Kdo je naredil to prasko? Predaja vozil in obračun škod

Modul Vehicle Protocols & Inspections prikazuje stanje, v katerem je en voznik tovornjak predal, in stanje, v katerem ga je naslednji voznik prevzel. Ko nastavite pravilo za menjavo vozil, oba voznika na svoj telefon prejmeta zapisnik: označita najdene poškodbe, dodata fotografije in se podpišeta. Pisarna vidi oba zapisnika drugega ob drugem z označenimi razlikami, zabeleži strošek poškodbe in določi, kdo je zanjo odgovoren. LiteTMS predlaga, kdo je vozilo predal.

Video ima poljsko zvočno podlago in poljske podnapise.

Praska je tu, nihče pa ne ve, od kod se je vzela

Recimo, da so ta teden isti vlačilec vozili trije vozniki, v petek pa se vrne s počenim ogledalom in prasko na vratih. Brez zapisa o vsaki predaji ni mogoče ugotoviti, v čigavi izmeni je nastala poškodba. Na koncu se vsi poskušajo spomniti, kaj so videli, popravilo pa pogosto bremeni podjetje.

Predajno-prevzemni zapisnik to vprašanje spremeni v dva zapisa z datumom, uro, fotografijami in podpisom. Voznik, ki tovornjak predaja, izpolni enega, voznik, ki ga prevzema, pa drugega. Če je ogledalo v prvem nepoškodovano, v drugem pa počeno, točno veste, med katerima zapisnikoma se je pojavila razlika.

Zapisnik prispe na telefon ob menjavi vozila

V predlogi zapisnika dodate sprožilec On vehicle reassignment in izberete, kdo prejme zapisnik. Z možnostjo Both drivers vsaka stran prejme svojega: prejšnji voznik predajni zapisnik, novi voznik pa prevzemni zapisnik. Pravilo se sproži tako takrat, ko voznik izbere vozilo v aplikaciji LiteTMS Mobile, kot takrat, ko mu ga dodeli pisarna.

Voznik prejme obvestilo »Nov zapisnik za izpolnitev«, zapisnik pa se nahaja na zavihku Tasks. Sprožilec se odzove na menjavo vozila. Kadar se zamenja le priklopnik, zapisnik dodeli pisarna ali pa ga začne voznik sam, če predloga to dopušča.

Voznik označi poškodbe, doda fotografije in se podpiše

Na seznamu poškodb in manjkajoče opreme voznik označi, kaj je ugotovil. Označena postavka odpre polje za opombo in prostor za fotografije, pa tudi za video, če to zahteva predloga. Če obrazec vsebuje polje za podpis, se voznik podpiše na zaslonu telefona. Že prijavljene poškodbe za to vozilo so prikazane nad seznamom, zato jih nihče ne prijavi dvakrat.

Podjetje v urejevalniku predlog določi vprašanja, postavke na seznamu in zahtevane fotografije. Kako sestaviti lasten obrazec in ga pripraviti v jeziku voznika, je opisano v članku Pregledi vozil: vaša vprašanja, jezik voznika.

Primerjava zapisnikov: razlike so poudarjene

Prevzemni zapisnik prikaže povezan predajni zapisnik istega vozila, če je bil oddan v roku 72 ur, skupaj z gumbom Compare with paired protocol. Pogled Compare protocols postavi oba zapisnika drugega ob drugem, vprašanje za vprašanjem. Vrstica, kjer se odgovori razlikujejo, je poudarjena: na primer pri »Levo ogledalo« je v prevzemnem zapisniku navedeno »Prijavljeno« z opombo in eno fotografijo, v predajnem zapisniku pa »Ni prijavljeno«.

Primerjava vzporedno prikaže odgovore: označene postavke, opombe, vrednosti in število datotek. Fotografij sistem ne analizira, temveč si jih v zapisniku ogledate sami. Zapisnik lahko primerjate tudi s katerim koli drugim oddanim zapisnikom za isto vozilo, na primer z zadnjim pregledom.

Kdo je odgovoren: LiteTMS predlaga, odloči človek

Vsaka prijavljena poškodba se zabeleži na zavihku Damages & settlements. Gumb poleg poškodbe odpre pogovorno okno Settle damage. Tam določite status (prijavljeno, v reševanju, poravnano ali zavrnjeno), vnesete strošek in valuto, dodate opombo k poravnavi, kot je številka računa, ter izberete odgovornega voznika.

Poleg odgovornega voznika LiteTMS prikaže predlog. Kadar je bila škoda prijavljena ob prevzemu, predlaga voznika, ki je vozilo predal po tem zapisniku, ali, če ga ni, zadnjega voznika, ki je oddal primopredajni zapisnik za to vozilo. Kadar je bila škoda prijavljena ob predaji ali med pregledom, predlaga osebo, ki jo je prijavila. Predlog se nikoli ne shrani samodejno: odločitev shrani oseba s pooblastilom za obravnavo škod. Strošek se pripiše odgovornemu vozniku, nikoli nekomu, ki je škodo zgolj prijavil.

Stroški škod po voznikih in po vozilih

Nadzorna plošča modula zbira statistiko za zadnjih 12 tednov: zapisnike na teden po vrstah, rešene in odprte škode ter grafikone najvišjih stroškov škod po vozilih in po odgovornih voznikih. Grafkoni upoštevajo stroške, vnesene ob poravnavi škode. Zavihek Fleet condition za vsako vozilo in priklopnik prikazuje, ali je brezhibno ali zahteva pozornost, skupaj z zgodovino njegovih zapisnikov.

Pregledi, opomniki in PDF

Isti modul upravlja tudi ponavljajoče se preglede. Sprožilec Recurring schedule ustvari zapisnik dnevno, tedensko ali mesečno ob uri, ki jo izberete, za vsakega aktivnega voznika ali za trenutnega voznika vsakega vozila oziroma priklopnika. Zapisnik, ki ni oddan pravočasno, je v pisarni označen kot Overdue, možnost Remind the driver pa ponovno pošlje obvestilo. Oddan zapisnik lahko prenesete kot PDF v angleščini ali poljščini.

Kako vklopiti modul

Vehicle Protocols & Inspections je plačljiv modul v LiteTMS module marketplace s 7-dnevnim brezplačnim preizkusom. Mesečna cena je prikazana pred samim vklopom. Če modula med preskusnim obdobjem ne prekličete, se prvi mesec zaračuna ob njegovem poteku. Vozniki zapisnike izpolnjujejo v aplikaciji LiteTMS Mobile. Modul boste našli tudi na seznamu funkcij.

Zapisnik beleži, kaj so vozniki prijavili in fotografirali. Pogovor o škodi je s tem precej enostavnejši, vendar to ne nadomešča osebnega pogovora z voznikom ali pravil o odgovornosti, ki veljajo v vašem podjetju.

Še ne uporabljate sistema LiteTMS? Stopite v stik z nami in pripravite papirnati primopredajni obrazec, ki ga uporabljate danes; začeli bomo z njim.

Pogosta vprašanja

Ali se primopredajni zapisnik ob zamenjavi voznika ustvari samodejno?

Da, če predloga vsebuje sprožilec "On vehicle reassignment". Glede na nastavitve prejme zapisnik prejšnji voznik, novi voznik ali oba. Kadar se zamenja samo priklopnik, zapisnik dodeli pisarna ali pa ga odpre voznik sam.

Ali LiteTMS odloča o tem, kdo je povzročil škodo?

Ne. Sistem predlaga voznika, ki je vozilo predal, kadar je bila škoda prijavljena ob prevzemu, oziroma osebo, ki jo je prijavila ob predaji ali med pregledom. Odgovornega voznika in strošek vedno shrani oseba s pooblastilom za obravnavo škod.

Ali primerjava zapisnikov analizira fotografije?

Ne. Primerja odgovore: označene postavke, opombe, vrednosti in število priloženih datotek. Fotografije pregledate sami neposredno v zapisniku.

Kje lahko vidim stroške škod po voznikih?

Na nadzorni plošči modula, v grafikonu najvišjih stroškov škod po odgovornih voznikih. Poleg njega je enak grafikon po vozilih. Oba upoštevata stroške, vnesene ob poravnavi škode.

Koliko stane modul Vehicle Protocols & Inspections?

Gre za plačljiv modul s 7-dnevnim brezplačnim preizkusom. Njegova mesečna cena je prikazana na tržnici modulov, preden ga vklopite.