Ανταλλαγή παλετών στο LiteTMS: δείτε ποιος σας χρωστάει παλέτες

Η ενότητα Pallet Exchange στο LiteTMS καταγράφει κάθε ανταλλαγή παλετών ως αριθμημένο δελτίο παλετών. Ο οδηγός καταμετρά τις παραδοθείσες, παραληφθείσες και κατεστραμμένες παλέτες στη ράμπα μέσω του LiteTMS Mobile, ο αντισυμβαλλόμενος μπορεί να υπογράψει στην οθόνη του τηλεφώνου και το γραφείο λαμβάνει το δελτίο συνδεδεμένο με την παραγγελία. Στη συνέχεια, ένα καθολικό παρακολουθεί το υπόλοιπο με κάθε αντισυμβαλλόμενο, ξεχωριστά για κάθε τύπο παλέτας, ώστε να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή ποιος σας χρωστάει παλέτες, πόσες και σε ποιες παραγγελίες.

Το βίντεο έχει αφήγηση στα πολωνικά και διαρκεί λιγότερο από ένα λεπτό.

Τριάντα τρεις παραδόθηκαν, είκοσι επιστράφηκαν

Στη ράμπα εκφόρτωσης ο οδηγός παραδίδει 33 φορτωμένες παλέτες και θα έπρεπε να παραλάβει 33 κενές. Επιστρέφονται είκοσι. Οι υπόλοιπες δεκατρείς μένουν στις εγκαταστάσεις κάποιου άλλου και θα επιστραφούν μόνο αν θυμηθεί κάποιος να τις ζητήσει.

Αυτό είναι εύκολο όταν συμβαίνει μία φορά. Γίνεται δύσκολο όταν επαναλαμβάνεται, παραγγελία με την παραγγελία, με δεκάδες αντισυμβαλλόμενους και διάφορους τύπους παλετών: ευρωπαλέτες (EUR), βιομηχανικές παλέτες, μισές παλέτες, μεταλλικά κιβώτια Gitterbox. Το έντυπο δελτίο καταλήγει σε έναν φάκελο, τα νούμερα περνιούνται σε ένα υπολογιστικό φύλλο αν βρεθεί χρόνος, και έναν μήνα μετά κανείς δεν μπορεί να πει με βεβαιότητα ποιος χρωστάει τι.

Η ενότητα ανταλλαγής παλετών διατηρεί αυτή την καταγραφή ακριβώς εκεί όπου πραγματοποιείται η ανταλλαγή, πάνω στην παραγγελία, και υπολογίζει αυτόματα τα σύνολα.

Ο οδηγός κάνει την καταγραφή στη ράμπα

Στη στάση μέσα στο LiteTMS Mobile, ο οδηγός πατά Wymiana palet (Ανταλλαγή παλετών) και ανοίγει ένα φύλλο καταμέτρησης. Τα στοιχεία του αντισυμβαλλομένου είναι ήδη συμπληρωμένα: πρόκειται για τον εντολέα ή συνεργάτη της παραγγελίας, ορισμένο από το LiteTMS, επομένως ο οδηγός δεν χρειάζεται να επιλέξει εταιρεία. Προσθέτει τον τύπο παλέτας προς ανταλλαγή και καταχωρίζει τρεις αριθμούς: παραδοθείσες, παραληφθείσες και κατεστραμμένες.

Οι υπογραφές είναι προαιρετικές και βρίσκονται στην ίδια οθόνη: μπορεί να υπογράψει τόσο ο οδηγός όσο και ο υπεύθυνος της ράμπας, ο οποίος μπορεί επίσης να συμπληρώσει το ονοματεπώνυμό του. Μόλις ο οδηγός αποθηκεύσει την εγγραφή, η ανταλλαγή διαβιβάζεται στο γραφείο. Εάν η συσκευή δεν έχει σήμα εκείνη τη στιγμή, η εγγραφή παραμένει αποθηκευμένη τοπικά και αποστέλλεται μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση.

Αριθμημένο δελτίο παλετών με υπογραφές και των δύο πλευρών

Κάθε αποθηκευμένη ανταλλαγή μετατρέπεται σε δελτίο παλετών με δικό του αριθμό, για παράδειγμα PAL/412/2026, με αύξουσα αρίθμηση ανά έτος. Στο δελτίο αναγράφονται η ημερομηνία, η τοποθεσία, η παραγγελία, η στάση και ο οδηγός, οι δύο εταιρείες, οι παλέτες ανά τύπο καθώς και οι κατεστραμμένες. Οι υπογραφές που καταγράφηκαν στο τηλέφωνο εκτυπώνονται στα αντίστοιχα πεδία. Εάν δεν υπήρξε ψηφιακή υπογραφή, τα πεδία παραμένουν κενά για φυσική υπογραφή στο χαρτί.

Το δελτίο εκτυπώνεται σε μορφή PDF σε μία γλώσσα. Από προεπιλογή χρησιμοποιείται η γλώσσα του αντισυμβαλλομένου, εφόσον υποστηρίζεται από το LiteTMS, ή τα αγγλικά αν η γλώσσα αυτή δεν είναι ακόμη διαθέσιμη. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε χειροκίνητα οποιαδήποτε από τις 41 διαθέσιμες γλώσσες εγγράφων. Εάν η ράμπα σάς παρέδωσε δικό της έντυπο δελτίο, επισυνάψτε μια σάρωση ή φωτογραφία στο δελτίο παλετών και κοινοποιήστε την στον αντισυμβαλλόμενο μέσω συνδέσμου.

Η παραγγελία δείχνει αν το ισοζύγιο ανταλλαγής κλείνει

Η καρτέλα Palety (Παλέτες) στην παραγγελία παραθέτει τις στάσεις της με τη σειρά του δρομολογίου. Σε κάθε στάση φαίνεται αν έχει καταγραφεί η αντίστοιχη ανταλλαγή και ποια δελτία συνδέονται με αυτήν. Ένα δελτίο που αποθήκευσε ο οδηγός στο τηλέφωνό του εμφανίζεται αμέσως μόλις ανοίξετε την καρτέλα, χωρίς να απαιτείται ανανέωση της σελίδας.

Στο επάνω μέρος, μια κάρτα κατάστασης ενημερώνει με μία πρόταση αν η ανταλλαγή στη συγκεκριμένη παραγγελία έχει διευθετηθεί, συνοδευόμενη από πίνακα ανά τύπο παλέτας και το υπόλοιπο της παραγγελίας, καθώς και τη συνολική θέση του αντισυμβαλλομένου σε όλες τις παραγγελίες. Όταν το φορτίο βρίσκεται σε παλέτες, η φόρμα προτείνει αυτόματα ισόποση ανταλλαγή, και ο χρήστης επιβεβαιώνει τις καταμετρήσεις.

Ένα επιβεβαιωμένο δελτίο δεν τροποποιείται ποτέ εκ των υστέρων. Εάν ο οδηγός πληκτρολόγησε λάθος αριθμό, η διόρθωση γίνεται με διορθωτικό δελτίο: το LiteTMS αποθηκεύει το νέο, ακυρώνει το παλιό και διατηρεί και τα δύο στο ιστορικό.

Ένα καθολικό, ισοζύγιο με κάθε αντισυμβαλλόμενο

Το Księga palet (Καθολικό παλετών) ξεκινά με τέσσερις βασικούς δείκτες: παλέτες που σας οφείλονται, παλέτες που οφείλετε, κατεστραμμένες παλέτες των τελευταίων 30 ημερών και παραγγελίες με ανοιχτό υπόλοιπο. Από κάτω υπάρχουν δύο καρτέλες. Η πρώτη παραθέτει τους αντισυμβαλλόμενους με το καθαρό τους υπόλοιπο, τις κατεστραμμένες παλέτες τους και μία στήλη για κάθε τύπο παλέτας που κρατά ο καθένας. Η δεύτερη παραθέτει τις παραγγελίες όπου οι παραδοθείσες και οι παραληφθείσες παλέτες δεν συμπίπτουν ακόμη, με άμεσο σύνδεσμο προς την εκάστοτε παραγγελία.

Τα υπόλοιπα δεν εμφανίζονται ποτέ ως απλοί θετικοί ή αρνητικοί αριθμοί. Κάθε εγγραφή αναφέρει «μας οφείλει 13», «οφείλουμε 12» ή «διευθετήθηκε». Το LiteTMS τα υπολογίζει αυτόματα βάσει των επιβεβαιωμένων δελτίων παλετών. Κανείς δεν εισάγει υπόλοιπο χειροκίνητα, οπότε δεν υπάρχει κίνδυνος απόκλισης από τα παραστατικά που το τεκμηριώνουν.

Οι κατεστραμμένες παλέτες δεν προσμετρώνται στο ισοζύγιο

Μια σπασμένη παλέτα που επιστρέφεται δεν θεωρείται επιστραφείσα. Ο οδηγός την καταγράφει ως κατεστραμμένη, το δελτίο την εκτυπώνει με κόκκινο χρώμα συνοδευόμενη από ένδειξη ότι καταγράφεται μόνο προς ενημέρωση, και η καρτέλα την εμφανίζει σε δική της στήλη. Δεν μειώνει ποτέ την οφειλή του αντισυμβαλλομένου προς εσάς.

Κλείσιμο υπολοίπου όπως συμφωνήσατε

Από την αναλυτική καρτέλα του αντισυμβαλλομένου καταγράφετε τη συνέχεια:

• Zarejestruj zwrot (Καταχώριση επιστροφής) όταν οι παλέτες επιστρέφονται φυσικά,
• Zarejestruj obciążenie (Καταχώριση χρέωσης) όταν ο αντισυμβαλλόμενος πληρώνει για τις παλέτες αντί να τις επιστρέψει,
• Korekta / saldo początkowe (Διόρθωση ή αρχικό υπόλοιπο) για να διορθώσετε ένα υπόλοιπο ή να καταχωρίσετε τις οφειλές πριν ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε το LiteTMS.

Καθεμία από αυτές τις ενέργειες αποτελεί επίσης δελτίο παλετών, επομένως το τρέχον υπόλοιπο στην κατάσταση δείχνει πώς φτάσατε από το «μας οφείλει 13» στο «εξοφλήθηκε». Η καρτέλα εκτυπώνεται ως επιβεβαίωση υπολοίπου για αποστολή στον αντισυμβαλλόμενο. Το δελτίο χρέωσης καταγράφει τον διακανονισμό, ενώ το αντίστοιχο τιμολόγιο εκδίδεται ξεχωριστά. Η καταχώριση χρέωσης, διόρθωσης ή αρχικού υπολοίπου απαιτεί ειδικό δικαίωμα πρόσβασης, ώστε να ορίζετε εσείς ποιος στο γραφείο μπορεί να κλείνει υπολείμματα παλετών.

Πώς θα το ενεργοποιήσετε

Η ανταλλαγή παλετών είναι μια πρόσθετη λειτουργία επί πληρωμή στο marketplace πρόσθετων του LiteTMS, με δωρεάν δοκιμή 7 ημερών. Βλέπετε τη μηνιαία τιμή της εκεί προτού την ενεργοποιήσετε. Εάν δεν ακυρώσετε κατά τη διάρκεια της δοκιμής, ο πρώτος μήνας χρεώνεται με τη λήξη της. Η καρτέλα στην παραγγελία, το καθολικό και το φύλλο καταμέτρησης στο LiteTMS Mobile εμφανίζονται μόλις ενεργοποιηθεί η λειτουργία. Μπορείτε επίσης να τη βρείτε στη σελίδα δυνατοτήτων μας.

Αν οι παλέτες αποτελούν συχνό θέμα συζήτησης στο γραφείο σας, επικοινωνήστε μαζί μας έχοντας πρόχειρη μια παραγγελία όπου η ανταλλαγή δεν ταίριαζε. Θα τη δούμε αναλυτικά μαζί σας μέσα στην εφαρμογή.