーを追加し、誰にプロトコルを送信するかを選択します。Both driversを選択すると、双方に専用のプロトコルが届きます。前のドライバーには引渡プロトコルが、新しいドライバーには引受プロトコルが送信されます。このルールは、ドライバーがLiteTMS Mobileで車両を選択した際にも、運行管理者が配車画面で割り当てた際にも作動します。
ドライバーには「入力が必要な新しいプロトコルがあります」という通知が届き、プロトコルはTasksタブに表示されます。このトリガーは車両の変更に連動します。トレーラーのみを付け替えた場合は、運行管理者がプロトコルを割り当てるか、テンプレートで許可されていればドライバー自身がプロトコルを開始します。
ドライバーは損傷にチェックを入れ、写真を追加して署名する
損傷や備品の不足に関するリスト上で、ドライバーは該当する項目にチェックを入れます。チェックを入れると備考欄と写真の添付枠が開き、テンプレートで指定されていれば動画も添付できます。フォームに署名欄がある場合、ドライバーはスマートフォンの画面上でプロトコルにサインします。該当車両について既に報告されている損傷はリストの上に表示されるため、二重に報告される心配はありません。
点検項目やチェックリストの内容、必須の写真は、テンプレートエディタで自社に合わせて自由に設定できます。独自のフォームを作成し、ドライバーの言語に合わせて準備する方法については、「車両点検: 自社独自の設問をドライバーの母国語で」をご覧ください。
プロトコルの比較: 差分をハイライト表示
引受プロトコルには、同一車両で72時間以内に提出された引渡プロトコルが存在する場合、該当するペアのプロトコルとともにCompare with paired protocolボタンが表示されます。Compare protocols画面では、両方のプロトコルが設問ごとに左右並んで表示されます。回答が異なる行はハイライトされます。たとえば、引渡プロトコルでは「Not reported」だった「左ミラー」が、引受プロトコルでは備考と1枚の写真付きで「Reported」となっている場合などです。
比較画面では、チェック項目、備考、入力数値、ファイル数などの回答が照合されます。写真自体の自動解析は行われないため、プロトコル内で直接確認します。また、直前の定期点検など、同じ車両について過去に提出された他のプロトコルと比較することも可能です。
誰に責任があるか: LiteTMSが提示し、人間が判断する
報告されたすべての損傷は、Damages & settlementsタブに集約されます。損傷項目の横にあるボタンをクリックすると、Settle damageダイアログが開きます。そこでステータス（報告済み、精算処理中、精算完了、却下）を設定し、金額と通貨を入力し、請求書番号などの精算メモを添えて、責任のあるドライバーを選択します。
責任対象のドライバーの横に、LiteTMSは候補を表示します。受取時に損傷が報告された場合、そのプロトコルで車両を引き渡したドライバー、または該当者がいない場合はその車両の引渡プロトコルを直近で提出したドライバーを提案します。引渡時または定期点検時に損傷が報告された場合は、報告を行った本人が候補として表示されます。この提案が自動的に保存されることはありません。精算権限を持つ担当者が決定を確定して保存します。費用は責任対象として確定したドライバーに計上され、単に損傷を報告しただけのドライバーに計上されることはありません。
ドライバー別・車両別の損傷費用
モジュールのダッシュボードには、過去12週間の統計データが集約されます。週ごとの種別別プロトコル件数、精算済みおよび未精算の損傷、そして車両別・責任ドライバー別の損傷費用グラフです。グラフには精算時に入力された費用が集計されます。Fleet conditionタブでは、各車両やトレーラーについて、状態が良好（OK）か注意が必要か、プロトコルの履歴とともに確認できます。
定期点検、リマインダー、PDF出力
同じモジュールで定期点検も運用できます。Recurring scheduleトリガーにより、毎日、毎週、または毎月の指定した日時に、稼働中の全ドライバー、あるいは各車両・トレーラーの現担当ドライバー向けにプロトコルを自動作成します。期日までに提出されないプロトコルは管理部門側でOverdue（期限超過）と表示され、Remind the driverをクリックすることでドライバーへ通知を再送信できます。提出されたプロトコルは、英語またはポーランド語のPDFとしてダウンロード可能です。
モジュールの有効化方法
Vehicle Protocols & Inspectionsは、LiteTMSモジュールマーケットプレイスで提供されている有料モジュールです（7日間の無料トライアルあり）。有効化する前に月額料金を確認できます。トライアル期間中にキャンセルしなかった場合、トライアル終了時に初月分の料金が請求されます。ドライバーはLiteTMS Mobileアプリからプロトコルを入力します。このモジュールは機能一覧でもご確認いただけます。
プロトコルは、ドライバーが報告し撮影した内容を客観的に記録するものです。これにより損傷に関する確認や話し合いがスムーズになりますが、ドライバーと直接対話することや社内の責任規定そのものに代わるものではありません。
LiteTMSをまだご利用でない場合は、ぜひお問い合わせください。現在お使いの紙の車両受渡書があればご用意いただき、まずはそれをもとに設定を進めましょう。
よくある質問
- ドライバー交代時に受渡プロトコルは自動作成されますか？
- はい。テンプレートに「On vehicle reassignment」トリガーが設定されていれば自動作成されます。設定に応じて、前任ドライバー、新任ドライバー、またはその両方にプロトコルが届きます。トレーラーのみを付け替えた場合は、管理部門側からプロトコルを割り当てるか、ドライバー自身が作成を開始します。
- 損傷の原因が誰にあるかをLiteTMSが自動判定しますか？
- いいえ、自動判定は行いません。受取時に損傷が報告された場合は車両を引き渡したドライバーを、引渡時または定期点検時に報告された場合は報告者を候補として提示するのみです。責任対象のドライバーおよび費用は、精算権限を持つ担当者が確認して保存します。
- プロトコルの比較機能は写真を解析しますか？
- いいえ、写真の画像解析は行いません。チェックされた項目、メモ、数値、添付ファイル数といった回答内容を比較します。写真はプロトコル内で直接確認できます。
- ドライバーごとの損傷費用はどこで確認できますか？
- モジュールのダッシュボードにある、責任ドライバー別の損傷費用グラフで確認できます。その隣には車両別の同様のグラフも表示されます。どちらも精算時に入力された費用が集計されます。
- Vehicle Protocols & Inspectionsモジュールの料金はいくらですか？
- 7日間の無料トライアルが付いた有料モジュールです。月額料金はモジュールマーケットプレイスで有効化する前にご確認いただけます。
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