यह खरोंच किसने लगाई? वाहन हैंडओवर और नुकसान का निपटान

Vehicle Protocols & Inspections मॉड्यूल दिखाता है कि एक ड्राइवर ने ट्रक को किस स्थिति में सौंपा और अगले ड्राइवर ने उसे किस स्थिति में लिया। वाहन बदलने का नियम सेट करने के बाद, दोनों ड्राइवरों को उनके फोन पर एक प्रोटोकॉल मिलता है: उन्हें जो भी नुकसान दिखता है उस पर वे टिक करते हैं, फोटो जोड़ते हैं और हस्ताक्षर करते हैं। ऑफिस दोनों प्रोटोकॉल को आमने-सामने देखता है जिनमें अंतर हाइलाइट किए होते हैं, नुकसान की लागत दर्ज करता है और तय करता है कि इसके लिए कौन जिम्मेदार है। LiteTMS सुझाव देता है कि वाहन किसने सौंपा था।

इस वीडियो में पोलिश में आवाज़ दी गई है, साथ में पोलिश कैप्शन हैं।

खरोंच तो लगी है; किसी को नहीं पता कि यह कहां से आई

मान लीजिए कि इस सप्ताह तीन अलग-अलग ड्राइवरों के पास एक ही ट्रैक्टर यूनिट थी, और शुक्रवार को जब वह वापस आती है तो शीशा टूटा हुआ है और दरवाजे पर खरोंच लगी है। हर हैंडओवर के रिकॉर्ड के बिना, यह बताने का कोई तरीका नहीं है कि नुकसान किसकी शिफ्ट के दौरान हुआ। नतीजा यह होता है कि हर कोई सिर्फ यह याद करने की कोशिश करता है कि उसने क्या देखा था, और मरम्मत का खर्च अक्सर कंपनी के खाते में आ जाता है।

हैंडओवर प्रोटोकॉल इस सवाल को तारीख, समय, फोटो और हस्ताक्षर वाले दो रिकॉर्ड में बदल देता है। ट्रक सौंपने वाला ड्राइवर एक प्रोटोकॉल भरता है, और उसे लेने वाला ड्राइवर दूसरा। यदि पहले प्रोटोकॉल में शीशा सही-सलामत है और दूसरे में टूटा हुआ है, तो आपको पता चल जाता है कि यह अंतर किन दो प्रोटोकॉल के बीच आया।

वाहन बदलते ही फोन पर पहुंचता है प्रोटोकॉल

प्रोटोकॉल टेम्प्लेट में आप On vehicle reassignment ट्रिगर जोड़ते हैं और चुनते हैं कि प्रोटोकॉल किसे मिले। Both drivers चुनने पर दोनों पक्षों को अपना-अपना प्रोटोकॉल मिलता है: पिछले ड्राइवर को हैंडओवर प्रोटोकॉल और नए ड्राइवर को टेकओवर प्रोटोकॉल। यह नियम तब भी काम करता है जब कोई ड्राइवर LiteTMS Mobile में वाहन चुनता है और तब भी जब ऑफिस उसे असाइन करता है।

ड्राइवर को "भरने के लिए नया प्रोटोकॉल" का नोटिफिकेशन मिलता है, और प्रोटोकॉल Tasks टैब में दिखाई देता है। यह ट्रिगर वाहन बदलने पर सक्रिय होता है। जब केवल ट्रेलर बदला जाता है, तो ऑफिस प्रोटोकॉल असाइन करता है, या ड्राइवर इसे खुद शुरू कर सकता है यदि टेम्प्लेट में इसकी अनुमति हो।

ड्राइवर नुकसान पर टिक करता है, फ़ोटो जोड़ता है और हस्ताक्षर करता है

नुकसान और गायब उपकरणों की सूची में ड्राइवर उन चीज़ों पर टिक करता है जो उसे मिलती हैं। किसी आइटम पर टिक करने से एक नोट फ़ील्ड और फ़ोटो के लिए जगह खुल जाती है, और यदि टेम्पलेट में आवश्यक हो तो वीडियो के लिए भी। यदि फ़ॉर्म में हस्ताक्षर फ़ील्ड है, तो ड्राइवर फ़ोन स्क्रीन पर प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करता है। उस वाहन के लिए पहले से दर्ज नुकसान सूची के ऊपर दिखाई देता है, ताकि कोई भी इसे दोबारा दर्ज न करे।

कंपनी टेम्पलेट एडिटर में सवाल, सूची के आइटम और आवश्यक फ़ोटो तय करती है। अपना खुद का फ़ॉर्म कैसे बनाएं और इसे ड्राइवर की भाषा में कैसे तैयार करें, यह Vehicle inspections: your questions, the driver's language में बताया गया है।

प्रोटोकॉल की तुलना करना: अंतर को हाइलाइट किया जाता है

टेकओवर प्रोटोकॉल उसी वाहन के पेयर किए गए हैंडओवर प्रोटोकॉल को दिखाता है, यदि वह 72 घंटों के भीतर सबमिट किया गया हो, साथ ही Compare with paired protocol विकल्प भी दिखता है। Compare protocols दृश्य दोनों प्रोटोकॉल को सवाल-दर-सवाल अगल-बगल रखता है। वह पंक्ति जहाँ उत्तर भिन्न होते हैं, हाइलाइट हो जाती है: उदाहरण के लिए, टेकओवर प्रोटोकॉल में "Left mirror" के आगे एक नोट और एक फ़ोटो फ़ाइल के साथ "Reported" लिखा है, और हैंडओवर प्रोटोकॉल में "Not reported" लिखा है।

यह तुलना उत्तरों को मिलाती है: टिक किए गए आइटम, नोट, मान और फ़ाइलों की संख्या। यह फ़ोटो का विश्लेषण नहीं करती; आप उन्हें स्वयं प्रोटोकॉल में देखते हैं। आप किसी प्रोटोकॉल की तुलना उसी वाहन के किसी अन्य सबमिट किए गए प्रोटोकॉल से भी कर सकते हैं, उदाहरण के लिए पिछले निरीक्षण से।

कौन ज़िम्मेदार है: LiteTMS सुझाव देता है, निर्णय कोई व्यक्ति लेता है

दर्ज किया गया प्रत्येक नुकसान Damages & settlements टैब पर पहुँचता है। किसी नुकसान के बगल का बटन Settle damage डायलॉग खोलता है। वहाँ आप स्टेटस सेट करते हैं (reported, in settlement, settled या dismissed), लागत और मुद्रा दर्ज करते हैं, इनवॉइस नंबर जैसा कोई निपटान नोट जोड़ते हैं, और ज़िम्मेदार ड्राइवर चुनते हैं।

ज़िम्मेदार ड्राइवर के बगल में, LiteTMS एक सुझाव दिखाता है। जब टेकओवर के समय नुकसान दर्ज किया गया था, तो यह उस ड्राइवर का सुझाव देता है जिसने उस प्रोटोकॉल में वाहन सौंपा था, या यदि कोई नहीं है, तो उस अंतिम ड्राइवर का सुझाव देता है जिसने वाहन के लिए हैंडओवर प्रोटोकॉल सबमिट किया था। जब नुकसान हैंडओवर के समय या किसी निरीक्षण में दर्ज किया गया था, तो यह उस व्यक्ति का सुझाव देता है जिसने इसे दर्ज किया था। यह सुझाव कभी भी अपने आप सेव नहीं होता: सेटलमेंट अनुमति वाला व्यक्ति ही निर्णय को सेव करता है। लागत ज़िम्मेदार ड्राइवर के खाते में जोड़ी जाती है, उस व्यक्ति के खाते में कभी नहीं जिसने केवल नुकसान की सूचना दी थी।

ड्राइवर और वाहन के अनुसार नुकसान की लागत

मॉड्यूल डैशबोर्ड पिछले 12 हफ़्तों के आँकड़े एकत्र करता है: प्रकार के अनुसार प्रति हफ़्ते प्रोटोकॉल, निपटाए गए और खुले नुकसान, तथा वाहन और ज़िम्मेदार ड्राइवर के अनुसार सबसे अधिक नुकसान की लागत के चार्ट। चार्ट सेटलमेंट के समय दर्ज की गई लागतों की गणना करते हैं। Fleet condition टैब प्रत्येक वाहन और ट्रेलर के लिए दिखाता है कि वह ठीक है या उस पर ध्यान देने की आवश्यकता है, साथ ही उसके प्रोटोकॉल का इतिहास भी दिखाता है।

निरीक्षण, रिमाइंडर और PDF

यही मॉड्यूल आवधिक निरीक्षण भी चलाता है। Recurring schedule ट्रिगर आपके चुने हुए समय पर दैनिक, साप्ताहिक या मासिक रूप से प्रत्येक सक्रिय ड्राइवर के लिए या प्रत्येक वाहन या ट्रेलर के वर्तमान ड्राइवर के लिए एक प्रोटोकॉल बनाता है। जो प्रोटोकॉल समय पर वापस नहीं आता है, उसे कार्यालय में Overdue के रूप में चिह्नित किया जाता है, और Remind the driver दोबारा सूचना भेजता है। सबमिट किए गए प्रोटोकॉल को अंग्रेज़ी या पोलिश में PDF के रूप में डाउनलोड किया जा सकता है।

मॉड्यूल को कैसे चालू करें

Vehicle Protocols & Inspections LiteTMS module marketplace में 7 दिनों के निःशुल्क परीक्षण के साथ एक सशुल्क मॉड्यूल है। इसे चालू करने से पहले आपको वहाँ मासिक मूल्य दिखाई देता है। यदि आप परीक्षण के दौरान रद्द नहीं करते हैं, तो इसके समाप्त होने पर पहले महीने का शुल्क लिया जाता है। ड्राइवर LiteTMS Mobile में प्रोटोकॉल भरते हैं। आपको यह मॉड्यूल feature list पर भी मिलेगा।

प्रोटोकॉल यह रिकॉर्ड करता है कि ड्राइवरों ने क्या रिपोर्ट किया और किसकी फ़ोटो ली। यह किसी नुकसान के बारे में बातचीत को आसान बनाता है, लेकिन यह ड्राइवर के साथ खुलकर बात करने या आपकी कंपनी में लागू होने वाले ज़िम्मेदारी के नियमों की जगह नहीं लेता।

क्या आप अभी तक LiteTMS का उपयोग नहीं कर रहे हैं? Get in touch और आज आप जिस कागज़ी हैंडओवर फ़ॉर्म का उपयोग करते हैं उसे साथ लाएं; हम उसी से शुरुआत करेंगे।