Ποιος έκανε τη γρατζουνιά; Παράδοση-παραλαβή οχημάτων και διαχείριση ζημιών

Η ενότητα Vehicle Protocols & Inspections εμφανίζει την κατάσταση στην οποία ένας οδηγός παρέδωσε το φορτηγό και την κατάσταση στην οποία το παρέλαβε ο επόμενος. Μόλις ορίσετε έναν κανόνα για τις αλλαγές οχημάτων, και οι δύο οδηγοί λαμβάνουν ένα πρωτόκολλο στο τηλέφωνό τους: επισημαίνουν τις ζημιές που εντοπίζουν, προσθέτουν φωτογραφίες και υπογράφουν. Το γραφείο βλέπει τα δύο πρωτόκολλα δίπλα-δίπλα με επισημασμένες τις διαφορές, καταγράφει το κόστος μιας ζημιάς και αποφασίζει ποιος φέρει την ευθύνη. Το LiteTMS προτείνει ποιος παρέδωσε το όχημα.

Η αφήγηση του βίντεο είναι στα πολωνικά, με πολωνικούς υπότιτλους.

Η γρατζουνιά υπάρχει, κανείς δεν ξέρει από πού προήλθε

Ας υποθέσουμε ότι τρεις οδηγοί χρησιμοποίησαν τον ίδιο ελκυστήρα αυτή την εβδομάδα, και την Παρασκευή επιστρέφει με ραγισμένο καθρέφτη και μια γρατζουνιά στην πόρτα. Χωρίς καταγραφή κάθε παράδοσης και παραλαβής, είναι αδύνατο να γνωρίζετε σε ποιανού τη βάρδια συνέβη η ζημιά. Αυτό που απομένει είναι να προσπαθούν όλοι να θυμηθούν τι είδαν, και η επισκευή συχνά καταλήγει να επιβαρύνει την εταιρεία.

Ένα πρωτόκολλο παράδοσης-παραλαβής μετατρέπει αυτό το ερώτημα σε δύο καταγραφές με ημερομηνία, ώρα, φωτογραφίες και υπογραφή. Ο οδηγός που παραδίδει το φορτηγό συμπληρώνει το ένα, ο οδηγός που το παραλαμβάνει συμπληρώνει το άλλο. Εάν ο καθρέφτης είναι άθικτος στο πρώτο και ραγισμένος στο δεύτερο, γνωρίζετε μεταξύ ποιων δύο πρωτοκόλλων εμφανίστηκε η διαφορά.

Το πρωτόκολλο φτάνει στο κινητό κατά την αλλαγή οχήματος

Στο πρότυπο του πρωτοκόλλου προσθέτετε το έναυσμα On vehicle reassignment και επιλέγετε ποιος θα λάβει το πρωτόκολλο. Με την επιλογή Both drivers, κάθε πλευρά λαμβάνει το δικό της: ο προηγούμενος οδηγός ένα πρωτόκολλο παράδοσης, ο νέος οδηγός ένα πρωτόκολλο παραλαβής. Ο κανόνας ενεργοποιείται τόσο όταν ένας οδηγός επιλέγει το όχημα στο LiteTMS Mobile όσο και όταν το αναθέτει το γραφείο.

Ο οδηγός λαμβάνει την ειδοποίηση «Νέο πρωτόκολλο προς συμπλήρωση», και το πρωτόκολλο εμφανίζεται στην καρτέλα Tasks. Το έναυσμα αντιδρά στην αλλαγή οχήματος. Όταν αλλάζει μόνο το ρυμουλκούμενο, το γραφείο αναθέτει το πρωτόκολλο ή το ξεκινά ο ίδιος ο οδηγός, εφόσον το επιτρέπει το πρότυπο.

Ο οδηγός επισημαίνει τη ζημιά, προσθέτει φωτογραφίες και υπογράφει

Στη λίστα ζημιών και ελλείψεων εξοπλισμού, ο οδηγός επιλέγει ό,τι εντόπισε. Κάθε επιλεγμένο στοιχείο ανοίγει ένα πεδίο σημείωσης και χώρο για φωτογραφίες, καθώς και για βίντεο εάν το απαιτεί το πρότυπο. Εάν η φόρμα περιλαμβάνει πεδίο υπογραφής, ο οδηγός υπογράφει το πρωτόκολλο στην οθόνη του τηλεφώνου. Οι ζημιές που έχουν ήδη δηλωθεί για το συγκεκριμένο όχημα εμφανίζονται πάνω από τη λίστα, ώστε να μην δηλώνονται δύο φορές.

Η εταιρεία καθορίζει τις ερωτήσεις, τα στοιχεία της λίστας και τις απαιτούμενες φωτογραφίες στο πρόγραμμα επεξεργασίας προτύπων. Το πώς μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας φόρμα και να την προετοιμάσετε στη γλώσσα του οδηγού καλύπτεται στο άρθρο Έλεγχοι οχημάτων: οι δικές σας ερωτήσεις, η γλώσσα του οδηγού.

Σύγκριση πρωτοκόλλων: οι διαφορές επισημαίνονται

Στο πρωτόκολλο παραλαβής εμφανίζεται το αντίστοιχο πρωτόκολλο παράδοσης του ίδιου οχήματος, εφόσον υποβλήθηκε εντός 72 ωρών, μαζί με την επιλογή Compare with paired protocol. Η προβολή Compare protocols τοποθετεί και τα δύο πρωτόκολλα δίπλα-δίπλα, ερώτηση προς ερώτηση. Μια γραμμή στην οποία οι απαντήσεις διαφέρουν επισημαίνεται: για παράδειγμα, το «Αριστερός καθρέφτης» αναφέρει «Δηλώθηκε» στο πρωτόκολλο παραλαβής, με σημείωση και ένα αρχείο φωτογραφίας, και «Δεν δηλώθηκε» στο πρωτόκολλο παράδοσης.

Η σύγκριση αντιπαραβάλλει τις απαντήσεις: τα επιλεγμένα στοιχεία, τις σημειώσεις, τις τιμές και τον αριθμό των αρχείων. Δεν αναλύει φωτογραφίες, τις εξετάζετε εσείς οι ίδιοι στο πρωτόκολλο. Μπορείτε επίσης να συγκρίνετε ένα πρωτόκολλο με οποιοδήποτε άλλο υποβληθέν πρωτόκολλο του ίδιου οχήματος, για παράδειγμα με τον τελευταίο έλεγχο.

Ποιος φέρει την ευθύνη: το LiteTMS προτείνει, ο άνθρωπος αποφασίζει

Κάθε δηλωθείσα ζημιά καταλήγει στην καρτέλα Damages & settlements. Το κουμπί δίπλα σε μια ζημιά ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Settle damage. Εκεί ορίζετε την κατάσταση (δηλώθηκε, υπό διακανονισμό, διευθετήθηκε ή απορρίφθηκε), καταχωρίζετε το κόστος και το νόμισμα, προσθέτετε μια σημείωση διακανονισμού όπως τον αριθμό τιμολογίου και επιλέγετε τον υπεύθυνο οδηγό.

Δίπλα στον υπεύθυνο οδηγό, το LiteTMS εμφανίζει μια πρόταση. Όταν η ζημιά δηλώθηκε κατά την παραλαβή, προτείνει τον οδηγό που παρέδωσε το όχημα στο συγκεκριμένο πρωτόκολλο ή, αν δεν υπάρχει, τον τελευταίο οδηγό που υπέβαλε πρωτόκολλο παράδοσης για το όχημα. Όταν η ζημιά δηλώθηκε κατά την παράδοση ή σε κάποιον έλεγχο, προτείνει το άτομο που τη δήλωσε. Η πρόταση δεν αποθηκεύεται ποτέ αυτόματα: την απόφαση αποθηκεύει ο χρήστης που διαθέτει το σχετικό δικαίωμα διακανονισμού. Το κόστος χρεώνεται στον υπαίτιο οδηγό και ποτέ σε κάποιον που απλώς ανέφερε τη ζημιά.

Κόστη ζημιών ανά οδηγό και ανά όχημα

Ο πίνακας ελέγχου του module συγκεντρώνει στατιστικά για τις τελευταίες 12 εβδομάδες: πρωτόκολλα ανά εβδομάδα ανά τύπο, διευθετημένες και εκκρεμείς ζημιές, καθώς και γραφήματα με τα υψηλότερα κόστη ζημιών ανά όχημα και ανά υπεύθυνο οδηγό. Τα γραφήματα υπολογίζουν τα κόστη που καταχωρίστηκαν κατά τον διακανονισμό. Η καρτέλα Fleet condition δείχνει, για κάθε όχημα και ρυμουλκούμενο, αν είναι εντάξει ή αν απαιτεί προσοχή, μαζί με το ιστορικό των πρωτοκόλλων του.

Έλεγχοι, υπενθυμίσεις και το PDF

Το ίδιο module εκτελεί επαναλαμβανόμενους ελέγχους. Το έναυσμα Recurring schedule δημιουργεί αυτόματα ένα πρωτόκολλο καθημερινά, εβδομαδιαία ή μηνιαία την ώρα που επιλέγετε, για κάθε ενεργό οδηγό ή για τον τρέχοντα οδηγό κάθε οχήματος ή ρυμουλκούμενου. Ένα πρωτόκολλο που δεν έχει υποβληθεί εγκαίρως επισημαίνεται ως Overdue στο γραφείο, ενώ η επιλογή Remind the driver αποστέλλει ξανά την ειδοποίηση. Ένα υποβληθέν πρωτόκολλο μπορεί να ληφθεί ως αρχείο PDF στα αγγλικά ή στα πολωνικά.

Πώς να ενεργοποιήσετε το module

Το Vehicle Protocols & Inspections είναι ένα επί πληρωμή module στο LiteTMS module marketplace με δωρεάν δοκιμή 7 ημερών. Εκεί βλέπετε τη μηνιαία τιμή προτού το ενεργοποιήσετε. Εάν δεν ακυρώσετε κατά τη διάρκεια της δοκιμής, ο πρώτος μήνας χρεώνεται μόλις αυτή λήξει. Οι οδηγοί συμπληρώνουν τα πρωτόκολλα στο LiteTMS Mobile. Θα βρείτε επίσης το module στη λίστα λειτουργιών.

Το πρωτόκολλο καταγράφει όσα δήλωσαν και φωτογράφισαν οι οδηγοί. Διευκολύνει τη συζήτηση σχετικά με μια ζημιά, αλλά δεν αντικαθιστά τη συνεννόηση με τον οδηγό ούτε τους κανόνες καταλογισμού ευθύνης που ισχύουν στην εταιρεία σας.

Δεν χρησιμοποιείτε ακόμη το LiteTMS; Επικοινωνήστε μαζί μας και φέρτε το έντυπο παράδοσης-παραλαβής που χρησιμοποιείτε σήμερα. θα ξεκινήσουμε από αυτό.