Хто зробив подряпину? Передача автомобіля та врегулювання збитків

Модуль Vehicle Protocols & Inspections показує стан, у якому один водій передав вантажівку, і стан, у якому наступний водій її прийняв. Щойно ви налаштуєте правило для зміни транспортного засобу, обидва водії отримають протокол на свій телефон: вони відзначають виявлені пошкодження, додають фотографії та підписують його. Офіс бачить обидва протоколи поруч із виділеними розбіжностями, фіксує вартість пошкодження та визначає відповідального. LiteTMS підказує, хто саме передав автомобіль.

Озвучення відео польською мовою, з польськими субтитрами.

Подряпина є, але ніхто не знає, звідки вона взялася

Припустімо, цього тижня на одному тягачі їздили троє водіїв, а в п'ятницю він повертається з тріснутим дзеркалом і подряпиною на дверях. Без фіксації кожного приймання-передачі неможливо з'ясувати, на чиїй зміні виникло пошкодження. Залишається лише намагатися згадати, хто що бачив, і ремонт часто оплачує компанія.

Протокол приймання-передачі перетворює це питання на два записи з датою, часом, фотографіями та підписом. Водій, який здає автомобіль, заповнює один, а водій, який приймає, заповнює інший. Якщо в першому дзеркало ціле, а в другому тріснуте, ви точно знаєте, між якими двома протоколами з'явилося пошкодження.

Протокол надходить на телефон під час зміни автомобіля

У шаблоні протоколу ви додаєте тригер On vehicle reassignment і вибираєте, хто саме отримує протокол. З опцією Both drivers кожна сторона отримує свій: попередній водій - протокол здачі, новий водій - протокол приймання. Правило спрацьовує як тоді, коли водій обирає транспортний засіб у LiteTMS Mobile, так і тоді, коли його призначає офіс.

Водій отримує сповіщення «New protocol to fill in», а сам протокол з'являється на вкладці Tasks. Тригер реагує саме на зміну тягача чи авто. Якщо замінюється лише напівпричіп, офіс призначає протокол самостійно, або ж водій запускає його сам, якщо це дозволено шаблоном.

Водій відзначає пошкодження, додає фотографії та підписує

У списку пошкоджень і відсутнього обладнання водій позначає те, що виявив. Позначений пункт відкриває поле для примітки та місце для додавання фотографій, а також відео, якщо це передбачено шаблоном. Якщо у формі є поле для підпису, водій підписує протокол прямо на екрані телефона. Пошкодження, про які вже повідомлялося для цього транспортного засобу, відображаються над списком, тому ніхто не зафіксує їх повторно.

Компанія сама визначає перелік запитань, пункти списку та обов'язкові фотографії в редакторі шаблонів. Про те, як створити власну форму та налаштувати її мовою водія, читайте у статті Огляди транспортних засобів: ваші запитання, мова водія.

Порівняння протоколів: розбіжності підсвічуються

У протоколі приймання відображається спарений протокол здачі того самого транспортного засобу, якщо його було надіслано протягом 72 годин, разом із кнопкою Compare with paired protocol. Вікно Compare protocols зіставляє обидва протоколи поруч, пункт за пунктом. Рядок, де відповіді відрізняються, підсвічується: наприклад, для «Left mirror» у протоколі приймання вказано «Reported» із приміткою та фотографією, а в протоколі здачі - «Not reported».

Порівняння зіставляє відповіді: позначені пункти, примітки, значення та кількість файлів. Система не аналізує фотографії автоматично; ви переглядаєте їх самостійно в протоколі. Ви також можете порівняти протокол з будь-яким іншим збереженим протоколом цього ж транспортного засобу, наприклад, з останньою інспекцією.

Хто відповідальний: LiteTMS підказує, людина вирішує

Кожне зафіксоване пошкодження потрапляє на вкладку Damages & settlements. Кнопка поруч із пошкодженням відкриває діалогове вікно Settle damage. Там ви встановлюєте статус (reported, in settlement, settled або dismissed), вказуєте вартість і валюту, додаєте примітку щодо врегулювання (наприклад, номер рахунку) та вибираєте відповідального водія.

Поруч із відповідальним водієм LiteTMS показує підказку. Якщо про пошкодження повідомили під час приймання, система пропонує водія, який здав транспортний засіб за цим протоколом, або, якщо такого немає, останнього водія, який надіслав протокол здачі для цього ТЗ. Якщо про пошкодження повідомили під час здачі або під час огляду, пропонується той, хто про нього заявив. Підказка ніколи не зберігається автоматично: остаточне рішення фіксує користувач із правом на врегулювання збитків. Вартість зараховується відповідальному водієві, а не тому, хто лише зафіксував пошкодження.

Витрати на пошкодження за водіями та транспортними засобами

Панель керування модуля збирає статистику за останні 12 тижнів: кількість протоколів за тиждень за типами, врегульовані та відкриті пошкодження, а також графіки найбільших витрат на пошкодження за транспортними засобами та за відповідальними водіями. Графіки враховують суми, внесені під час врегулювання. Вкладка Fleet condition показує для кожного тягача та причепа, чи все з ними гаразд, чи вони потребують уваги, а також повну історію їхніх протоколів.

Огляди, нагадування та PDF

Цей самий модуль керує регулярними оглядами. Тригер Recurring schedule створює протокол щодня, щотижня або щомісяця у вибраний вами час: для кожного активного водія або для поточного водія кожного транспортного засобу чи причепа. Протокол, який не надійшов вчасно, позначається в офісі як Overdue, а дія Remind the driver надсилає сповіщення повторно. Заповнений протокол можна завантажити у форматі PDF англійською або польською мовою.

Як увімкнути модуль

Vehicle Protocols & Inspections - це платний модуль у маркетплейсі модулів LiteTMS із 7-денним безкоштовним пробним періодом. Щомісячну ціну ви бачите там перед активацією. Якщо ви не скасуєте підписку під час пробного періоду, оплата за перший місяць списується після його завершення. Водії заповнюють протоколи в LiteTMS Mobile. Ви також знайдете цей модуль у списку функцій.

Протокол фіксує те, про що водії повідомили та що сфотографували. Це спрощує розмову про пошкодження, але не замінює обговорення ситуації з водієм або внутрішніх правил відповідальності вашої компанії.

Ще не користуєтеся LiteTMS? Зв'яжіться з нами і покажіть паперовий акт прийому-передачі, який ви використовуєте зараз: почнемо з нього.

Поширені запитання

Чи створюється протокол передачі автоматично під час зміни водія?

Так, якщо шаблон містить тригер «On vehicle reassignment». Залежно від налаштувань, протокол надходить попередньому водієві, новому водієві або обом. Якщо змінюється лише причіп, офіс призначає протокол або водій відкриває його самостійно.

Чи вирішує LiteTMS, хто спричинив пошкодження?

Ні. Система пропонує водія, який здав транспортний засіб, якщо про пошкодження повідомили під час приймання, або людину, яка повідомила про нього під час здачі чи огляду. Відповідального водія та суму збитків зберігає користувач із правом на врегулювання.

Чи аналізує порівняння протоколів фотографії?

Ні. Воно порівнює відповіді: позначені пункти, примітки, числові значення та кількість доданих файлів. Самі фотографії ви переглядаєте безпосередньо в протоколі.

Де можна переглянути витрати на пошкодження за водіями?

На панелі керування модуля, на графіку найбільших витрат на пошкодження за відповідальними водіями. Поруч розташований такий самий графік за транспортними засобами. Обидва враховують суми, внесені під час врегулювання.

Скільки коштує модуль Vehicle Protocols & Inspections?

Це платний модуль із 7-денним безкоштовним пробним періодом. Його щомісячна вартість відображається в маркетплейсі модулів перед активацією.