Kto zrobił tę rysę? Przekazanie auta i rozliczanie szkód

Moduł Protokoły i inspekcje pojazdów pokazuje, w jakim stanie jeden kierowca oddał auto, a w jakim odebrał je następny. Gdy ustawisz regułę przy zmianie pojazdu, obaj dostają protokół na telefon: zaznaczają szkody, robią zdjęcia i podpisują. Biuro widzi oba protokoły obok siebie z podświetlonymi różnicami, wpisuje koszt szkody i samo decyduje, kto za nią odpowiada. LiteTMS podpowiada przy tym, kto przekazał pojazd.

Rysa jest, tylko nikt nie wie, skąd

Wystarczy, że ciągnikiem w ciągu tygodnia jeździło trzech kierowców, a w piątek wraca z pękniętym lusterkiem i rysą na drzwiach. Bez zapisu z każdego przekazania nie da się ustalić, w czyjej zmianie powstała szkoda. Zostaje przypominanie sobie, kto co widział, a koszt naprawy często zostaje po stronie firmy.

Protokół przekazania zamienia to pytanie w dwa dokumenty z datą, godziną, zdjęciami i podpisem. Jeden wypełnia kierowca, który oddaje auto, drugi ten, który je przejmuje. Jeśli w pierwszym lusterko jest całe, a w drugim pęknięte, wiadomo, między którymi protokołami pojawiła się różnica.

Protokół sam trafia na telefon przy zmianie pojazdu

W szablonie protokołu dodajesz wyzwalacz Przy zmianie pojazdu i wybierasz, kto ma go dostać. Przy ustawieniu Obaj kierowcy każda strona dostaje swój protokół: poprzedni kierowca zdawczy, nowy odbiorczy. Reguła działa zarówno wtedy, gdy kierowca sam wybierze pojazd w LiteTMS Mobile, jak i wtedy, gdy przypisze go biuro.

Kierowca dostaje powiadomienie „Nowy protokół do wypełnienia”, a protokół czeka w zakładce Zadania. Wyzwalacz reaguje na zmianę pojazdu. Przy wymianie samej naczepy protokół przypisuje biuro albo kierowca rozpoczyna go sam, jeśli szablon na to pozwala.

Kierowca zaznacza szkody, robi zdjęcia i podpisuje

Na liście uszkodzeń i braków wyposażenia kierowca zaznacza to, co znalazł. Zaznaczona pozycja otwiera pole na notatkę i miejsce na zdjęcia, a jeśli szablon tak stanowi, także na wideo. Jeśli formularz ma pole podpisu, kierowca podpisuje protokół na ekranie telefonu. Szkody zgłoszone wcześniej dla tego pojazdu kierowca widzi nad listą, więc nie zgłasza ich drugi raz.

Pytania, pozycje listy i wymagane zdjęcia ustala firma w edytorze szablonów. Jak zbudować własny formularz i przygotować go w języku kierowcy, opisaliśmy w artykule Protokoły i inspekcje: Twoje pytania, język kierowcy.

Porównanie protokołów: różnice są podświetlone

Protokół odbiorczy pokazuje sparowany protokół zdawczy tego samego pojazdu, jeśli powstał w ciągu 72 godzin, oraz przycisk Porównaj ze sparowanym protokołem. Widok Porównanie protokołów stawia oba protokoły obok siebie, pytanie przy pytaniu. Wiersz, w którym odpowiedzi się różnią, jest podświetlony: na przykład „Lusterko lewe” ma w protokole odbiorczym „Zgłoszono”, notatkę i plik ze zdjęciem, a w zdawczym „Nie zgłoszono”.

Porównanie zestawia odpowiedzi, czyli zaznaczone pozycje, notatki, wartości i liczbę plików. Nie analizuje zdjęć: oglądasz je sam w protokole. Protokół możesz też porównać z dowolnym innym złożonym protokołem tego pojazdu, na przykład z ostatnim przeglądem.

Kto odpowiada: LiteTMS podpowiada, decyduje człowiek

Każda zgłoszona szkoda trafia do zakładki Szkody i rozliczenia. Przycisk przy szkodzie otwiera okno Rozlicz szkodę. Ustawiasz w nim status (zgłoszona, w rozliczeniu, rozliczona albo odrzucona), wpisujesz kwotę kosztu i walutę, dodajesz notatkę rozliczeniową, na przykład numer faktury, i wskazujesz odpowiedzialnego kierowcę.

Przy odpowiedzialnym kierowcy LiteTMS pokazuje podpowiedź. Gdy szkodę zgłoszono przy odbiorze, podpowiada kierowcę, który przekazał pojazd w tym protokole, a jeśli takiego nie ma, ostatniego kierowcę, który złożył protokół zdawczy tego auta. Gdy szkodę zgłoszono przy przekazaniu albo w inspekcji, podpowiada osobę, która ją zgłosiła. Podpowiedź niczego nie zapisuje sama: decyzję zapisuje osoba z uprawnieniem do rozliczeń. Koszt liczy się odpowiedzialnemu kierowcy, nigdy temu, kto szkodę tylko zgłosił.

Koszty szkód według kierowców i pojazdów

Pulpit modułu zbiera statystyki z ostatnich 12 tygodni: protokoły tygodniowo według rodzaju, rozliczone i otwarte szkody oraz wykresy największych kosztów szkód według pojazdu i według odpowiedzialnego kierowcy. Wykresy liczą koszty wpisane przy rozliczeniu. Zakładka Stan floty pokazuje przy każdym pojeździe i naczepie, czy jest sprawny, czy wymaga uwagi, oraz historię jego protokołów.

Przeglądy, przypomnienia i PDF

Ten sam moduł obsługuje cykliczne inspekcje. Wyzwalacz Harmonogram cykliczny tworzy protokół codziennie, co tydzień albo co miesiąc, o wybranej godzinie, dla każdego aktywnego kierowcy albo dla obecnego kierowcy każdego pojazdu lub naczepy. Protokół, który nie wrócił na czas, jest oznaczony w biurze jako Po terminie, a przycisk Przypomnij kierowcy wysyła powiadomienie jeszcze raz. Złożony protokół pobierzesz jako PDF po polsku albo po angielsku.

Jak włączyć moduł

Protokoły i inspekcje pojazdów to płatny moduł w marketplace modułów LiteTMS z 7-dniowym bezpłatnym okresem próbnym. Miesięczną cenę widzisz tam, zanim go włączysz. Jeśli nie zrezygnujesz w okresie próbnym, po jego końcu naliczany jest pierwszy miesiąc. Kierowcy wypełniają protokoły w aplikacji LiteTMS Mobile. Moduł znajdziesz też na liście funkcji.

Protokół jest zapisem tego, co kierowcy zgłosili i sfotografowali. Ułatwia rozmowę o szkodzie, ale nie zastępuje ustaleń z kierowcą ani zasad odpowiedzialności, które obowiązują w Twojej firmie.

Nie masz jeszcze LiteTMS? Zarejestruj firmę i zacznij od protokołu, którego używacie dziś na papierze. Wolisz przejść przez to z nami? Napisz do nas.