Wer hat den Kratzer verursacht? Fahrzeugübergaben und Schadensregulierung

Das Modul Vehicle Protocols & Inspections zeigt, in welchem Zustand ein Fahrer einen Lkw übergeben und in welchem Zustand der nächste Fahrer ihn übernommen hat. Sobald Sie eine Regel für Fahrzeugwechsel einrichten, erhalten beide Fahrer ein Protokoll auf ihr Smartphone: Sie haken festgestellte Schäden ab, fügen Fotos hinzu und unterschreiben. Das Büro sieht beide Protokolle nebeneinander mit hervorgehobenen Abweichungen, erfasst die Schadenskosten und entscheidet, wer dafür verantwortlich ist. LiteTMS schlägt vor, wer das Fahrzeug übergeben hat.

Das Video ist auf Polnisch gesprochen, mit polnischen Untertiteln.

Der Kratzer ist da; niemand weiß, woher er kommt

Angenommen, drei Fahrer waren diese Woche mit derselben Sattelzugmaschine unterwegs, und am Freitag kommt sie mit einem gesprungenen Spiegel und einem Kratzer an der Tür zurück. Ohne Dokumentation jeder Übergabe lässt sich nicht nachvollziehen, in welcher Schicht der Schaden entstanden ist. Am Ende versucht jeder, sich zu erinnern, und die Reparatur geht meist zulasten des Unternehmens.

Ein Übergabeprotokoll macht aus dieser Ungewissheit zwei Datensätze mit Datum, Uhrzeit, Fotos und Unterschrift. Der Fahrer, der den Lkw übergibt, füllt das eine aus, der übernehmende Fahrer das andere. Ist der Spiegel im ersten intakt und im zweiten gesprungen, ist sofort klar, zwischen welchen beiden Protokollen der Unterschied aufgetreten ist.

Das Protokoll landet beim Fahrzeugwechsel auf dem Smartphone

In der Protokollvorlage fügen Sie den Auslöser On vehicle reassignment hinzu und wählen aus, wer das Protokoll erhält. Bei Both drivers bekommt jede Seite ihr eigenes: der bisherige Fahrer ein Übergabeprotokoll, der neue Fahrer ein Übernahmeprotokoll. Die Regel greift sowohl dann, wenn ein Fahrer das Fahrzeug in LiteTMS Mobile auswählt, als auch dann, wenn das Büro es zuweist.

Der Fahrer erhält die Benachrichtigung „Neues Protokoll zum Ausfüllen“, und das Protokoll erscheint auf der Registerkarte Tasks. Der Auslöser reagiert auf einen Wechsel des Fahrzeugs. Wird lediglich der Auflieger getauscht, weist das Büro das Protokoll zu, oder der Fahrer startet es selbst, sofern die Vorlage dies erlaubt.

Der Fahrer hakt Schäden ab, fügt Fotos hinzu und unterschreibt

In der Liste der Schäden und fehlenden Ausrüstung hakt der Fahrer festgestellte Punkte ab. Ein abgehakter Punkt öffnet ein Notizfeld sowie Platz für Fotos und bei Bedarf auch für Videos, falls die Vorlage dies verlangt. Enthält das Formular ein Unterschriftsfeld, unterschreibt der Fahrer das Protokoll direkt auf dem Display des Smartphones. Bereits für dieses Fahrzeug gemeldete Schäden werden über der Liste angezeigt, damit nichts doppelt gemeldet wird.

Das Unternehmen legt die Fragen, Listeneinträge und erforderlichen Fotos im Vorlageneditor fest. Wie Sie ein eigenes Formular erstellen und in der Sprache des Fahrers bereitstellen, erfahren Sie im Artikel Fahrzeuginspektionen: Ihre Fragen, die Sprache des Fahrers.

Protokolle vergleichen: Abweichungen werden hervorgehoben

Ein Übernahmeprotokoll zeigt das zugehörige Übergabeprotokoll desselben Fahrzeugs an, sofern eines innerhalb von 72 Stunden übermittelt wurde, zusammen mit Compare with paired protocol. Die Ansicht Compare protocols stellt beide Protokolle Frage für Frage nebeneinander. Eine Zeile, in der sich die Antworten unterscheiden, wird hervorgehoben: Beispielsweise steht bei „Linker Spiegel“ im Übernahmeprotokoll der Status „Gemeldet“ mit einer Notiz und einer Fotodatei, während im Übergabeprotokoll „Nicht gemeldet“ steht.

Der Abgleich stellt die Antworten gegenüber: die abgehakten Punkte, die Notizen, die Werte und die Anzahl der Dateien. Fotos werden dabei nicht analysiert; diese prüfen Sie selbst im Protokoll. Sie können ein Protokoll auch mit jedem anderen eingereichten Protokoll desselben Fahrzeugs vergleichen, beispielsweise mit der letzten Inspektion.

Wer ist verantwortlich: LiteTMS schlägt vor, der Mensch entscheidet

Jeder gemeldete Schaden landet auf der Registerkarte Damages & settlements. Über die Schaltfläche neben einem Schaden öffnet sich der Dialog Settle damage. Dort legen Sie den Status fest (gemeldet, in Bearbeitung, reguliert oder abgelehnt), tragen Kosten und Währung ein, ergänzen eine Abrechnungsnotiz wie eine Rechnungsnummer und wählen den verantwortlichen Fahrer aus.

Neben dem verantwortlichen Fahrer zeigt LiteTMS einen Vorschlag an. Wurde der Schaden bei der Übernahme gemeldet, schlägt das System den Fahrer vor, der das Fahrzeug in diesem Protokoll übergeben hat, oder, falls es keinen gibt, den letzten Fahrer, der ein Übergabeprotokoll für das Fahrzeug eingereicht hat. Wurde der Schaden bei der Übergabe oder bei einer Inspektion gemeldet, wird die Person vorgeschlagen, die ihn gemeldet hat. Der Vorschlag wird nie von selbst gespeichert: Eine Person mit der Abrechnungsberechtigung speichert die Entscheidung. Die Kosten werden dem verantwortlichen Fahrer angerechnet, niemals jemandem, der den Schaden lediglich gemeldet hat.

Schadenskosten nach Fahrer und Fahrzeug

Das Modul-Dashboard sammelt Statistiken für die letzten 12 Wochen: Protokolle pro Woche nach Typ, abgerechnete und offene Schäden sowie Diagramme der höchsten Schadenskosten nach Fahrzeug und nach verantwortlichem Fahrer. Die Diagramme berücksichtigen die bei der Abrechnung erfassten Kosten. Die Registerkarte Fleet condition zeigt für jedes Fahrzeug und jeden Auflieger, ob alles in Ordnung ist oder Handlungsbedarf besteht, zusammen mit dem Verlauf seiner Protokolle.

Inspektionen, Erinnerungen und das PDF

Dasselbe Modul steuert wiederkehrende Prüfungen. Der Auslöser Recurring schedule erstellt täglich, wöchentlich oder monatlich zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt ein Protokoll für jeden aktiven Fahrer oder für den aktuellen Fahrer jedes Fahrzeugs oder Aufliegers. Ein Protokoll, das nicht rechtzeitig zurückgesendet wurde, wird im Büro als Overdue markiert, und über Remind the driver wird die Benachrichtigung erneut gesendet. Ein eingereichtes Protokoll kann als PDF auf Englisch oder Polnisch heruntergeladen werden.

So aktivieren Sie das Modul

Vehicle Protocols & Inspections ist ein kostenpflichtiges Modul im LiteTMS-Modulmarktplatz mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase. Sie sehen den monatlichen Preis dort, bevor Sie es aktivieren. Wenn Sie während der Testphase nicht kündigen, wird der erste Monat nach Ablauf berechnet. Fahrer füllen die Protokolle in LiteTMS Mobile aus. Sie finden das Modul auch auf der Funktionsübersicht.

Ein Protokoll dokumentiert, was die Fahrer gemeldet und fotografiert haben. Es erleichtert das Gespräch über einen Schaden, ersetzt jedoch nicht die Klärung mit dem Fahrer oder die in Ihrem Unternehmen geltenden Haftungsregeln.

Nutzen Sie LiteTMS noch nicht? Nehmen Sie Kontakt auf und bringen Sie das Übergabeformular auf Papier mit, das Sie heute verwenden; wir setzen genau dort an.