El módulo Protocolos e inspecciones de vehículos muestra el estado en el que un conductor entregó el camión y el estado en el que lo recibió el siguiente conductor. Al configurar una regla para el cambio de vehículo, ambos conductores reciben un protocolo en su teléfono: marcan los daños que detectan, añaden fotos y firman. La oficina ve ambos protocolos en paralelo con las diferencias resaltadas, registra el coste del daño y decide quién es el responsable. LiteTMS sugiere quién entregó el vehículo.
El vídeo está locutado en polaco, con subtítulos en polaco.
El arañazo está ahí; nadie sabe de dónde ha salido
Supongamos que tres conductores han llevado la misma tractora esta semana y el viernes regresa con un retrovisor roto y un arañazo en la puerta. Sin un registro de cada relevo, resulta imposible saber en qué turno se produjo el daño. Al final, todo queda en recuerdos de unos y otros, y la reparación suele acabar a cargo de la empresa.
Un protocolo de entrega transforma esa incógnita en dos registros con fecha, hora, fotografías y firma. El conductor que entrega el camión rellena uno y el que lo recibe cumplimenta el otro. Si el retrovisor estaba intacto en el primero y roto en el segundo, se sabe con exactitud entre qué dos protocolos surgió la diferencia.
El protocolo llega al móvil al cambiar de vehículo
En la plantilla de protocolo se añade el desencadenador Al reasignar vehículo y se elige quién lo recibe. Con la opción Ambos conductores, cada parte recibe el suyo: el conductor saliente un protocolo de entrega y el entrante un protocolo de recepción. La regla se activa tanto si el conductor selecciona el vehículo en LiteTMS Mobile como si lo asigna la oficina.
El conductor recibe la notificación «Nuevo protocolo para rellenar» y el documento queda disponible en la pestaña Tareas. El desencadenador reacciona al cambio de vehículo. Cuando solo se cambia el semirremolque, la oficina asigna el protocolo o el conductor lo inicia directamente si la plantilla lo permite.
El conductor marca los daños, añade fotos y firma
En la lista de daños y equipamiento faltante, el conductor marca lo que encuentra. Cada elemento marcado abre un campo de observaciones y un espacio para fotos, e incluso para vídeo si la plantilla lo requiere. Si el formulario incluye un campo de firma, el conductor firma el protocolo directamente en la pantalla del móvil. Los daños ya declarados previamente para ese vehículo se muestran sobre la lista, evitando duplicidades.
La empresa define las preguntas, los elementos de la lista y las fotos obligatorias en el editor de plantillas. Cómo diseñar un formulario a medida y prepararlo en el idioma del conductor se explica en Inspecciones de vehículos: sus preguntas, el idioma del conductor.
Comparación de protocolos: las diferencias quedan resaltadas
El protocolo de recepción muestra el protocolo de entrega asociado del mismo vehículo si se envió en un plazo de 72 horas, junto con el botón Comparar con el protocolo asociado. La vista Comparar protocolos coloca ambos documentos en paralelo, pregunta por pregunta. Las filas con respuestas divergentes aparecen resaltadas: por ejemplo, «Retrovisor izquierdo» figura como «Notificado» en el protocolo de recepción, con una nota y un archivo de foto, y como «No notificado» en el de entrega.
La comparación coteja las respuestas: elementos marcados, notas, valores y número de archivos. No analiza las fotografías automáticamente; el usuario las revisa directamente en el protocolo. También es posible comparar un protocolo con cualquier otro ya enviado del mismo vehículo, por ejemplo la última inspección.
Quién es el responsable: LiteTMS sugiere, la persona decide
Cada daño notificado se registra en la pestaña Daños y liquidaciones. El botón situado junto a cada daño abre la ventana Liquidar daño. En ella se establece el estado (notificado, en tramitación, liquidado o desestimado), se introducen el importe y la moneda, se añade una nota de liquidación como el número de factura y se selecciona al conductor responsable.
Junto al conductor responsable, LiteTMS muestra una sugerencia. Si el daño se notificó durante la recepción, sugiere al conductor que entregó el vehículo en ese protocolo o, si no figura ninguno, al último conductor que envió un protocolo de entrega para dicho vehículo. Si el daño se notificó en la entrega o en una inspección, sugiere a quien lo notificó. La sugerencia nunca se guarda automáticamente: un usuario con permisos de liquidación es quien guarda la decisión. El coste se imputa al conductor responsable, nunca a quien únicamente notificó el daño.
Costes de daños por conductor y por vehículo
El panel del módulo recopila estadísticas de las últimas 12 semanas: protocolos semanales por tipo, daños liquidados y pendientes, y gráficos con los mayores costes por daños según el vehículo y el conductor responsable. Los gráficos calculan los importes introducidos al liquidar el daño. La pestaña Estado de la flota indica, para cada vehículo y semirremolque, si se encuentra en buen estado o requiere atención, junto con el historial de sus protocolos.
Inspecciones, recordatorios y el PDF
El mismo módulo gestiona inspecciones periódicas. El activador Programación periódica crea un protocolo de forma diaria, semanal o mensual a la hora que elija, para cada conductor activo o para el conductor asignado a cada vehículo o semirremolque. Si un protocolo no se recibe a tiempo, en la oficina queda marcado como Vencido, y la opción Recordar al conductor vuelve a enviar la notificación. Los protocolos enviados pueden descargarse en formato PDF en inglés o polaco.
Cómo activar el módulo
Vehicle Protocols & Inspections es un módulo de pago dentro del marketplace de módulos de LiteTMS con una prueba gratuita de 7 días. Allí podrá consultar su precio mensual antes de activarlo. Si no cancela durante la prueba, el primer mes se cobrará al finalizarla. Los conductores completan los protocolos en LiteTMS Mobile. También encontrará el módulo en la lista de funcionalidades.
Un protocolo deja constancia de lo que los conductores notificaron y fotografiaron. Facilita la conversación sobre los daños, pero no sustituye el diálogo con el conductor ni las normas de responsabilidad aplicables en su empresa.
¿Aún no utiliza LiteTMS? Póngase en contacto con nosotros y traiga el formulario de entrega en papel que utiliza actualmente; empezaremos por ahí.
Preguntas frecuentes
¿Se crea automáticamente un protocolo de entrega cuando cambia de conductor?
Sí, siempre que la plantilla cuente con el activador «Al reasignar vehículo». Según la configuración elegida, el protocolo se envía al conductor anterior, al nuevo o a ambos. Cuando solo se cambia el semirremolque, la oficina asigna el protocolo o el propio conductor lo inicia.
¿Decide LiteTMS quién provocó el daño?
No. Sugiere al conductor que entregó el vehículo cuando el daño se notificó durante la recepción, o a la persona que lo notificó al entregarlo o en una revisión. Un usuario con permiso de liquidación confirma y guarda el conductor responsable y el coste.
¿La comparativa de protocolos analiza las fotos?
No. Compara las respuestas: las casillas marcadas, las notas, los valores y el número de archivos adjuntos. Las fotos se revisan directamente dentro del protocolo.
¿Dónde puedo ver los costes de daños por conductor?
En el panel principal del módulo, dentro del gráfico de mayores costes de daños por conductor responsable. Justo al lado se encuentra el mismo gráfico desglosado por vehículo. Ambos contabilizan los importes registrados durante la liquidación.
¿Cuánto cuesta el módulo Vehicle Protocols & Inspections?
Es un módulo de pago con un periodo de prueba gratuito de 7 días. Su precio mensual se indica en el marketplace de módulos antes de activarlo.
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